Версія для друку
Пояснення щодо заповнення заяви-розрахунку на рис. 1 (за результатами засідання комісії 25.02.2022 р.):
1. За паперовими листками непрацездатності (далі — паперові ЛН) та електронними листками непрацездатності (далі — ЕЛН) складаються окремі заяви-розрахунки. Тому у цій заяві-розрахунку не зазначаємо паперові ЛН щодо Доценко О.В.
2. Заяву-розрахунок потрібно подати до Фонду не пізніше 4 березня 2022 року (5 р. дн., починаючи з наступного робочого дня після дня прийняття рішення комісією про призначення матеріального забезпечення: 28 лютого, 1, 2, 3 та 4 березня 2022 року).
Загальне Щоб отримати фінансування від ФСС на виплату соцдопомог, роботодавець повинен, зокрема, скласти у 2 примірниках та подати до робочого органу ФСС заяву-розрахунок. Форма заяви-розрахунку наведена у додатку 1 до Порядку № 12.
Роботодавці-юрособи подають заяву-розрахунок до робочого органу ФСС за своїм місцезнаходженням, роботодавці-ФОП — до робочого органу за своїм місцем проживання.
Заява-розрахунок подається страхувальником (1) в паперовому вигляді особисто до робочого органу ФСС або (2) надсилається в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису (п. 6 Порядку № 121). Вибір способу подання заяви-розрахунку є добровільним. Проте у роз’ясненні від 01.09.2021 р.2 у період дії карантину ФСС радив надати перевагу дистанційному способу. Подання такої заяви з кабінету страхувальника на порталі ПФУ поки неможливе (див. роз’яснення ФСС від 09.02.2022 р.). Не можна подати заяву-розрахунок і поштою.
Строк подання до ФСС — не пізніше 5 р. дн. з дати ухвалення комісією (уповноваженим) із соцстрахування рішення про призначення матзабезпечення (абз. 2 п. 2 Порядку № 12). Проте у листі від 25.11.2021 р. № 2739-11-1 (див. «ЗКС», № 23/2021, с. 7) ФСС уточнює, що 5 р. дн. відлічуємо з наступного робочого дня після дня прийняття рішення комісією (уповноваженим) із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованій особі. Зауважте, що штрафів за недотримання строків подання не встановлено (див. лист ФСС від 11.10.2021 р. № 2369-11-1; «ЗКС», № 21/2021, с. 5).
ВАЖЛИВО! Фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності здійснюється на підставі заяви-розрахунку, яку роботодавець оформляє та подає до Фонду за відповідним ЕЛН. Тому саме дата отримання Фондом заяви-розрахунку від роботодавця, а не дата створення ЕЛН першочергово впливає на час отримання допомоги. Так зазначається у роз’ясненні Фонду від 09.02.2022 р.3. Зауважимо, що щодо паперових ЛН діють такі ж правила. Стежити за станом виплат можна у телеграм-каналі ФССУ: https://t.me/socialfund.
Див. роз’яснення Фонду від 09.02.2022 р. на сайті http://www.fssu.gov.ua у вкладці «Головна → Прес-центр → Новини»; http://www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/980579. Див. с. 17.
Заповнює заяву-розрахунок, як правило, бухгалтерія. Заява-розрахунок складається з дотабличної частини, таблиці та п’яти додатків (1.1–1.5). Причому додатки заповнюють тільки для тих видів виплат, на які замовляються кошти (для допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та допомоги по вагітності та пологах — це додаток 1.1, для допомоги на поховання — додаток 1.2). Наприклад, якщо роботодавцю необхідно отримати фінансування на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності та декретних, то заповнюйте дотабличну частину, таблицю та додаток 1.1.
Паперові ЛН та ЕЛН, які повністю оплачуються за рахунок роботодавця або не оплачуються взагалі, в заяві-розрахунку не зазначають.
Додатки 1.3, 1.4 і 1.5 заповнюють на виплати потерпілим на виробництві (не розглядаємо в цьому матеріалі).
Зауважте, що для отримання фінансування від ФСС складаємо окремо заяву-розрахунок за паперовими ЛН і окремо за ЕЛН4.
Дотаблична частина + таблиця Тут зазначаємо:
- повну назву роботодавця-страхувальника, яка відповідає даним з Єдиного держреєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — Держреєстр). Скорочене найменування можна вказувати тільки в тому випадку, якщо його використання передбачене установчими документами і воно внесене до Держреєстру (приклад на рис. 1);
- місцезнаходження — те, яке вказане в Держреєстрі. Інакше кажучи, вказуйте юридичну, а не фактичну адресу. Вважаємо, що слід зазначити й поштовий індекс.
Таблицю заяви-розрахунку заповнюйте після заповнення необхідних додатків — сюди потрапить загальна інформація про кількість днів тимчасової непрацездатності, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами або про кількість осіб, які мають право на допомогу (колонка 3), а також про суму допомоги (колонка 4). У колонці 5 проставляють позначку напроти додатків, які заповнюються. При формуванні та відправленні заяви-розрахунку через спеціальні програми на кшталт M.E.Doc, Арт-звіт тощо заповнення таблиці може бути автоматизовано. Порожні додатки не подаємо.
Додаток 1.1 Тут наводиться розшифровка інформації про нараховані допомоги щодо кожної застрахованої особи.
На кожен паперовий ЛН чи ЕЛН заповнюйте окремі рядки, навіть якщо це один страховий випадок.
Більшість граф заповнюються без проблем на підставі паперового ЛН чи ЕЛН та протоколу комісії (уповноваженого) із соцстрахування5. Зокрема, це ПІБ застрахованої особи (графи 2, 3, 4); номер страхового свідоцтва, а якщо його немає, то реєстраційного номера платника податків (графа 5); статус відносин одержувача допомоги, а саме: основне місце роботи, сумісництво, виконавець за договором ЦПХ (графа 6). Графи 17–19 заповнюйте в тому випадку, коли треба отримати фінансування для виплати лікарняних або декретних особам, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС. Колонку 20 заповнюйте тільки в разі наявності в листку непрацездатності запису про направлення на МСЕК. Щодо інших наведемо пояснення далі в таблиці.
ВАЖЛИВО! Якщо ЕЛН містить несуттєві відмінності у написанні ПІБ (графи 2, 3, 4) із даними у реєстрі застрахованих осіб (наприклад, «Наталя» і «Наталія», пропущенні букви тощо), роботодавці можуть подати заяву-розрахунок попри неточності (див. роз’яснення ФСС від 19.11.2021 р. на сайті http://www.fssu.gov.ua/ у вкладці «Головна → Прес-центр → Новини»). При цьому ФСС у роз’ясненні від 22.12.2021 р.6 (див. «ЗКС», № 1/2022, с. 9) вказав, що у заяві-розрахунку за такими ЕЛН слід вказувати правильні ідентифікаційні дані свого працівника, зазначені в Реєстрі застрахованих осіб. Якщо помилка в ПІБ, яка наявна в ЕЛН, буде продубльована і в заяві-розрахунку, це призведе до невідповідностей в автоматизованому процесі верифікації.
Роз’яснення ФСС від 22.12.2021 р. розміщене на сайті http://www.fssu.gov.ua/ у вкладці «Головна → Прес-центр → Новини»; http://www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/979565
Заповнення окремих граф додатка 1.1 до заяви-розрахунку
|
Графа |
Рекомендації |
|
Дані листка непрацездатності (графи 7, 8, 9) |
Паперовий ЛН Вносимо всі дані з паперового ЛН: у графу 7 — серію, у графу 8 — номер. У графі 9 проставляємо 1 — якщо це первинний ЛН, 2 — якщо продовження. ЕЛН ФСС роз’яснює:
На практиці часто окремо оформлюють листок непрацездатності (паперовий чи ЕЛН), яким підтверджено перші 5 днів хвороби (за рахунок роботодавця). Такий лікарняний у заяві-розрахунку не вказуємо. Тому зазвичай до заяви-розрахунку вже потрапить листок непрацездатності на продовження страхового випадку. У такому випадку у графі 9 будемо вказувати саме «2».
|
|
Примітка 1. Роз’яснення ФСС від 09.09.2021 р. розміщене на сайті http://www.fssu.gov.ua/ у вкладці «Головна → Прес-центр → Новини»; http://www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/977307 Примітка 2. ФСС у роз’ясненні від 26.11.2021 р. вказує, що збільшення кількості цифр у номері ЕЛН не впливає на формування заяв-розрахунків — працювати з ЕЛН потрібно як і раніше (текст роз’яснення див. на сайті електронної версії «ЗКС», № 23/2021). Примітка 3. Це озвучено ФСС у роз’ясненні від 10.02.2022 р.
|
|
|
Причина непрацездатності (графа 10) |
Паперовий ЛН Зазначаємо стару нумерацію причин (ту, що вказана на бланку заяви-розрахунку). ЕЛН Проставляємо нову нумерацію, яку визначив ФСС для ЕЛН. Оновлений перелік причин непрацездатності ви знайдете у «ЗКС», № 22/2021, с. 28. Оскільки заява-розрахунок складається окремо на паперові ЛН та ЕЛН, то, вважаємо, що, на відміну від протоколу комісії (уповноваженого), наводити розшифровку причин непрацездатності тут не потрібно, досить цифрового позначення. Зрозуміло з номера та виду листків непрацездатності, яке кодування застосоване: старе чи нове |
|
Період непрацездатності (графа 11, 12) |
Вносимо дні, визначені у паперовому ЛН чи ЕЛН.
|
|
Кількість днів, що підлягають оплаті всього та за рахунок коштів Фонду (графа 13, 14) |
Вказуйте кількість календарних днів тимчасової непрацездатності чи відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами відповідно до дат у листку непрацездатності. Розбіжності в графах 13 та 14 можуть бути при оплаті паперових ЛН та першого ЕЛН, за яким період хвороби перевищує 5 днів |
|
Сума допомоги всього та за рахунок коштів Фонду (графи 15, 16) |
Розбіжності в графах 13 та 14 можуть бути при оплаті паперових ЛН та першого ЕЛН, за яким період хвороби перевищує 5 днів. Суму зазначаємо без вирахування ПДФО та ВЗ. Що робити, якщо виплачуєте лікарняні готівкою і маєте «невиплачувані» копійки, читайте у «ЗКС», № 20/2019, с. 16 |
|
Страховий стаж (в повних місяцях) загальний та за 12 місяців (графа 21, 22) |
Загальний страховий стаж (графа 21) вказують для визначення відсотка оплати днів хвороби (ч. 1 ст. 24 Закону про соцстрахування), а страховий стаж за 12 місяців (графа 22) — для визначення обмежень, передбачених ч. 4 ст. 19 Закону про соціальне страхування та п. 29 Порядку № 1266. Треба вказувати страховий стаж у повних місяцях. Тобто якщо в паперовому ЛН страховий стаж вказується в роках і місяцях, то для заяви-розрахунку повні роки потрібно перевести в місяці. Так, наприклад, якщо загальний страховий стаж працівниці становив 6 років 8 місяців, то в графі 21 вказуємо 80 (6 років × 12 місяців + 8 місяців). Ці дані потрібні для того, щоб визначити,на який відсоток оплати періоду тимчасової непрацездатності згідно з ч. 1 ст. 24 Закону про соцстрахування має право працівник. Якщо загальний страховий стаж застрахованої особи становить 8 повних років і більше, то до колонки 21 вносять запис «96» прим. 4. А от допомога по вагітності та пологах від стажу не залежить (ч. 1 ст. 26 Закону про соцстрахування), проте, вважаємо, що графи 21 та 22 заповнювати треба, адже винятків не передбачено. Для заповнення графи 22 для тих, хто працює більше 6 місяців, використовуйте дані додатка Д1 Податкового розрахунку. Якщо інформації за 6 місяців недостатньо, а також для осіб, які працюють у вас менше 6 місяців, використовуйте дані довідки за формою ОК-5 або ОК-7 (отримує безпосередньо працівник) або довідки за формою додатка 9 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1 (у редакції постанови правління ПФУ від 27.03.2018 р. № 8-1) (може отримати роботодавець або представник роботодавця) |
|
Примітка 4. Див. роз’яснення Управління виконавчої дирекції ФСС у Вінницькій обл. від 30.07.2021 р. на сайті і http://www.fssu.gov.ua у вкладках «Головна → Анонси та новини → Новини» (http://www.fssu.gov.ua/fse/control/vin/uk/publish/article/111328) та роз’яснення ФСС від 25.09.2018 р., «ЗКС», № 19/2018, с. 14. |
|
Додаток 1.2 У додатку 1.2 наводиться розшифровка інформації щодо нарахованої допомоги на поховання: ПІБ одержувача допомоги, його номер страхового свідоцтва, ПІБ померлого, серія і номер свідоцтва про смерть та сума допомоги на поховання.
При заповненні додатка 1.2 у графах 2, 3, 4 та 5 потрібно вказати саме дані про одержувача допомоги на поховання (його ПІБ і номер страхового свідоцтва або податковий номер). А от у графах 6, 7 та 8 вказуйте ПІБ померлого. У графі 9 серію вказуйте без тире «–») та у графі 10 номер свідоцтва про смерть — відповідні 6 цифр номера свідоцтва про смерть7.
Підписи Вважаємо, що заява-розрахунок не потрапляє під дію ДСТУ 4163:2020. Тому дотримуватися вимог цього стандарту не потрібно. Хоча, нагадуємо, що за недотримання правил ДСТУ 4163:2020 штрафів немає (за умови, що наявні всі обов’язкові реквізити документа).
Чекаємо від ФСС обробки заяви-розрахунку та фінансування виплат Відповідно до п. 8 Порядку № 12 робочий орган виконавчої дирекції ФСС після надходження заяви-розрахунку здійснює перевірку інформації, наведеної у ній, перевіряє правильність заповнення, нарахування виплат та у разі відсутності зауважень протягом 10 р. дн. здійснює фінансування сум, зазначених у заяві-розрахунку. За потреби може уточнити інформацію, вказану у заяві-розрахунку. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення.
Така перевірка заяви-розрахунку, надання рекомендацій за її результатами, фінансування заяви-розрахунку або надання обґрунтованої відмови у її прийнятті здійснюється ФСС протягом 10 р. дн. після надходження заяви-розрахунку. Про це чітко вказано у абз. 4 п. 8 Порядку № 12. Однак останнім часом на практиці досить часто ФСС не вкладається в цей строк. Причина в тому, що наразі дуже багато страхових випадків і Фонд банально не встигає якісно перевірити подані дані та вчасно профінансувати кошти. А тому по поданим заявами-розрахунками в електронній формі квитанція про її прийняття (№ 3) приходить із відстрочкою (може бути до 2-х тижнів). Не варто хвилюватися, наберіться терпіння! У будь-якому випадку це не вина роботодавця, а Фонд рано чи пізно все профінансує.
