Версія для друку
Олена Залісна, експерт газети «Зарплата та кадрова справа»
Що сталося і чому стільки питань
З 01.01.2025 МСЕК фактично замінили експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі — ЕКОПФО). Разом із цим з’явився новий документ для підтвердження інвалідності — Витяг із рішення експертної команди. І саме через форму/вигляд цього Витягу у роботодавців виникають запитання: «А якщо працівник надає тільки копію?», «Де ”мокра” печатка?», «Чи не знімуть пільгову ставку при перевірці?».
Роботодавці мають право застосовувати пільгову ставку ЄСВ 8,41 % (а не звичайну 22 %) при нарахуванні ЄСВ на зарплату, лікарняні, декретні працівників з інвалідністю згідно з ч. 13 ст. 8 Закону про ЄСВ та п.п. 5 п. 2 розд. III Інструкції № 4491.
ЦИТАТА. «5) пільговий розмір єдиного внеску для платників єдиного внеску, визначених частиною першою статті 4 Закону, та умови його застосування:
єдиний внесок для платників, зазначених у статті 4 Закону, встановлено у розмірі 22 відсотки до визначеної статтею 7 Закону бази нарахування єдиного внеску, крім:
підприємств, установ і організацій, фізичних осіб — підприємців, у тому числі тих, які обрали спрощену систему оподаткування, в яких працюють особи з інвалідністю, — для яких єдиний внесок встановлюється відповідно до Закону в розмірі 8,41 відсотка суми нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України ”Про оплату праці”, та суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами для працюючих осіб з інвалідністю;
підприємств та організацій всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю, зокрема товариств УТОГ та УТОС, у яких кількість осіб з інвалідністю становить не менш як 50 відсотків загальної чисельності працівників, за умови, що фонд оплати праці таких осіб з інвалідністю становить не менш як 25 відсотків суми витрат на оплату праці, — для яких єдиний внесок встановлюється відповідно до Закону в розмірі 5,3 відсотка суми нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України ”Про оплату праці”, та суми винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами, а також суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами;
підприємств та організацій громадських організацій осіб з інвалідністю, у яких кількість осіб з інвалідністю становить не менш як 50 відсотків загальної чисельності працівників, за умови, що фонд оплати праці таких осіб з інвалідністю становить не менш як 25 відсотків суми витрат на оплату праці, — для яких єдиний внесок встановлюється відповідно до Закону в розмірі 5,5 відсотка суми нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України ”Про оплату праці”, та суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами для працюючих осіб з інвалідністю.
Для можливості застосування платником пільгової ставки єдиного внеску необхідно підтвердити встановлення працівнику інвалідності.
Підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 листопада 2024 року № 1338 ”Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи”, або копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності, яка видана до 1 січня 2025 року.
Нарахування єдиного внеску в розмірах, визначених в абзацах третьому – п’ятому цього підпункту, здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності та проводиться протягом строку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 15 листопада 2024 року № 1338 ”Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи”;»
(п.п. 5 п. 2 розділу III Інструкції № 449)
Тобто ЄСВ за ставкою 8,41 % нараховують на зарплату, лікарняні й декретні всіх працівників з інвалідністю — і основних, і сумісників. Майте на увазі, що при нарахуванні ЄСВ на зарплату (лікарняні, декретні) працівників, яким установлена інвалідність, вимога про сплату ЄСВ з МЗП не працює.
Які документи підтверджують інвалідність?
Тут слід керуватися абз. 7 і 8 п.п. 5 п. 2 розд. ІІІ Інструкції № 449. Для підтвердження інвалідності з метою застосування ставки ЄСВ 8,41 % тепер підходять два документи:
- засвідчений Витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі — Витяг), форму якого затверджено наказом МОЗ від 10.12.2024 № 2067 та який отримано відповідно до постанови КМУ «Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи» від 15.11.2024 № 1338 (далі — постанова № 1338);
- копія довідки до акта огляду МСЕК, якщо вона видана до 01.01.2025. Зверніть увагу, коли довідка МСЕК є безстроковою, то будь-який роботодавець може продовжувати застосовувати ставку ЄСВ 8,41 % до зарплати працівника будь-коли надалі після 2025 року. Отримувати ще й Витяг така особа не повинна.
Отже, тепер можуть використовуватися обидва документи, залежно від дати їх видачі та закінчення терміну інвалідності.
Тут не підійде пенсійне посвідчення чи будь-який інший документ (наприклад, посвідчення особи з інвалідністю), окрім Витягу чи копії рішення МСЕК — для ЄСВ ми маємо керуватися чітко нормою п.п. 5 п. 2 розділу III Інструкції № 449.
Пенсійне посвідчення звісно підтвердить, що працівник має інвалідність, наприклад, для виконання нормативу осіб з інвалідністю (див. с. 17). Але ми не можемо використовувати пенсійне посвідчення для зниженої ставки ЄСВ — тут проти п.п. 5 п. 2 розділу III Інструкції № 449.
Документи — засвідчені. Але ким? І чи завжди?
В Інструкції № 449 до змін з 20.06.2025 (див. газету «Зарплата та кадрова справа», № 11/2025, с. 4) прямо зазначалося, що засвідчення копії довідки МСЕК здійснює роботодавець. Після змін такої конкретики немає — про це свідчить процитована вище редакція норми п.п. 5 п. 2 розділу III Інструкції № 449. Головне питання: яка підстава достатня для ставки ЄСВ 8,41 % і що означає «належним чином засвідчений витяг»?
Тож відповідь на це питання ми традиційно шукаємо у роз’ясненнях податківців, зокрема й у викладених в ІПК. У податківців щодо засвідчення позиція така — у нормі п.п. 5 п. 2 розділу III Інструкції № 449 вже не йдеться про засвідчення саме роботодавцем, тут мається на увазі належне засвідчення органом, який видає такий Витяг. Про необхідність засвідчення довідки МСЕК також вже не йдеться в оновленій нормі п.п. 5 п. 2 розділу III Інструкції № 449 — достатньо мати копію довідки МСЕК.
Зокрема, у доволі свіжій ІПК ДПСУ від 26.12.2025 № 6892/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці детально роз’яснили, як саме підтверджується інвалідність Витягом, що таке належним чином засвідчений документ і як роботодавцю перевірити його справжність.
Витяг може бути отриманий особою з інвалідністю як в електронному вигляді (PDF), так і лише в паперовому вигляді.
Якщо працівник отримав Витяг в електронному вигляді (PDF) на свою електронну пошту, то він засвідчується електронною печаткою МОЗ, яка накладається автоматично системою. Це і є механізм «належного засвідчення».
Роботодавець (за потреби) може перевірити справжність Витягу через державні сервіси перевірки (Дія/ЦЗО) і мати протокол перевірки як додатковий доказ. Перевірити можна через державні сервіси перевірки:
Також працівник може надати роботодавцеві Витяг в паперовому вигляді, просто роздрукувавши електронний PDF.
У такому випадку роботодавець застосовує ставку ЄСВ 8,41 %, звісно, з дати отримання документа від працівника.
А якщо працівник надав не електронний PDF, а «копію з паперового Витягу» або «копію з оригіналу»?
Тут важливо розрізнити два сценарії, бо саме вони дають різні ризики.
Сценарій 1 — електронний Витяг (PDF з е-печаткою МОЗ) → роботодавець друкує копію для справи. Це найкращий і найбезпечніший варіант. Податківці прямо зазначають, що такий Витяг є «належним чином засвідченим», а протокол перевірки можна долучити для підстраховки.
Сценарій 2 — паперовий Витяг надійшов працівнику засобами поштового зв’язку рекомендованим листом із повідомленням про вручення (не на електронну пошту, бо її, наприклад, не було зазначено) з «мокрими» підписами/печатками і працівник віддає роботодавцеві лише копію. Оригінал не віддає, щоб не загубився. Ось тут у податківців жорсткий підхід — у низці консультацій вони наполягають, що для паперового Витягу підставою є саме засвідчений комісією оригінал Витягу, а не його копія, і фактично хочуть бачити оригінал у роботодавця. Про це, наприклад, ідеться в ІПК від 12.09.2025 № 4927/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК:
ЦИТАТА. «Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодексу), розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства та в межах компетенції повідомляє.
З метою практичного застосування норм Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 № 449, зі змінами (далі — Інструкція № 449), платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:
1. Хто має засвідчувати витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності?
2. У разі, якщо працівник відмовляється передати роботодавцю отриманий паперовий витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, який документ може вважатися належною підставою для застосування ставки єдиного внеску в розмірі 8,41 відсотка? Чи можна вважати копію паперового витягу підставою застосування пільгової ставки?
<…>
Враховуючи викладене, ставка єдиного внеску у розмірі 8,41 відс. застосовується юридичною особою — роботодавцем до суми нарахованої заробітної плати, нарахованої на користь працівника, який є особою з інвалідністю, за умови підтвердження таким працівником своєї інвалідності, зокрема шляхом надання засвідченого витягу із рішення експертної команди.
У разі непідтвердження працівником встановлення інвалідності (ненадання засвідченого витягу із рішення експертної команди) самостійне застосування пільгової ставки 8,41 відс. роботодавцем не передбачено.»
(ІПК від 12.09.2025 № 4927/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК; витяг)
Виходить, якщо працівник не надасть оригіналу такого документа («належним чином засвідчений витяг»), то застосовувати пільгову ставку ЄСВ, на думку податківців, не можна.
Тож якщо у вас саме паперовий Витяг і працівник не готовий залишити його, безпечніше:
- попросити працівника надати електронний PDF-Витяг, який приходить на e-mail і має е-печатку МОЗ (і працювати з ним) — якщо це можливо, або
- у спірній ситуації зафіксувати свою позицію власною ІПК (це той випадок, коли ІПК реально «страхує» при перевірці).
З якої дати застосовувати 8,41 % і чи треба робити перерахунок заднім числом
Тут правило одне і дуже практичне: 8,41 % — з дати, коли роботодавець отримав документ від працівника. Не з дати встановлення інвалідності, не з дати рішення, а саме з дати отримання Витягу чи копії рішення МСЕК. Це прямо випливає з розд. ІІІ Інструкції № 449 і підтверджується податківцями.
Якщо працівник приніс Витяг пізніше, ніж йому встановили інвалідність — робити перерахунок ЄСВ за зниженою ставкою заднім числом не потрібно. Податківці окремо підкреслили: пільгова ставка працює з моменту отримання документа, жодних винятків немає.
Така ж ситуація буде й у випадку проміжку між датою закінчення інвалідності та новим оглядом комісією.
Як уникнути претензій при перевірці?
Щоб уникнути претензій податківців, радимо виконати такі кроки:
Крок 1. Визначте, який документ приніс працівник:
- якщо це електронний Витяг (PDF), виданий не з електронним підписом та печатками — просіть саме файл (або нехай надішле на службову пошту);
- якщо це паперовий Витяг, виданий не з електронним підписом та печатками, а з «мокрою» печаткою та живими підписами комісії — просіть саме оригінал з «мокрою» печаткою та підписами комісії;
- якщо це довідка МСЕК, видана до 01.01.2025, — беріть копію для справи (довідка діє в межах строку, зазначеного в ній, а безстрокова — підтверджує право і надалі).
Крок 2. Зафіксуйте дату отримання документа.
Це критично, бо саме від цієї дати ви маєте право застосувати ставку 8,41 %. Найпростіше — вхідна відмітка/реєстр, службова записка або заява працівника з датою + позначка «отримано». Позаяк, наприклад, на оригіналі Витягу з «мокрою» печаткою та живими підписами комісії щось додатково писати не радимо.
Крок 3. Перевірте електронний Витяг і збережіть доказ перевірки.
Якщо Витяг у PDF і «візуально не видно» печатки/підпису — це нормально (вони цифрові). Зробіть перевірку через держсервіси і збережіть/роздрукуйте протокол перевірки та підшийте до Витягу. Саме так рекомендують податківці.
Крок 4. Нараховуйте ЄСВ 8,41 % тільки з правильної дати — з дати, коли документ фактично отримано. До цієї дати — ставка ЄСВ 22 %. І не робіть автоматично «перерахунок назад», якщо працівник приніс документ пізніше.
Крок 5. Якщо у вас «проблемний» паперовий Витяг і працівник надає лише копію з оригіналу Витягу з «мокрою» печаткою та живими підписами комісії. Оцініть ризик: податківці в окремих роз’ясненнях не приймають копію паперового Витягу як підставу. Найкращий вихід — отримати електронний PDF з е-печаткою МОЗ (або індивідуальну ІПК під вашу ситуацію).
Головні тези
Ставка ЄСВ 8,41 % законно застосовується, якщо інвалідність підтверджена документом із переліку, наведеного в розд. ІІІ Інструкції № 449, і цю ставку застосовують з дати отримання такого документа від працівника.
Найбезпечніший варіант підтвердження у 2025-2026 роках — електронний Витяг (PDF) з е-печаткою МОЗ + протокол перевірки.
Якщо працівник не надає оригінал Витягу з «мокрою» печаткою та живими підписами комісії, безпечніше застосовувати ставку 22 %. Отримайте власну ІПК.
