Ігор Биць, головний спеціаліст відділу координації правової роботи та застосування законодавства Юридичного департаменту Міністерства соціальної політики України

Головні тези

• Дата, з якої працівник приступає до роботи, не завжди збігається із датою видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.
• У Повідомленні про прийняття працівника на роботу дата видання наказу зазначається у колонці 8, а дата початку роботи — у колонці 9.
• Дата у графі 2 трудової книжки має відповідати даті початку роботи (колонка 9 Повідомлення), а не даті видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (колонка 8 Повідомлення).
• Неправильно внесену дату до графи 2 трудової книжки виправляють через визнання запису недійсним.

Дати у наказі про прийняття працівника на роботу

Трудовий договір незалежно від його форми оформлюється наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу про прийняття працівника на роботу. Цей документ може бути як довільної форми (див. рис. 1 на с. 20), так і типової форми № П-1.

У наказі (розпорядженні) зазначається:

• прізвище, ім’я та по батькові особи;
• назва структурного підрозділу (цеху, відділу, дільниці), де працюватиме працівник, та на яку роботу (посаду) він приймається;
• дата, з якої працівник приступає до роботи;
• розмір оплати праці.

Назва роботи, професії або посади записується відповідно до назви роботи, зазначеної в КП1.

Дата, з якої працівник приступає до роботи, не завжди збігається із датою видання наказу. Після введення необхідності подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу зазвичай наказ видають раніше, аніж працівник приступає до роботи.

Працівника потрібно ознайомити під підпис із наказом про прийняття на роботу.

У наказі також може бути вказана інформація про встановлення строку випробування; тимчасовий, строковий чи безстроковий характер виконання роботи; режим роботи для неповного робочого часу; інші умови, що встановлюються стосовно саме цього працівника.

Зауважте: ст. 29 КЗпП встановлено, що до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний:

• роз’яснити працівнику його права і обов’язки та проінформувати під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;
• ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
• визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
• проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Дати у Повідомленні про прийняття працівника на роботу

При плануванні поповнення кадрового складу роботодавцю необхідно повідомляти про це відповідні органи. Так, відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування ЄСВ про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабміном.

Для реалізації зазначеної норми Урядом було прийнято постанову КМУ «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413, в додатку до якої наведено форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення). Це Повідомлення подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою до територіальних органів ДФС за місцем обліку їх як платників ЄСВ, до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із 5 особами.

У Повідомленні дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу зазначається у колонці 8, а дата початку роботи — у колонці 9. Наприклад, якщо наказ про прийняття на роботу видано 04.02.2019 р. й у ньому зазначено, що працівник приступає до роботи 06.02.2019 р., то у колонці 8 Повідомлення зазначається дата видання наказу — 04.02.2019 р., а у колонці 9 — дата початку роботи — 06.02.2019 р. (див. рис. 2). У такому випадку дати у колонках 8 і 9 повідомлення не збігаються.

Отже, дати видання наказу про прийняття на роботу та початку роботи (графи 8 і 9 Повідомлення) можуть як збігатися, так і відрізнятися. Але для уникнення непорозумінь рекомендується подавати Повідомлення напередодні дня початку роботи працівника. У такому разі дата видання наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не збігатимуться (що не викликає запитань).

Слід зазначити, що інформація, яка міститься у Повідомленні, вноситься до Реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону про ЄСВ.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП у випадку фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) юридичні та фізичні особи — підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу в розмірі 30 МЗП, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (у 2019 році — 125190,00 грн).

ПРИМІТКА РЕДАКЦІЇ. Зауважте, що Держпраці стало лояльніше ставитися до ситуації з неподаним до ДФСУ Повідомленням про прийняття працівника на роботу або поданим із запізненням. У цьому випадку роботодавцю загрожує штраф у розмірі 1 МЗП як за порушення порядку оформлення трудового договору, передбаченого ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Але! В усних консультаціях Держпраці наполягає на тому, що якщо Повідомлення не подане, але є наказ, важливо, щоб щодо такого працівника проводилися нарахування зарплати. Якщо зарплата не нараховується, це може свідчити про те, що накази видаються періодично (ніде не відображаються), а працівника фактично не оформлено на роботу — «в наявності» приховування трудових відносин. І тоді штраф інший — згідно з абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП у розмірі 30 МЗП за кожного неоформленого працівника.

Стосовно поданого із запізненням Повідомлення лояльно налаштовані інспектори праці можуть взагалі не штрафувати, адже порушення на момент інспектування усунене. Деталі в «ЗКС», № 20/2018, с. 27.

Внесення до трудової книжки працівника запису про прийняття на роботу

Відповідно до ст. 48 КЗпП трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад 5 днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.

Працівникам, які приймаються на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше 5 днів після прийняття на роботу. Студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів трудова книжка оформляється не пізніше 5 днів після початку проходження стажування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше, або сумісники.

Пунктом 2.4 Інструкції № 582 передбачено, що записи до трудової книжки про прийняття на роботу вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Отже, після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу працівника у тижневий строк власник або уповноважений ним орган повинен внести відповідний запис до трудової книжки працівника. Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них визначений у Інструкції № 58. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення і звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, у якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки.

Запис про прийняття на роботу вноситься у такому порядку (рис. 3):

Виправлення дати у графі 2 трудової книжки

В деяких випадках може виникнути необхідність у внесенні змін до трудової книжки або вкладишу до неї.

Так, відповідно до п. 2.6 Інструкції № 58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується роботодавцем, де було зроблено відповідний запис. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Виправлені відомості мають повністю відповідати оригіналу наказу. У разі втрати наказу або невідповідності відомостей про роботу фактично виконуваній роботі виправлення здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Відповідно до п. 2.10 Інструкції № 58 у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису у графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

Якщо у графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставлено неправильну дату прийняття на роботу (дата видання наказу відрізняється від дати початку трудових відносин працівником) слід діяти таким чином (приклад заповнення див. на рис. 5):

• у графі 1 — ставиться черговий номер, наступний за номером останнього запису;
• у графі 2 — зазначається дата внесення відповідного виправлення;
• у графі 3 — (1) спочатку пишеться: «Запис за № таким-то недійсний», (2) після чого повторюється запис про прийняття на роботу із зазначенням правильної дати прийняття працівника роботу;
• у графі 4 — повторюються реквізити наказу з неправильного запису (дата і номер відповідного наказу роботодавця), на підставі якого було зроблено попередній помилковий запис.

Помилки при заповненні трудових книжок працівників можуть призвести до ускладнень зарахування певних періодів роботи до їх стажу роботи. Будьте уважні — не допускайте помилок при заповненні трудових книжок працівників!