Версія для друку

Алла Литвин, заступник директора Департаменту з питань державного регулювання заробітної плати та умов праці — начальник відділу державного регулювання заробітної плати в бюджетній сфері Міністерства соціальної політики України

Визначаємо кількість працівників для військового обліку

Як і в питанні організації військового обліку, так і при встановленні оплати за таку роботу керуватися потрібно Положенням № 377 та Інструкцією № 660. Однак в Інструкції № 660 про це немає жодного слова: чи то законодавець забув прописати цю норму, чи вважає її непотрібною.

Тож роз’ясненнями в цьому питанні будуть пп. 12 та 14 Положення № 377, які чітко встановлюють критерій визначення відповідального за ведення військового обліку:

• від 1 до 499 військовозобов’язаних та призовників — один із працівників кадрів;
• від 500 і більше — військово-обліковий персонал (окремі посади працівників, які займаються виключно веденням військового обліку).

Погляньте на рисунок.

Як бачимо, якщо виконання обов’язків щодо ведення військового обліку покладено на військово-обліковий персонал, то маємо окремого (чи навіть кілька) працівників у штаті підприємства (установи). Посадові оклади таких працівників установлюють на рівні посадових окладів працівників відділів кадрів (п. 13 Положення № 377). Тобто такий працівник є інспектором з кадрів, який виключно веде військовий облік (так би мовити — інспектор з кадрів з військового обліку).

А ось що робити у випадку, коли посаду військово-облікового персоналу вводити не дозволено, бо кількість військовозобов’язаних чи призовників менше 500 осіб? Це найбільш поширена ситуація на сьогодні. Тут можливо декілька варіантів:

варіант 1 — у штатному розписі є посада працівника відділу кадрів і ведення військового обліку є обов’язком працівника (включено до посадової інструкції) → працівник отримує оплату за виконання своїх посадових обов’язків (ніякі доплати не установлюють; див. розділ далі);

варіант 2 — у штатному розписі є посада працівника відділу кадрів, але ведення військового обліку не передбачено посадовою інструкцією (не було потреби, бо не працювали військовозобовязані чи призовники, а інспектор і так виконував значний обсяг роботи) → працівник у разі доручення вести військовий облік отримує доплату за його ведення (див. далі);

варіант 3 — у штатному розписі відсутня посада працівника відділу кадрів → військовий облік можна доручити іншому працівникові, який буде отримувати доплату за його ведення (див. далі).

Для усіх трьох варіантів умови встановлення оплати будуть різні. Про це читайте далі.

Зміна кількості військовозобов’я­заних Як бути, коли з причини текучості кад­рів цей показник постійно змінюється і це приводить до зміни потреби в чисельності інспекторів з кадрів з військового обліку. Наприклад, у серпні кількість військовозобов’язаних працівників становила 2010 чоловік, а у вересні зменшилась до 1950 чоловік. Що ж робити? Звільняти одну особу, бо за чисельності військовозобов’язаних 2010 осіб можна було дозволити собі двох інспекторів з кадрів з військового обліку, а вже за чисельності 1950 — тільки одного інспектора... На наш погляд, якщо ви маєте двох працівників для військового обліку, звільняти одного при зниженні чисельності працюючих військовозобов’язаних не потрібно. Адже уже завтра при запов­ненні вакантних посад (чи коли на місце невійськовозобов’язаних буде прийнято саме військовозобов’язаних) у вас чисельність може перевалити за 2000 осіб. Утім, якщо у вас спостерігається стійке скорочення працівників, то потрібно приймати рішення і про оптимізацію чисельності інспекторів з кадрів з військового обліку виходячи з фактичної чисельності військовозобовязаних чи призовників.

Варіант 1 — посадовою інструкцією інспектора з кадрів передбачено ведення обліку військовозобов’язаних

За наявності військовозобов’язаних і призовників менше 500 осіб п. 14 Положення № 377 потребує покласти функції щодо ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників на одного з працівників управління (відділу) кадрів, а не вводити в штат військово-обліковий персонал. І за виконання такої роботи працівнику цим же п. 14 Положення № 377 передбачено встановлення доплати в розмірі до 50 % посадового окладу (п. 14 Положення № 377).

Та чи потрібно платити таку доплату у випадку, коли у штатному розписі є посада працівника відділу кадрів і ведення військового обліку є обов’язком такого працівника? Розберемося у цьому.

Як ми вже визначили у статті «Військовий облік за місцем роботи: поетапна інструкція з організації»1, персональний облік таких працівників полягає у заповненні розділу II «Відомості про військовий облік» Особової картки працівника (типова форма № П-2)2. Однак заповнення особових карток працівника — це частина посадових обов’язків інспектора відділу кадрів, що займається оформленням на роботу працівника. А отже і внесення відомостей про персональний облік військовозобов’язаних та призовників входить в обов’язки кадровика.

Якщо у вас працює кілька працівників кадрової служби, то конкретні обов’язки кожного ви маєте уточнити саме в посадовій інструкції кожного працівника3. А отже і військовий облік може вести один із них, наприклад той, хто займається прийманням на роботу працівників.

Тому нелогічно платити за те, що оплачується за посадовим окладом (тарифною ставкою), ще й доплату.

ВИСНОВОК.Роботодавець не повинен встановлювати доплату за роботу працівника, яка входить у його обов’язки. Тож в цьому випадку не передбачається доплата за ведення військового обліку — працівник отримує оклад (ставку) за виконання своїх обов’язків, обумовлених посадовою інструкцією, у тому числі за ведення військового обліку.

Варіант 2 — інспектор з кадрів є, але посадовою інструкцією не передбачено ведення обліку військовозобов’язаних

Коли такий варіант може бути на практиці? Наприклад, не було потреби, бо не працювали військовозобов’язані чи призовники у значній кількості, а інспектор з кадрів і так виконував значний шмат роботи. Тож коли раптово приймають на роботу працівників, щодо яких потрібно вести військовий облік (та ще й, можливо, у значній кількості), то у інспектора з кадрів просто «не вистачає рук»…

Або кадровик до цього часу не вів військовий облік (роботодавець не мав військовозобов’язаних чи призовників чи просто не бажав це робити), а тут виникла ситуація, коли облік потрібно налагоджувати, а кількість військовозобов’язаних чи призовників виявилась значною і покласти ці обов’язки на інспектора з кадрів неможливо, оскільки він і так пов­ністю завантажений…

Тут якраз може стати доречним установлення доплати, що передбачено п. 14 Положення № 377. Ця норма передбачає за наявності військовозобов’язаних і призовників менше 500 осіб покласти функції щодо ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників на одного з працівників управління (відділу) кадрів, а не вводити в штат військово-обліковий персонал. І за виконання такої роботи працівнику цим же п. 14 Положення № 377 передбачено встановлення доплати в розмірі до 50 % посадового окладу (п.  14 Положення № 377).

Розмір доплати до посадового окладу такого працівника залежить від фактичної чисельності військовозобов’язаних і призов­ників та обмежений затвердженим фондом оплати праці (див. лист Мінсоцполітики від 12.09.2013 р. № 1033/13/84-13 далі).

Норматив установлення такої доплати залежно від кількості військовозобов’язаних та призовників відсутній. Ви можете виходити з того, що за наявності на обліку 15 військовозобов’язаних і призовників розмір доплати буде становити не 50 %, а менше. Це логічно, адже вести облік 15 чи 499 чоловік — велика різниця.

Як бачимо, каменем спотикання в цьому випадку є покладання обов’язків на працівника відділу кадрів. Частіше це посада інспектора з кадрів, визначена Класифікатором професій.

А чи є особливості встановлення такої доплати для працівників кадрової роботи держслужби? Взагалі виникає запитання: чи правомірно встановлювати таку доплату держслужбовцям?

НАГАДАЄМО:для працівників державної служби встановлення доплат та надбавок проводиться в чіткій відповідності з постановою № 268.

Належна доплата за ведення військового обліку не передбачена постановою № 268. Виходить, у роботодавця немає підстав для її виплати держслужбовцю. Чи це дійсно так?

Наша позиція така. Оскільки доплата за ведення військового обліку передбачена Положенням № 377, вона не пов’язана із виплатою надбавок, доплат, передбачених постановою № 268.Тобто це окрема доплата. І на неї держслужбовці можуть претендувати4.

Висновок: кошти фонду оплати праці дозволяють встановити таку доплату. Тоді держслужбовець законно отримує її. Якщо після виплати доплат, передбачених постановою № 268 коштів для виплати такої доплати держслужбовцю немає, вона не встановлюється.

А чи можливі варіанти встановлення такої доплати в межах норм постанови № 268? Тобто чи можливо, не змінюючи змісту виконуваної роботи, змінити її характер?

Судова практика з цього питання визначила таке: доплата за ведення військового обліку є доплатою за розширення зони обслуговування або за збільшення обсягу виконуваних робіт (постанова Одеського апеляційного адміністративного суду від 31.10.2012 р. у справі № 2а-5651/11/21705).

Лише в тому разі, коли держслужбовець буде виконувати обов’язки тимчасово відсутнього інспектора з кадрів, він може претендувати на встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. ЇЇ розмір може становити до 50 % посадового окладу за основною посадою з використанням для цього до 50 % посадового окладу відсутнього працівника. Однак для цього посада держслужбовця повинна бути віднесена до тієї ж категорії класифікацій професій, що й відсутній інспектор з кадрів. Тобто до категорії «Фахівці», визначеної в розділі 3 Класифіктора професій (п.п. «г» п.п. 1 п. 2 постанови № 268).

Але як виняток керівник усе ж може призначити особу, яка не має освіти і (або) стажу роботи, передбачених кваліфікаційними вимогами за відповідною посадою, якщо працівник має достатній практичний досвід та успішно виконує в повному обсязі покладені на нього завдання та обов’язки (п. 11 Загальних положень Довідника № 336).

На жаль, сьогодні з метою економії бю­джетних коштів виплата даної доплати може бути обмежена (п. 12 додатку до постанови КМУ від 01.03.2014 р. № 65).

Увага! Керівникам структурних підрозділів таку доплату не встановлюють.

Посада інспектора з кадрів вакантна  Дещо інша ситуація, коли посада інспектора з кадрів вакантна. В такому випадку ведення військового обліку може виконуватися на умовах суміщення чи внутрішнього сумісництва.

Основні умови, за яких суміщення професій є можливим і економічно виправданим,— це наявність у співробітника невикористаного робочого часу, тобто можливості вести військовий облік впродовж робочого часу без збитків для роботи за основною посадою.

Увага! Державним службовцям доплата за суміщення посад не встановлюється (лист Мінпраці від 12.01.2009 р. № 22/13/84-09).

Розглядаємо наступний варіант: чи можливо вести військовий облік на умовах сумісництва посади даного працівника з посадою інспектора з кадрів? Ні, адже сумісництвом вважається виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час (п. 1 Положення № 43). А отже, головною відмінною рисою таких відносин буде ведення військового обліку у вільний від основної роботи час за окремим трудовим договором. В нашому випадку виконання такої роботи відбувається протягом робочого дня без укладання додаткового трудового договору.

Судова практика з цього питання також підтверджує, що ведення військового обліку не є внутрішнім сумісництвом, а доплата за його ведення є окремою доплатою, з якої утримуються відповідні платежі (див., наприклад, ухвалу Харківського апеляційного адміністративного суду від 10.04.2012 р. у справі № 2а-523/10/16096).  

Інша справа, коли посада інспектора не передбачена штатним розписом. У цьому випадку обов’язки з ведення кадрової роботи розподілено між працівниками: частіше за все це бухгалтер чи секретар. При цьому доплата за це не встановлюється. І якщо вже на звичну для них роботу вони можуть погодитись, то «приємна» новина про необхідність ведення ще й військового обліку сприйметься вороже.

До того ж за умовами укладеного трудового договору працівник зобов’язаний виконувати лише роботу, передбачену посадовою інструкцією. А ведення військового обліку в посадовій інструкції (відповідно до Довідника № 336) секретаря чи бухгалтера не передбачено. Таким чином, роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не передбаченої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).

Утім, таким працівникам можна розширити коло обов’язків, передбачених посадовою інструкцією. Але, на наш погляд, їм за це потрібно вводити доплату, що передбачена п. 14 Положення № 377. Адже посадовий оклад (тарифна ставка) передбачає лише оплату за основну роботу (секретаря чи бухгалтера). А ведення військового обліку для них — це додаткова робота у будь-якому випадку.

Якщо ви зараз доручаєте таким «стороннім» до цього діла працівникам обов’язок із ведення військового обліку, то потрібно внести до посадової інструкції працівника зміни7. При цьому не забудьте встановити за ведення військового обліку відповідну доплату. Однак розширити коло завдань та обов’язків окремих працівників можливо лише за умови доручення їм роботи, передбаченої для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації (ч. 4 п. 6 Загальних положень Довідника № 366). Якщо ця норма виконується, працівник буде виконувати такі обов’язки і має право на встановлення відповідної доплати.

• Ведення військового обліку входить до посадових обов’язків працівників кадрової служби. Тому доплата за це не встановлюється.
• Працівники держорганів, окрім працівників відділу кадрів, можуть розраховувати на встановлення доплати за ведення військового обліку, якщо в їх посадовій інструкції прописати ці обов’язки, за які й буде нараховуватися доплата.

ДОКУМЕНТ ДО КОНСУЛЬТАЦІЇ

МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

Лист від 12 вересня 2013 року № 1033/13/84-13

Про доплату за ведення військового обліку

<...>

Умови оплати праці, в тому числі посадові оклади, працівників органів виконавчої влади визначені постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 р. № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» (зі змінами).

Разом з тим відповідно до Положення про військовий облік військовозобов’язаних і призовників, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 09.06.94 р. № 377, за наявності на обліку менше 500 військовозобов’язаних і призов­ників на одного з працівників управління (відділу) кадрів установи покладаються функції щодо ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників, якому встановлюється доплата у розмірі до 50 відсотків посадового окладу (без урахування інших надбавок та доплат).

Конкретний розмір доплати до посадового окладу працівника, на якого покладено ці обов’язки, визначається керівником в залежності від фактичної чисельності військовозобов’язаних і призовників у межах затвердженого фонду оплати праці. Виплата цієї доплати не пов’язана із виплатою надбавок, доплат, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 р. № 268.

 Заступник директора Департаменту — 
начальник відділу А. ЛИТВИН