Підготовка до відпустки

Крок 1. Працівник подає заяву про відпустку або роботодавець використовує графік відпусток.

Варіант 1 (відпустка за графіком). Якщо відпустку надають згідно з графіком відпусток (у якому мають бути вказані або конкретні дати, або період надання відпустки), то роботодавець не пізніш як за 2 тижні до дати початку відпустки, вказаної в графіку, письмово повідомляє працівника про дату початку відпустки (ч. 5 ст. 79 КЗпП). Повідомлення складають у довільній формі (див. рис. 1). Працівник має поставити відмітку про те, що він ознайомлений з повідомленням, або в самому повідомленні, або у графіку відпусток.

Якщо не повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні, то він може скористатися п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки1й вимагати перенести відпустку не інший період.

Детальніше див. консультацію «Графік відпусток: чи всім підприємствам потрібний?» // «ПБ», № 48/2017, с. 20.

Варіант 2 (відпустка за заявою). Якщо ж відпустку надають поза графіком, працівник подає роботодавцеві заяву довільної форми з проханням надати йому відпустку. У заяві обов’язково вказують:

• вид відпустки;
• дату початку відпустки;
• кількість календарних днів відпустки.

Заява може бути як написана від руки, так і виконана в друкованому вигляді. Але в будь-якому разі така заява повинна має підпис працівника. Зразок див. на рис. 3.

Якщо працівник потребує відпустки в стислі строки, у роботодавця виникає проблема з дотриманням строку виплати відпускних (не пізніш як за 3 дні до початку відпустки). Щоб вирішити її, працівник у заяві може висловити бажання отримати відпускні у строк, визначений між ним і роботодавцем (лист Мінсоцполітики від 04.08.2016 р. № 430/13/16-16). Як сформулювати це в заяві, див. на рис. 4.

Щорічна відпустка може бути перенесена на інший період за бажанням працівника та за згодою керівника (ст. 11 Закону про відпустки). Перенесення відпустки здійснюється на підставі заяви працівника із зазначенням нової дати початку відпустки. Потреба в перенесенні відпустки може бути викликана, наприклад, хворобою працівника у відпустці. Зразок такої заяви див. на рис. 5.

Крок 2. На підставі заяви або графіка відпусток (повідомлення про відпустку) керівник видає наказ про надання відпустки. Наказ видається або за типовою формою № П-3 (затвердженанаказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489), або в довільній формі (див. рис. 2).

Особова картка

У розділі V особової картки типової форми № П-2 (затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489) ставимо відмітку про відпустку. Фрагмент заповнення розділу V особової картки див. на рис. 6.

Табель обліку робочого часу

Під час щорічної відпустки працівника необхідно робити відмітки в табелі використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489), проставляючи протягом усього періоду відпустки (у тому числі й у вихідні дні):

• код «В» (або «08») — якщо працівник перебуває в основній щорічній відпустці;
• код «Д» (або «09») — якщо працівник перебуває в додатковій щорічній відпустці.

Якщо на період відпустки припадає святковий (неробочий) день, передбачений ст. 73 КЗпП, то цього дня «відпускну» відмітку не ставте (див. рис. 7).

Графік відпусток

Після того, як працівник відгуляв відпустку, ставимо відмітку в графіку відпусток (див. рис. 8).

Оскільки типової форми для складання графіка немає, виконуємо його в довільній формі, передбачаючи графу, в якій вказуємо кількість днів, період, номер і дату наказу про відпустку, а також графу «Примітки» для відображення залишку невикористаних днів відпустки.

Рекомендуємо також ознайомитися з консультацією «Графік відпусток: чи всім підприємствам потрібний?» // «ПБ», № 48/2017, с. 20.