Версія для друку

Головні тези

• Підсумований облік робочого часу ведеться для працівників, які працюють позмінно (згідно з установленим графіком роботи).

• Для того щоб уникнути додаткового навантаження, обліковий період для підсумованого обліку слід установлювати на рівні кварталу, півріччя, року.

• При підсумованому обліку слід обов’язково дотримуватися норми робочого часу за обліковий період.

• Відпрацьований понад норму час визначають у кінці облікового періоду й оплачують у подвійному розмірі.

• Доплати за надурочний час і роботу в нічний час не зараховуються в «3200,00».

Підсумований облік робочого часу: стисло про головне

Спочатку про особливості підсумованого обліку робочого часу. Його застосовують (за погодженням з профспілкою1), якщо для цієї категорії працівників не може бути дотримано встановленої щоденної або щотижневої тривалості робочого часу, тобто в загальному випадку 40 годин на тиждень (ст. 61 КЗпП). Ідеться про змінний режим роботи (наприклад, для охоронників, сторожів, водіїв, робітників (якщо підприємство працює в цілодобовому режимі) та ін.), тобто коли працівник виходить на роботу за встановленим графіком (за змінами).

Особливості застосування підсумованого обліку робочого часу визначені Методрекомендаціями № 1382. При підсумованому обліку робочого часу встановлена законодавством норма робочого часу на день або тиждень може не дотримуватися. Але її дотримання є обов’язковим за обліковий період. Обліковий період установлюється в колективному договорі та може вимірюватися місяцем, кварталом, півріччям, роком.

Більшість роботодавців віддають перевагу обліковому періоду тривалістю в місяць. Аргументують це зручністю для виплати зарплати. І навіть не підозрюють, що від цього й виникає більшість проблем: в одному місяці «вилазить» значна кількість надурочних годин, а у другому, навпаки, — невідпрацювання норми робочого часу протягом місяця. І тривалий час на це не звертали особливої уваги, поки не з’явилося правило «МЗП = 3200».

Далі виявимо основні проблеми, що виникають при застосуванні місячного облікового періоду, та розповімо, як їх можна уникнути і, найголовніше, — виконати вимогу «МЗП = 3200».

Але спочатку нагадаємо, що відповідно до ст. 3 1 Закону про оплату праці3не включається до розрахунку для порівняння нарахованої зарплати з МЗП, а нараховується «понад» 3200 грн:

• оплата надурочних годин;
• доплата за роботу в нічний час.

А от оплата роботи у святковий день входить до 3200,00 грн, оскільки така виплата окремо не зазначена у ст. 3 1 Закону про оплату праці серед «виняткових».

У Методрекомендаціях № 138 міститься низка вимог з приводу організації підсумованого обліку. У контексті статті, що розглядається, нам важливий п. 10 цього документа.

ЦИТАТА. «10. При підсумованому обліку робочого часу час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним і оплачується згідно зі ст. 106 КЗпП.
Оплата за всі години надурочної роботи провадиться в кінці облікового періоду.
Робота понад норму робочого часу, передбаченого графіком в окремі дні, тижні, місяці облікового періоду, при збереженні норми робочого часу за обліковий період не є надурочною роботою. Переробіток норми робочого часу, що виникає в окремі дні при підсумованому обліку, може компенсуватися додатковими днями відпочинку або відповідним зменшенням тривалості роботи в інші дні облікового періоду».
(п. 10 Методрекомендацій № 138)

Як бачимо, визначення облікового періоду дуже важливе, оскільки наприкінці його визначається надурочно відпрацьований працівником час порівняно з нормальною тривалістю робочого часу в цьому обліковому періоді. При цьому надурочний час оплачується в подвійному розмірі (ст. 106 КЗпП) і не зараховується до 3200,00 грн.

Робота в нічний час (з 22:00 до 6:00) оплачується в підвищеному розмірі, але не нижче 20 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи в такий час (ст. 108 КЗпП). Доплата за роботу в нічний час також, як було сказано вище, в 3200,00 не зараховується.

Підсумований облік робочого часу: є проблеми

Отже, якщо у вас обліковий період дорівнює місяцю (або ви його взагалі не визначили), то, найімовірніше, ви зіткнетеся як мінімум з двома проблемами.

Проблема № 1 — «недоробіток» За графіком змінності у працівника в окремому місяці кількість робочих годин «не дотягує» до норми. Наприклад, у січні 2017 року норма робочого часу для 40-годинного робочого тижня — 159 год, а за графіком змінності проставлено і відпрацьовано тільки 154 год.

Якщо обліковий період дорівнює місяцю, то отримуємо недоробіток (невиконання норми робочого часу) в січні на 5 год. Чи можна в такому разі говорити, що зарплата працівника за місяць може бути нижча за 3200,00, тобто пропорційно фактично відпрацьованому часу? Ні, не можна, адже він прийнятий на роботу на ставку, тобто на умовах повного робочого часу, і повністю відпрацював увесь час, передбачений графіком роботи в січні. Для наочності покажемо це на прикладі.

Приклад 1. Сторож прийнятий на роботу на умовах повного робочого часу (працює на повну ставку). Його оклад становить 1600,00 грн на місяць. Для сторожів установлено місячний обліковий період. У звітному місяці норма робочого часу для 40-годинного робочого тижня становить 159 год, а графік роботи сторожа передбачає, що в цьому місяці він має відпрацювати 154 год. Місяць відпрацьовано повністю.

Деякі роботодавці в цьому разі оплачують сторожу фактично відпрацьовані години: 1600,00 грн : 159 год × 154 год = 1549,69 грн. І оскільки правило «МЗП = 3200» працює тільки за умови повністю виконаної норми, то нараховану за цей місяць зарплату порівнюють з МЗП, розрахованою пропорційно відпрацьованим годинам: 3200,00 грн : 159 год × 154 год = 3099,37 грн.

Підкреслюємо: це докорінно неправильно! Цьому є дві причини.

По-перше, норма годин не відпрацьована не з вини працівника. А цього не повинно бути, якщо сторож прийнятий на ставку (повний робочий час). Роботодавець мусить забезпечити його роботою на ставку, як це передбачено трудовим договором: організувати роботу так, щоб працівник повністю відпрацював норму робочого часу за обліковий період (на це звернуло увагу й Мінсоцполітики в листі від 30.11.2012 р. № 463/13/116-12). Аналогічні висноски містить і п. 17 листа Мінсоцполітики від 17.02.2017 р. № 3223/0/2-17/284: при підсумованому обліку робочого часу розпорядок робочого дня і графіки змінності мають бути побудовані так, щоб робочий час, який зобов’язані відпрацювати працівники за обліковий період, відповідав установленій законодавством нормі робочих годин, що припадають на цей період.

Для цього на обліковий період і розробляють графік змінності, де визначають час початку та закінчення роботи, тривалість зміни, час міжзмінного відпочинку тощо. Якщо графік складений таким чином, що працівник замість норми (159 год) відпрацьовує 154 год, ідеться про переведення працівника на неповний робочий час. А ст. 56 КЗпП передбачає, що неповний робочий час може бути запроваджено тільки за згодою працівника, про що його слід попередити за два місяці!

По-друге, якщо сторож працює на ставку — система оплати погодинна, а не почасова, про оплату відпрацьованих годин не може бути й мови. Для працівника-«підсумовика», як і для інших працівників, робочими є дні, а не години. Не плутайте облік робочого часу (у нашому випадку підсумований) і систему оплати праці (у цьому випадку погодинна, а не почасова!).

Тож і виходить, що на умовах прикладу 1 нарахувати сторожу зарплату пропорційно фактично відпрацьованим годинам не можна. Більше того, фахівці Мінсоцполітики в роз’ясненні б/н від 12.01.2017 р. справедливо стверджують: якщо робота при підсумованому обліку робочого часу виконується в межах установленої працівникові тривалості робочого часу, меншої за нормальну тривалість робочого часу, відповідно до графіка роботи, працівнику нараховується зарплата в розмірі не нижче за МЗП.

Що маємо в результаті? Сторожу нараховано зарплату в повному розмірі 3200,00 (ставка + доплата до МЗП) і доплату за роботу в нічний час, хоча на норму він не вийшов. Крім того, можливо, що іншому сторожу за цей місяць виплачені надурочні (див. приклад 2). Отже, маємо необґрунтоване додаткове навантаження на фонд оплати праці. Що робити? Дізнаєтеся з наступного розділу статті.

ВАЖЛИВО! У разі якщо працівник не повністю відпрацював норму у зв’язку з відпусткою, хворобою, дні (а не години!), що припадають за графіком роботи на певний час, протягом якого працівник відповідно до законодавства був звільнений від виконання трудових обов’язків у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (відпусткою), виключаються. У такому разі нормальну тривалість робочого часу працівника визначають шляхом віднімання від норми тривалості робочого часу, розрахованого за графіком шестиденного (п’ятиденного) робочого тижня, часу, протягом якого працівник перебував у відпустці, на лікарняному (лист Мінсоцполітики від 05.07.2012 р. № 229/13/116-12).

Проблема № 2 — «переробіток» Це проблема № 1 з точністю до навпаки — норма робочого часу «вийшла» за межі встановленої норми робочого часу в обліковому періоді (місяці).

Приклад 2. Сторож зі ставкою 1600,00 грн на місяць відпрацював згідно з графіком змінності 164 год. При цьому норма цього місяця (при 40-годинному робочому тижні) — 159 год. Обліковий період — місяць.

У результаті в цьому місяці у працівника «утворилися» 5 надурочних годин (164 – 159). І це при тому, що працівник нібито не переробляв, а виходив на роботу чітко за встановленим графіком.

Чи потрібно в цьому випадку нараховувати зарплату в такому порядку: 3200,00₍Ставка + Доплата до МЗП) + Доплата за надурочні + Доплата за нічні? Так, потрібно, адже надурочні розраховуються наприкінці облікового періоду, прийнятого на рівні місяця.

Звісно, це спричинює додаткове навантаження щодо зарплати: мало того, що суми надурочних оплачуються в подвійному розмірі, так ще й не враховуються у 3200,00. Тому далі розглянемо, як можна обійти ці проблеми.

Знаходимо рішення

Для того щоб вищеописані ситуації не виникали, при застосуванні підсумованого обліку робочого часу рекомендуємо дотримуватися таких правил.

Правило № 1: застосовуйте такі облікові періоди, як квартал, півріччя або рік, але тільки не місяць. Тоді щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, установлена графіком змінності, може коливатися протягом облікового періоду (бути менше чи більше в конкретному місяці), але загальна сума годин роботи за обліковий період має дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді (див. табл. 1 і 2 ). І тільки якщо на кінець облікового періоду «вилізуть» надурочні, вони підлягають оплаті за встановленими для них правилами.

Таблиця 1. Обліковий період — місяць

Результат: у січні працівник не вийшов на встановлену норму. Але це не можна класифікувати як невідпрацювання норми (оплата має бути в розмірі не нижче за МЗП як за повністю відпрацьований місяць). Натомість у лютому працівник 5 год відпрацював надурочно, що призводить до додаткових нарахувань.

Таблиця 2. Обліковий період — квартал

Результат: «перероблені» години лютого перекрили «недопрацьовані» години січня. І проблема, що виникає при встановленні місячного облікового періоду (див. табл. 1), нівелюється.

ВАЖЛИВО! Незалежно від «недопрацьованих» годин січня й «перероблених» годин лютого, у кожному місяці кварталу слід виплачувати зарплату не менше за 3200,00 грн. Не вважається, що в січні 2017 року працівник не виконав норму, оскільки її виконано за обліковий період (квартал). А от відпрацьовані понад норму години, якщо вони все-таки будуть, ви оплатите після закінчення облікового періоду. У такому разі оплата надурочних годин нараховуватиметься в останньому місяці облікового періоду.

Правило № 2: графік змінності складайте так, щоб в усіх працівників було відпрацьовано норму. У загальному випадку графік змінності має забезпечити відпрацювання 40-годинного робочого тижня (нормальна тривалість робочого часу працівників відповідно до ст. 50 КЗпП)7.

Зазвичай кадровик (чи інший працівник, відповідальний за складання графіка змінності) «на автоматі» проставляє в графіку чергування працівників у змінах (наприклад, доба через три). Тож і виходить: коли робоча зміна працівника буде «перехідною», наприклад, сторож заступає на зміну в одному обліковому періоді, а закінчує її в іншому обліковому періоді, то в одному періоді може опинитися «недотягування» до норми кількох годин. Тоді, складаючи графік змінності, можна, наприклад, перенести на ці кілька годин початок робочої зміни сторожа, що припадає на наступний обліковий період (щоб вийти на норму). Вище ми показали, що в тривалішому обліковому періоді, ніж місяць, імовірність перекосів менша, та й стикатися з визначенням надурочних доведеться рідше.

Якщо графік змінності складено таким чином, що без надурочних не обійтися (у тому числі й за рахунок надзавантаженості працівників — тимчасової або постійної), пам’ятайте про обмеження: норма надурочного часу не може перевищувати 4 год протягом двох днів підряд і 120 год на рік (п. 13 Методрекомендацій № 138, ст. 65 КЗпП). У таких випадках, щоб уникнути подвійної оплати надурочних, та ще й понад 3200,00 грн, можна порекомендувати оформити одного з працівників внутрішнім сумісником або прийняти на роботу зовнішнього сумісника на неповний робочий день. Нагадуємо, що в разі неповної зайнятості працівника нарахована йому за місяць зарплата порівнюється з МЗП, розрахованою пропорційно зайнятості. Тож сума доплати до МЗП, найімовірніше, виявиться меншою за суму можливих надурочних.

Ось на такі моменти слід звертати увагу при оплаті праці працівників з позмінним режимом роботи.