Тимчасове переведення на іншу посаду

Якщо працівник не змінює посаду, а тимчасово переводиться на неї, чи треба відображати це в таблиці 5?

Ні, не треба. У таблиці 5 слід відображати тільки постійні переведення. В заданому випадку у працівника зберігається його посада, тому ані в трудовій книжці, ані в таблиці 5 це відображати не потрібно.

Нагадаємо, що якщо йдеться про постійне переведення, то це відображають двома рядками: в першому вказують дату припинення трудових відносин за однією посадою, в другому — початок трудових відносин за іншою.

Вибір назви посади для охоронника

У нас є охоронник. В Класифікаторі1є два поняття: «охоронець» і «охоронник». Яке вибрати?

Охоронець охороняє «тіло», охоронник — речі. Спочатку визначаємо, що робить охоронець згідно з функціональним повноваженням, а потім вибираємо правильну назву професії.

До речі, код КП у них однаковий (5169), отже, треба лише вписати в таблицю 5 правильну назву професії.

Як вказувати внутрішнього сумісника в таблиці 6?

У вересні основного працівника оформлено ще й за сумісництвом на півставки на іншу посаду. Чи треба на нього заповнювати таблицю 5, адже основна посада у нього не змінюється? Як відображати його зарплату у таблиці 6 (одним або двома рядками, розділяючи основне місце роботи і сумісництво)?

Спочатку щодо таблиці 5 форми № Д4. Так, прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом треба відобразити у таблиці 5. Заповнюємо її як при звичайному прийнятті на роботу, тільки у реквізиті 8 ставимо код «2» (наймані працівники без трудової книжки).

Що стосується таблиці 6, то інформацію про внутрішніх сумісників тут вказуємо двома рядками: «з трудовою книжкою» та «без трудової книжки». При цьому:

1) у першому рядку (за основним місцем роботи):

• у реквізиті 15 зазначається кількість календарних днів перебування у трудових відносинах (наприклад, 30 або 31);
• у реквізитах 17 та 18 — сума зарплати за основним місцем роботи;
• у реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки» — «1» (так);

2) у другому рядку (за внутрішнім сумісництвом):

• у реквізиті 15 — прочерк, тому що інформація зазначається лише в одному рядку (із сумою зарплати за основним місцем роботи);
• у реквізитах 17 та 18 — сума зарплати за сумісництвом;
• у реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки» — «2» (ні).

Виконання обов’язків іншого працівника

Як у таблиці 5 звітності з ЄСВ відображати виконання працівником обов’язків іншого працівника?

Виконання обов’язків іншого працівника відбувається, як правило, тимчасово та оформлюється одним з таких способів:

• суміщення професій (посад), під чим розуміється виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою);
• розширення зон обслуговування і збільшення обсягу виконуваних робіт, під чим розуміється виконання разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією і тією ж професії або посади;
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи — заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада).

Таким чином, якщо має місце суміщення, розширення зони обслуговування чи виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, це відбувається без звільнення від своєї основної роботи та, як правило, на певний час, тому в таких випадках таблиця 5 звітності з ЄСВ не формується та не подається. Це стосується і ситуації із тимчасовим звільненням від основної роботи (можливо, при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника): таблицю 5 не потрібно заповнювати і в цьому випадку.

Документ-підстава для відпустки по вагітності та пологах

Який документ треба зазначати, коли відображаємо початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у реквізиті 16 таблиці 5: номер листка непрацездатності чи щось інше?

Підставою для надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, незважаючи на те, що вона засвідчується листком непрацездатності, є наказ. Тому в реквізиті 16 таблиці 5 зазначаємо реквізити наказу.

ПРИМІТКА РЕДАКЦІЇ. На наш погляд, це питання діскусійне. Ми вважаємо, що підставою у цьому випадку є листок непрацездатності, адже саме він дає працівниці право на цю відпустку. Керівник підприємства не має право відмовити у наданні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Наказ про початок такої відпустки, який видається на підставі поданої працівницею заяви, — це лише формальність. Крім того, є сумніви, чи треба оформлювати такий наказ взагалі. На наш погляд, достатньо надпису керівника на заяві працівниці «Ознайомлен(а)». Підтвердження того, що у реквізити 16 мають бути вказані реквізити саме листка непрацездатності, знаходимо у Законі про відпустки2. Згідно зі ст. 17 цього Закону оплачувана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами відповідної тривалості надається жінкам на підставі медичного висновку.

З однієї відпустки по догляду за дитиною до іншої

Працівниця перебувала у відпустці для догляду за старшою дитиною до досягнення нею трирічного віку по 20.09.2018 р. (день виповнення дитині трьох років). Одразу після цього з 21.09.2018 р. їй надається така сама відпустка для догляду за молодшою дитиною до досягнення нею трирічного віку (три роки їй виповниться у 2021 році). Як відображаються такі відпустки в таблиці 5?

Якщо протягом звітного місяця у працівниці закінчилася одна відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (за старшою дитиною) та надається друга відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (за молодшою дитиною), то інформація про трудові відносини з працівницею відображається в таблиці 5 форми № Д4 за вересень двома рядками:

1) в першому рядку, зокрема:

• в реквізиті 7 «Категорія особи» ставимо «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
• в графі «дата закінчення» реквізиту 11 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» — «20» (20 вересня — дата закінчення відпустки для догляду за старшою дитиною до досягнення нею трирічного віку);

2) в другому рядку, зокрема:

• в реквізиті 7 «Категорія особи» — «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
• в графі «дата початку» реквізиту 11 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» — «21» (21 вересня — дата початку відпустки для догляду за молодшою дитиною до досягнення нею трирічного віку).

УВАГА! Реквізити 12 – 15 в таких випадках не заповнюються.

Переведення з посади на посаду в період декретної відпустки

Працівниця (основне місце роботи), що обіймає посаду прибиральника службових приміщень (код КП — 9132; код ЗКППТР — 19260), перебуває у відпустці по вагітності та пологах до 11.10.2018 р. У цей час у вересні 2018 року (з 17 вересня) у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці працівницю за її згодою переведено на посаду прибиральника виробничих приміщень (код КП — 9132; код ЗКППТР — 19258). Відповідний запис внесено до трудової книжки. Чи потрібно таке переведення показувати у таблиці 5 форми № Д4?

Таблицю 5 форми № Д4 заповнюємо у разі, коли особу було переведено на іншу посаду або роботу у того самого страхувальника. Якщо запис про переведення було зроблено в трудову книжку працівника, то потрібно відобразити інформацію в таблиці 5. Якщо такого запису до трудової книжки не вносили, то таблицю 5 не заповнюємо. Тобто йдеться саме про переведення на постійну посаду. Тимчасове переведення не відображається у трудовій книжці — до трудової вносять записи лише про переведення на іншу постійну роботу (п. 2.2 Інструкції № 583), а отже, не потрапить і до таблиці 5 форми № Д4.

ДО ВІДОМА. На працівників-сумісників трудову книжку ведуть за основним місцем роботи, але їх переведення роботодавець за сумісництвом також має відображати у таблиці 5, якщо таке переведення носить постійний характер.

У цьому випадку мова йде про переведена на постійну роботу. А отже, незалежно від того, що працівниця у цей час перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, до таблиці 5 за вересень 2018 року потрібно внести дані про переведення двома рядками (див. рис. 1), заповнивши реквізити 12 – 15. При цьому у реквізиті 8 слід вказати код категорії особи «1» («наймані працівники (з трудовою книжкою)», а не для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами «5» («особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»).

Також не забудьте заповнити на таку працівницю дані у таблиці 5 форми № Д4 за жовтень 2018 року, вказавши у реквізиті 11 дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами «11» (11 жовтня), якщо, звісно, не буде продовження такої відпустки. У реквізиті 8 такого рядка вкажіть код категорії особи «5» («особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»).