Версія для друку

Головні тези

• Виправити помилки у формі № 1ДФ можна тільки через УР (а якщо граничний строк подання форми № 1ДФ ще не минув — новий звітний розрахунок).
   
• Якщо помилка призвела до недоплати з ПДФО та/або ВЗ, податковий агент зобов’язаний сплатити пеню за весь період прострочення.
   
• У разі самовиправлення помилки штраф (ні 3 % за п. 50.1, ні 25 % за п. 127.1 ПКУ) не має застосовуватися.
   
• В УР наводять тільки ті рядки, які виправляють (замінюють, доповнюють). При цьому в розд. I форми № 1ДФ у графі 9 у неправильному рядку поставте ознаку «1», а в правильному — «0».
   
• Якщо податковий агент донараховує/сторнує суму доходу, це змінює ФОП1поточного місяця, тому обчислюють ПДФО і ВЗ як поточні зобов’язання, минулі місяці коригувати не потрібн­

Провели виплату без утримання ПДФО та/або ВЗ

Приклади помилок цієї групи:

1) виплатили фізособі дохід, з якого треба було утримати ПДФО і ВЗ, але податки не утримали;
2) нарахували дохід, з якого треба було утримати ПДФО і ВЗ, але податки не утримали (навіть якщо фактичної виплати не було).

НАГАДАЄМО! Строки сплати ПДФО і ВЗ встановлено у ст. 168 ПКУ. У загальному випадку ці платежі мають бути сплачені одночасно з виплатою доходу (у разі виплати доходу в негрошовій формі або готівкою — не пізніше ніж наступного банківського дня після виплати). А якщо доходи нараховано, але не виплачено, — протягом 30 к. дн. після закінчення звітного місяця. Податковому агенту за порушення граничних строків сплати ПДФО і ВЗ загрожують штрафні санкції.

Приклад 1. У жовтні виявили, що в березні 2016 року працівник, повернувшись із відрядження із запізненням (після закінчення 5 банківських днів), вніс до каси залишок підзвітних коштів у сумі 200,00 грн. Термін виплати зарплати за 2-гу половину березня — 07.04.2016 р. Помилку виправляють у жовтні.

Працівник зобов’язаний повернути невикористаний залишок підзвітних сум до або одночасно з поданням Звіту про відрядження2.

Граничні строки подання Звіту встановлено в п.п. 170.9.2 ПКУ.

Несвоєчасно повернений залишок зараховують до оподатковуваного доходу працівника. Причому базу оподаткування визначають з урахуванням «натурального» коефіцієнта (К). Зауважте, що для цілей оподаткування ВЗ застосування К безпосередньо не передбачено в ПКУ3. Проте, на наш погляд, ВЗ слід справляти з бази оподаткування, визначеної для ПДФО.

ПДФО і ВЗ з таких сум роботодавець утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повної сплати (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Таким чином, роботодавець повинен був включити цю суму до оподатковуваного доходу березня 2016 року та утримати ПДФО і ВЗ. Проте цього не було зроблено. Маємо в­иплату доходу без утримання цих платежі­в. Припустимо, що уточнюючий розрахунок за І квартал 2016 року податковий агент подав 05.10.2016 р. Цього ж дня перераховано суму недоплати з ПДФО і ВЗ.

Вважаємо, що при самовиправленні підста­в для застосування штрафу (ні 3 % за п. 50.1 ПКУ, ні 25 % за п. 127.1 ПКУ), немає. Причому, переконані, це стосується і помилок з ВЗ: їх слід виправляти в тому ж порядку, що і помилки з ПДФО4.

За увесь період прострочення сплати ПДФО і ВЗ необхідно сплатити пеню відповідно до п.п. 129.1.3 ПКУ з розрахунку 120 % річних облікової ставки НБУ, що діє на день виплати (нарахування) доходів на користь платників податків — фізичних осіб.

Для виправлення помилки складаємо бухгалтерську довідку (зразок наведено на рис. 1).

Надамо певні пояснення щодо відображених у бухгалтерській довідці розрахунків:

1) облікова ставка НБУ станом на 07.04.2016 р. — 22 %;
2) період прострочення — з 07.04.2016 р. по 05.10.2016 р. включно, тобто 182 к. дн.

УР за формою № 1ДФ буде заповнено так, як показано на рис. 2.

ВАЖЛИВО! Недоплату з ПДФО і ВЗ потрібно сплатити до подання УР (за даними прикладу 1 — не пізніше ніж 05.10.2016 р.).

Неправильно обчислили суму ПДФО та/або ВЗ

Цей підрозділ стосується ситуацій, коли податковий агент нарахував (виплатив) дохід фізособі, утримав ПДФО (ВЗ), відобразив виплату у формі № 1ДФ, а потім з’ясував, що суму ПДФО та/або ВЗ розрахував неправильно. Така помилка може призвести як до заниження, так і завищення зобов’язань за цими платежами.

Якщо помилка призвела до недоплати, то тут діємо так само, як і в попередньому підрозділі цієї статті. Єдине, в УР (новому звітному розрахунку) в такому випадку потрібно буде заповнити два рядки:

• один — на вилучення (повністю повторюємо неправильні дані з раніше поданої форми № 1ДФ, у гр. 9 ставимо ознаку «1»);
• другий — на введення (з правильними даними, в гр. 9 — ознака «0»). Пам’ятайте, що до гр. 4 (сума перерахованого податку) рядка на введення переносимо показник гр. 4 з рядка на вилучення. І лише у формі № 1ДФ за той звітний квартал, у якому недоплату з ПДФО та/або ВЗ фактично буде сплачено до бюджету, на цю суму збільшимо показник гр. 4.

Якщо помилка призвела до завищення зобов’язань, тобто з фізособи надміру було утримано суму ПДФО та/або ВЗ, то тут не буде пені. Водночас штраф у розмірі 510,00 грн (1020,00 грн) за п. 119.2 ПКУ фіскали можуть накласти (особливо, якщо коригується сума ВЗ). Цього штрафу не буде, якщо податковий агент самостійно виправляє помилку під час перерахунку ПДФО.

Приклад 2. Працівницю прийнято на роботу 01.06.2016 р. на ставку 1800,00 грн. Під час оформлення вона подала з­аяву на отримання ПСП на підставі п.п. 169.1.2 ПКУ та документи, які підтверджують, що вона утримує 2 дітей віком до 18 років. Бухгалтер помилково застосував до її доходу ПСП у звичайному розмірі (689,00 грн), тоді як повинен був застосовувати ПСП у розмірі 1378,00 грн (689,00 × 2 дітей) на підставі п.п. 169.1.2 ПКУ.
Помилку виявили і виправляють у жовтні 2016 року.

У цьому випадку помилка призвела до надмірного утримання з працівниці суми ПДФО. На розмір ВЗ ця помилка не вплинула.

Для наочності припустимо, що в період червень–вересень 2016 року зарплата працівниці становила 1800,00грн5.

Виправляючи помилку, складіть бухгалтерську довідку (зразок показано на рис. 3).

УР за формою № 1ДФ за ІІ квартал буде заповнено так, як показано на рис. 4, а звітні розрахунки за формою № 1ДФ за ІІІ і IV квартал­и — так, як показано на рис. 5 і рис. 6.

Неправильно нарахували дохід

Помилки цієї категорії також можна розділити на дві групи. У звітному періоді роботодавець:

1) донараховує дохід за минулі періоди;
2) сторнує зайво нарахований раніше дохід.

І в першому, і в другому випадку потрібно знати, що коригування зарплати (+/–) відповідно збільшить або зменшить ФОП поточного місяця, в якому проводиться коригування. Це випливає з норм п.п. 1.6.2 Інструкції № 56.

Отже, коригувати зобов’язання з ПДФО і ВЗ за минулі періоди не потрібно. Про недоплату за цими платежами не йдеться, оскільки бази оподаткування немає (дохід не було ані нараховано, ані виплачено). База оподаткування з’являється тільки в поточному місяці, з неї утримують ПДФО і ВЗ у загальному (поточному) порядку.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Порівнюючи зарплату поточного місяця з граничним доходом, що дає право на ПСП, до обліку беруть суму нарахованої зарплати за звітний місяць плюс/мінус сума коригування. Розподіляти зарплату за місяцями, за які її донараховано/відсторновано, не п­отрібно7.

Такий розподіл згідно з абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ передбачено лише для ситуацій, коли за працівником зберігається зарплата у передбачених законодавством випадках (лікарняні, відпускні тощо).

Кілька слів варто сказати з приводу ситуації, коли працівнику помилково виплатили зайвий дохід, а тепер роботодавець хоче повернути собі надмірну виплату. Тут потрібно знати, що відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП в разі надмірної виплати керівник має право видати наказ (розпорядження) про відрахування із зарплати не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Якщо наказ видано у межах цього строку, згоди працівника на утримання не потрібно.

Якщо ж місяць з дня надмірної виплати вже минув, то роботодавець має право утримати ці кошти тільки на підставі заяви працівника про відрахування з його зарплати надмірної виплати.

^{Приклад 3. У серпні 2016 року працівник перебував у відпустці за власний рахунок 5 к. дн., хоча заяву писав на 10 к. дн. Через це сталася помилка: за серпень йому нараховано зарплату на 400,00 грн менше, ніж йому належить. Помилка виправляється в жовтні 2016 року. За відпрацьований у жовтні час працівнику нараховано 2200,00 грн.}

У цьому випадку донарахована сума доходу за серпень збільшить ФОП жовтня 2016 року (2200,00 + 400,00 = 2600,00). З цієї суми буде утримано ПДФО і ВЗ у звичайному порядку.

Оподатковуваний дохід у вигляді зарплати за жовтень 2016 року: (2200,00 + 400,00) = 2600,00 (грн).

Сума ПДФО: 2600,00 × 18 % = 468,00 (грн).

Сума ВЗ: 2600,00 × 1,5 % = 39,00 (грн).

Форму № 1ДФ за IV квартал 2016 року буде заповнено так, як показано на рис. 7.