Версия для печати

З 17 квітня 2026 року діє оновлена форма Особової картки державного службовця. Зміни внесено наказом НАДС «Про внесення змін до наказу Національного агентства України з питань державної служби від 19 травня 2020 року № 77-20» від 03.02.2026 № 17-26.

Наказ опубліковано в бюлетені «Офіційний вісник України» від 17.04.2026 № 32. Саме з цієї дати він набрав чинності.

Головна зміна — Особову картку державного службовця оновили і за формою, і за правилами її ведення.

Тепер Особова картка заповнюється в електронній формі українською мовою, у називному відмінку і без скорочень. Це прямо прописано в оновленому п. 2 наказу НАДС від 19.05.2020 № 77-20.

Хто має заповнювати картки? Пункти 1-12 заповнює сам державний службовець. Пункти 13-20 — працівник служби управління персоналом. Тобто кадрова служба більше не повинна самостійно збирати і вносити всі персональні дані за службовця. Частину інформації він подає сам.

Якщо в держоргані є інформаційна електронна система, яка дозволяє підготувати електронний документ, підписати і затвердити його КЕП або удосконаленим електронним підписом на кваліфікованому сертифікаті, Особову картку зберігають в електронній особовій справі. Але це можливо після отримання держслужбовцем КЕП.

Якщо такої електронної системи немає, усе залишається по-старому: заповнену Особову картку друкують і зберігають в особовій справі з власноручним підписом.

Оновлено і сам зміст Особової картки. У ній тепер окремо передбачено, зокрема:

• дані про контактну особу для зв’язку у разі потреби;
• відомості про володіння іноземними мовами;
• детальніший блок про військовий облік;
• відомості про професійне навчання;
• дані про оцінювання результатів службової діяльності;
• інформацію про відпустки;
• службові відрядження за кордон;
• заохочення;
• дисциплінарні стягнення.

Змінювати відомості в Особовій картці теж потрібно за новими правилами. Якщо картка ведеться в електронній системі — дані оновлюють у цій системі. Якщо картка ведеться в паперовій формі — замінюють відповідні сторінки друкованої форми.

Важливо не змішувати стару і нову форми. З 17 квітня 2026 року для нових оформлень слід застосовувати вже оновлену Особову картку державного службовця. А якщо в чинних картках змінюються відомості, їх потрібно оновлювати за правилами, визначеними наказом НАДС від 03.02.2026 № 17-26.

Отже, Нацдержслужба фактично перевела Особову картку держслужбовця в електронний формат. Але паперовий варіант ще залишається там, де немає відповідної електронної системи. Кадровикам держорганів варто вже зараз оновити форми, перевірити порядок підписання і зберігання карток та правильно розподілити, хто саме заповнює відповідні пункти.