Игорь Быць,
главный специалист отдела координации правовой работы и применения законодательства Юридического департамента Министерства социальной политики Украины

Главные тезисы

• Дата, с которой работник приступает к работе, не всегда совпадает с датой издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• В Уведомлении о приеме работника на работу дата издания приказа указывается в колонке 8, а дата начала работы — в колонке 9.
• Дата в графе 2 трудовой книжки должна соответствовать дате начала работы (колонка 9 Уведомления), а не дате издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (колонка 8 Уведомления).
• Неправильно внесенную дату в графе 2 трудовой книжки исправляют через признание записи недействительной.

Даты в приказе о приеме работника на работу

Трудовой договор независимо от его формы оформляется приказом (распоряжением) собственника или уполномоченного им органа о приеме работника на работу. Этот документ может быть как произвольной формы (см. рис. 1), так и типовой формы № П-1.

В приказе (распоряжении) указывается:

• фамилия, имя и отчество лица;
• название структурного подразделения (цеха, отдела, участка), где будет работать работник, и на какую работу (должность) он принимается;
• дата, с которой работник приступает к работе;
• размер оплаты труда.

Название работы, профессии или должности записывается в соответствии с названием работы, указанным в КП1.

Работника нужно ознакомить под подпись с приказом о приеме на работу. В приказе также может быть указана информация об установлении испытательного срока; временном, срочном или бессрочном характере выполнения работы; режиме работы для неполного рабочего времени; другие условия, которые устанавливаются в отношении именно этого работника.

Заметьте: ст. 29 КЗоТ установлено, что до начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан:

• разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под подпись об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их воздействия на здоровье, его правах на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;
• ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;
• определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;
• проинструктировать работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

Даты в Уведомлении о приеме работника на работу

При планировании пополнения кадрового состава работодателю необходимо уведомлять об этом соответствующие органы. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и уведомления центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию ЕСВ о приеме работника на работу в порядке, установленном Кабмином.

Для реализации указанной нормы Правительством было принято постановление КМУ «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413, в приложении к которому приведена форма Уведомления о приеме работника на работу (далее — Уведомление). Это Уведомление подается собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом (лицом) или физическим лицом в территориальные органы ГФС по месту учета их в качестве плательщиков ЕСВ, до начала работы работника по заключенному трудовому договору одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с 5 лицами.

В Уведомлении дата издания приказа или распоряжения о приеме на работу указывается в колонке 8, а дата начала работы — в колонке 9. Например, если приказ о приеме на работу издан 04.02.2019 г. и в нем указано, что работник приступает к работе 06.02.2019 г., то в колонке 8 Уведомления указывается дата издания приказа — 04.02.2019 г., а в колонке 9 — дата начала работы — 06.02.2019 г. (см. рис. 2). В таком случае даты в колонках 8 и 9 Уведомления не совпадают.

Следовательно, даты издания приказа о приеме на работу и начала работы (графы 8 и 9 Уведомления) могут как совпадать, так и отличаться. Но во избежание недоразумений рекомендуется подавать Уведомление накануне дня начала работы работника. В таком случае дата издания приказа о приеме работника на работу и дата начала работы работника не будут совпадать (что не вызывает вопросов).

Следует отметить, что информация, которая содержится в Уведомлении, вносится в Реестр страхователей и реестр застрахованных лиц в соответствии с Законом о ЕСВ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии с абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ в случае фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта) юридические и физические лица — предприниматели, использующие наемный труд, несут ответственность в виде штрафа в размере 30 МЗП, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (в 2019 году — 125190,00 грн).

ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Заметьте, что Гоструда стало лояльнее относиться к ситуации с неподанным в ГФСУ Уведомлением о приеме работника на работу или поданным с опозданием. В этом случае работодателю грозит штраф в размере 1 МЗП как за нарушение порядка оформления трудового договора, предусмотренного ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Но! В устных консультациях Гоструда настаивает на том, что если Уведомление не подано, но есть приказ, важно, чтобы по такому работнику проводились начисления зарплаты. Если зарплата не начисляется, это может свидетельствовать о том, что приказы издаются периодически (нигде не отражаются), а работник фактически не оформлен на работу — «в наличии» сокрытие трудовых отношений. И тогда штраф другой — согласно абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ в размере 30 МЗП за каждого неоформленного работника.

Что касается поданного с опозданием Уведомления, то лояльно настроенные инспекторы труда могут вообще не штрафовать, ведь нарушение на момент инспектирования устранено. Подробности в «ЗКД», № 20/2018, с. 27.

Внесение в трудовую книжку работника записи о приеме на работу

В соответствии со ст. 48 КЗоТ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше 5 дней. Трудовые книжки ведутся также на внештатных работников при условии, если они подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию, студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, которые проходят стажировку на предприятии, в учреждении, организации.

Работникам, которые принимаются на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее 5 дней после приема на работу. Студентам высших и учащимся профессионально-технических учебных заведений трудовая книжка оформляется не позднее 5 дней после начала прохождения стажировки.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Без трудовой книжки принимаются на работу только лица, которые трудоустраиваются впервые, или совместители.

Пунктом 2.4 Инструкции № 582 предусмотрено, что записи в трудовую книжку о приеме на работу вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа, но не позднее недельного срока, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Следовательно, после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу работника в недельный срок собственник или уполномоченный им орган должен внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Порядок заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним определен в Инструкции № 58. С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, работодатель обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки.

Запись о приеме на работу вносится в следующем порядке (рис. 3):

В некоторых случаях может возникнуть необходимость во внесении изменений в трудовую книжку или вкладыш к ней.

Так, в соответствии с п. 2.6 Инструкции № 58 в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и т. п., исправление выполняется работодателем, где была сделана соответствующая запись. Работодатель по новому месту работы обязан предоставить работнику в этом необходимую помощь.

Исправленные сведения должны полностью отвечать оригиналу приказа. В случае потери приказа или несоответствия сведений о работе фактически выполняемой работе исправления осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут быть основанием для исправления занесенных ранее записей.

В соответствии с п. 2.10 Инструкции № 58 в разделах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Если в графе 2 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки проставлена неправильная дата приема на работу (дата издания приказа отличается от даты начала трудовых отношений работником) следует действовать таким образом (пример заполнения см. на рис. 5):

• в графе 1 — ставится очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
• в графе 2 — указывается дата внесения соответствующего исправления;
• в графе 3 — (1) сначала пишется: «Запис за № таким-то недійсний», (2) после чего повторяется запись о приеме на работу с указанием правильной даты приема работника роботу;
• в графе 4 — повторяются реквизиты приказа из неправильной записи (дата и номер соответствующего приказа работодателя), на основании которого была сделана предыдущая ошибочная запись.

Ошибки при заполнении трудовых книжек работников могут привести к осложнениям учета определенных периодов работы в их стаж работы. Будьте внимательные — не допускайте ошибок при заполнении трудовых книжек работников!