Версия для печати

Яна Ярошенко,
эксперт газеты «Зарплата и кадровое дело»

Госстату задали несколько вопросов: (1) можно ли внести исправления в Личную карточку работника по форме № П-2, утвержденную приказом № 4951;

Исправления допустимы По первому вопросу специалисты Госстата отмечают, что форма Личной карточки предусматривает как возможность дополнения данных о работнике в дополнительных строках, так и их исправления на основании соответствующих документов. Например, если работник сменил фамилию, место жительства, паспортные данные, то новые данные можно внести в действующую Личную карточку: заводить новую Личную карточку на такого работника не нужно.

Увы, но ведомство не дает конкретных рекомендаций, как же именно нужно вносить исправления. И все же без ответа мы вас не оставим. Согласно п. 1 приказа № 495 Личная карточка по форме № П-2 является формой первичной учетной документации. Следовательно, ошибки в таком документе необходимо исправлять, как предусмотрено в пп. 4.2 и 4.4 специального Положения № 882. Действуем корректурным способом: аккуратно зачеркиваем старую запись (одной линией, чтобы можно было прочитать исправленное) и над зачеркнутым пишем новую. Исправление заверяем надписью «виправлено» и подтверждаем подписью лиц, которые подписали этот документ (работника кадровой службы и самого работника, если эти данные вносит он), с указанием даты исправления.

Таким образом можно исправить данные:

• в реквизите 1 раздела І — при смене фамилии работника;
• в реквизите 11 раздела І — при смене фактического места проживания работника;
• в реквизите 12 раздела І — при смене места прописки;
• в реквизитах раздела ІІ — если меняются данные воинского учета относительно военнообязанных и призывников.

Госстат отмечает: исправление такого рода информации не является нарушением ведения первичного учета на предприятии и не влечет за собой административной ответственности (той, к которой привлекают органы Госстата3). Это значит, что «зачеркивания» в Личной карточке, связанные с исправлением указанных данных (когда это следствие определенных событий, подтвержденное соответствующими документами), разрешены и не штрафоопасны.

А что делать, если нужно исправить другие данные, например, в реквизитах 4, 5 и 10 раздела І, а также в разделах ІІІ, IV, V? Все зависит от причин исправления. Если вы актуализируете данные, то в Личной карточке для этого предусмотрены дополнительные строки. Поэтому «старые» данные не зачеркиваем. Если же исправление связано, например, с опиской, то, считаем, исправления вносят упомянутым выше корректурным способом. Рекомендуем вносить исправления, чтобы в Личной карточке были актуальные сведения о работнике.

Не ставит подпись — составляем Акт В соответствии с абз. 1 п. 2.5 Инструкции от 29.07.2003 г. № 58 с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под подпись в Личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Наличие такой подписи работника в Личной карточке относится к вопросам, которые ранее проверяли государственные инспекторы по вопросам труда (этот вопрос включен в Акт проверки, утвержденный приказом Минсоцполитики от 02.07.2012 г. № 390; п. 1.1.11 перечня вопросов, подлежащих проверке). С 16.05.2017 г. перечень проверяемых вопросов ограничивается теми, которые связаны с основанием для инспектирования (исчерпывающий перечень оснований назван в п. 5 Порядка № 2954).

Поэтому отсутствие подписи в разделе IV Личной карточки может привести к наложению штрафа проверяющими из Гоструда только тогда, когда при инспектировании будут, среди прочего, заглядывать и в Личную карточку. Но опять же, если работодатель выполнит предписание инспектора труда, т. е. подпись в Личной карточке будет поставлена, то никаких штрафов не будет в силу п. 28 Порядка № 295.

Но все же остается вопрос: а что делать, если работник отказывается ставить «ознакомительную» подпись? Как мы уже отметили, Госстат «перевел стрелки» на Минсоцполитики, переадресовав запрос. Профильное ведомство ответило:

ЦИТАТА. «<…>

Относительно отказа работника ознакамливаться под подпись в личной карточке о назначении на работу, переводе или увольнении сообщаем, что действующим законодательством не предусмотрен нормативно-правовой акт, который подтверждает действия работника или отказ в их совершении, не зафиксированных в письменной форме.

Вместе с тем, по нашему мнению, с целью фиксации и подтверждения действий работника должностными лицами предприятий, учреждений и организаций возможно составление акта в произвольной форме».

(извлечение из письма Минсоцполитики от 12.12.2016 г. № 1648/0/101-16/285)

Итак, Минсоцполитики советует: об отказе работника ставить подпись в разделе IV Личной карточки желательно составить Акт (в произвольной форме), при этом отметку в Личной карточке делать не нужно. Такой Акт храните в личном деле работника. Ну что ж, подсказки есть, ведомствам спасибо.

Выскажем и свое мнение относительно важности наличия подписи работника в разделе IV Личной карточки. Все назначения и переводы утверждаются приказами (распоряжениями) руководителя, с которыми работников отдельно ознакамливают под подпись. Поэтому если отсутствует подпись в Личной карточке, — не страшно, главное, чтобы она была в приказе (распоряжении). Если работник отказывается ознакамливаться с приказом, не согласен с переводом или назначением, то под вопросом законность такого перевода или назначения, ведь только в исключительных случаях работодатель может действовать в одностороннем порядке (например, согласно ч. 2 ст. 33 КоАП). Поэтому, на наш взгляд, если отсутствуют споры с работником и зафиксировано ознакомление работника с приказом, незаполненная графа с подписью в разделе IV Личной карточки не должна стать поводом для каких-либо наказаний.