У поточному році працівнику планується надати частину невикористаної щорічної відпустки за 2011–2012 роки загальною тривалістю 20 календарних днів (у кожному з цих робочих років було використано по 14 календарних днів). Чи правомірно надавати таку відпустку, чи можна виплатити йому компенсацію за ці дні? Якщо надавати, то як правильно її оформити та з яких коштів виплачувати відпускні?

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Це передбачено ч. 2 ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Але іноді буває так, що працівник не в змозі відгуляти всі належні йому дні відпустки у зазначений термін: чи то виробнича необхідність, чи то працівник надто любить працювати, але відповідальність за ненадання відпустки повної тривалості (мінімум 24 календарні дні) за робочий рік може понести не працівник, а установа.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник втратить право на «недогуляну» відпустку. Також немає заборони надавати у майбутньому щорічні відпустки у разі їх невикористання, а тому, якщо працівник не скористався своїм правом на таку відпустку за кілька попередніх років (навіть якщо це 5 чи 10 років), то він має право використати ці дні.

Зазвичай, кадрові служби намагаються зберігати послідовність надання відпустки за роками. Наприклад за наявності «недогуляних» днів за 2011 рік спочатку рекомендують працівнику взяти їх, а вже за їх недостатності — використовувати дні відпустки за поточний робочий рік. Але це правило нормативно не закріплене, воно склалося в кадровій практиці, а отже, і не обов’язкове для виконання. Єдиним аргументом, чому доцільно робити саме так, є можливість виплати компенсації за невикористані дні, що належать працівнику понад 24 календарні дні. Нагадаємо, що, для того щоб виплатити компенсацію, працівник за кожен робочий рік повинен відгуляти 24 календарні дні. Тобто неможливо, наприклад, у 2013 відгуляти 24 дні та взяти компенсацію за всі попередні роки. Кожному робочому року повинні відповідати 24 календарні дні використаної відпустки.

Отже, ми вже визначилися, що надати відпустку працівнику не просто правомірно, але й необхідно, а ось виплата компенсації1 за минулі роки залежатиме від фактичної тривалості щорічної відпустки, яка повинна бути не меншою 24 календарних днів.

Відповідно до ст. 24 Закону про відпустки у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

Йдемо далі.

Оформлювати надання відпустки за минулі роки треба таким же чином, як і поточні відпустки:

1) у графіку відпусток на поточний рік передбачаємо період для надання відпустки;

2) працівник (за необхідності) пише заяву про надання відпустки за відповідний період, після чого керівник установи видає наказ про її надання;

3) згідно з наказом до настання відпустки нараховуємо та виплачуємо відпускні.

Окремі питання, що хвилюють бухгалтерів, — кошти, за рахунок яких виплачуються відпускні при наданні відпустки за минулі роки, та розрахунок середньоденної зарплати для виплати відпускних. А проблема криється ось у чому.

На перший погляд здається, що відпустка належить до минулого року. А коли так, то і фінансуватися повинна з бюджету відповідного року. Але це не зовсім правильно. Бюджетний період — один календарний рік. А отже, і всі фактичні бюджетні видатки здійснюють лише у межах цього періоду незалежно від того, до якого періоду вони належать. Висновок: відпускні при наданні відпустки за попередні роки виплачують за рахунок фонду оплати праці поточного бюджетного року. При розробці кошторису на поточний рік вам потрібно закласти суми для надання відпустки не тільки за поточний рік, але й за минулі роки. Дані для визначення суми на ці потреби ви можете взяти з графіку відпусток (у ньому також планують використання усіх невикористаних раніше відпусток).

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100). Як бачимо, немає сумнівів щодо того, який період брати до уваги для розрахунку відпускних: беремо останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки, навіть якщо сама відпустка надається за попередні роки.

Нагадаємо, що виплачують відпускні за КЕКВ 2111 «Заробітна плата» незалежно від того, за які роки працівник використовує дні відпустки.