Версія для друку
У І кварталі наша установа вирішила оформити передплату на періодичне видання — газету «Бухгалтерія: бюджет» на 12 місяців з 01.01.2015 р. Як оформити передплату і як правильно відобразити її в обліку? Чи потрібно оприбутковувати примірники газети, які ми отримуватимемо?
Загальні питання Ситуація з передплатою на поточний рік склалася украй неоднозначно. Деяким установам вдалося оформити передплату через відділення ДП «Укрпошта», а декому ні — казначейство припинило пропускати такі платежі. Причиною став сумнозвісний лист МФУ від 19.11.2014 р. № 31-04320-13-3-16/29312. Думка Мінфіну, викладена в цьому листі, підтвердила побоювання бухгалтерів щодо того, що згідно з постановою КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 р. № 117 (далі — постанова № 117) сплатити передплату на періодичні видання на наступний бюджетний період (рік) не можна. У зв’язку з чим турботи, пов’язані з передплатою, перемістилися в абсолютній більшості у І квартал 2015 року. Так і вимоги постанови № 117 дотримуються, і установа без періодики не залишиться.
Отже, найімовірніше, вам відомо, що оформити передплату можна, як мінімум, двома способами: у редакції або через ДП «Укрпошта». Відразу зазначимо, що отримані періодичні видання обліковують однаково, а ось процедура оформлення передплати дещо відрізняється. Що стосується оплати передплати, то звернемо увагу на момент, який необхідно врахувати, ухвалюючи рішення про передплату.
У зв’язку зі специфікою придбання періодичного видання — газети або журналу — оплату передплати найчастіше здійснюють наперед. У зв’язку з тим, що витрачатимуться на ці цілі бюджетні кошти, потрібно дотримуватися вимог бюджетного законодавства. Зокрема, це стосується п. 5 вже згаданої постанови № 117, яким дозволена передоплата періодичних видань на термін не більше ніж один рік. Як мінімум, це означає, що оплачувати передплату на термін більше ніж один рік не можна. Крім того, така передоплата можлива тільки з дозволу головного розпорядника бюджетних коштів1 і тільки в межах коштів, запланованих у кошторисі.
КЕКВ Для того щоб визначитися, за яким КЕКВ оплачувати передплату, потрібно розуміти, як буде використовуватися отримана періодика. Перший варіант — періодичні видання передплачують для отримання свіжої інформації з тієї чи іншої тематики. Другий варіант — видання передплачують для поповнення бібліотечних фондів. Забігаючи наперед, зазначимо, що від цих же чинників залежатиме подальший облік отриманих періодичних видань.
Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом МФУ від 12.03.2012 р. № 333, для оплати періодичних видань передбачені:
- КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» — якщо періодичні видання придбавають для поточної діяльності;
- КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» — якщо періодичні видання придбавають для поповнення бібліотечного фонду (установа має власну бібліотеку або це передплата для бібліотек як окремих установ).
Редпередплата Для того щоб оформити редакційну передплату, потрібно мінімум часу і зусиль. Тут можна виокремити такі етапи:
1) укладаємо договір. Для цього досить зателефонувати до редакції, і менеджер надішле вам поштою і договір, і рахунок на оплату;
2) оплачуємо передплату за обраний період. До речі, тут теж можливі варіанти. Для проведення оплати в казначейство разом з реєстром зобов’язань слід надати договір і рахунок на оплату. Якщо ж є перешкоди для оплати — не хвилюйтеся: можна розглянути можливість відстрочення платежу або застосувати так званий «гарантійний лист»;
3) отримуємо газету та із задоволенням з нею працюємо. Тут важливо зауважити, що у разі оформлення звичайної передплати газету ви отримаєте з настанням обраного періоду (з наступного місяця, кварталу або року). А ось у разі оформлення ретропередплати2 ви отримуєте комплект номерів, що вже вийшли, за обраний період, а потім кожен понеділок — свіжий номер.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Оформити передплату в редакції можна у будь-який час і на будь-який період!
Передплата через Укрпошту Для оформлення поштової передплати необхідно звернутися до відділення ДП «Укрпошта». Для передплати на періодичні видання у відділенні ДП «Укрпошта» оформлюють абонемент на газети і журнали за формою СП-13, який являє собою договір на надання послуг з передплати і підтвердження доставки видання передплатникам. В абонементі вказують адресу доставки, періодичність виходу видання і кількість примірників. У цьому разі в казначейство разом з реєстром зобов’язань надають абонемент за поштовою формою СП-1 на кожне видання.
Бухгалтерський облік У другому акті цієї п’єси — з 01.01.2015 р. — набули чинності нові нацстандарти і бухгалтерам довелося вивчати інший бік медалі передплати — бухоблік витрат на передплату за новими правилами.
Як ми вже сказали, облік періодичних видань залежить від їх призначення. Плануючи витрати, ви точно визначили, за яким КЕКВ оплачуватимете передплату, отже труднощів з обліком виникнути не повинно. Періодичні видання, придбані за КЕКВ 3110, слід оприбутковувати на баланс. Таку періодику необхідно обліковувати у складі бібліотечного фонду4 на субрахунку 112 з урахуванням усіх нюансів обліку бібліотечних фондів у складі необоротних активів (визначення строку корисного використання, нарахування зносу).
Якщо ж періодику оплачують за КЕКВ 2210 — видання використовують у діяльності і бібліотечний фонд не формують. У такому разі витрачені кошти списують на витрати. Про те, що лише такий підхід до обліку періодичних видань правильний, свідчать роз’яснення Держказначейства (листи від 07.03.2006 р. № 3.4-04/491-2078 і від 10.12.2007 р. № 3.4-04/2539-16709) та Мінфіну (лист від 18.09.2014 р. № 31-11420-08-25/240645). Для обліку витрат на передплату періодичних видань Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом МФУ від 26.06.2013 р. № 611, передбачений новий для бухгалтерів субрахунок 851 «Витрати майбутніх періодів». У дебет цього субрахунку списують відразу усю суму витрат на передплату, а потім частину витрат, що належать до поточного звітного періоду, списують на витрати звітного періоду. На субрахунку 851 відображають суму здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах.
Приклад. У березні установа оформила передплату на газету «Бухгалтерія: бюджет» на 2015 рік. Передплачено 1 примірник газети для використання в діяльності бухгалтерії. Вартість передплати — 808,44 грн/рік.
Передплата на періодику: бухгалтерський облік
|
Зміст операції |
Бухгалтерський облік |
Сума, |
|
|
дебет рахунку |
кредит рахунку |
||
|
1. Перераховано кошти за передплату згідно з договором |
364 |
31, 32 |
808,44 |
|
2. Відображено витрати на передплату газети |
851 |
364 |
808,44 |
|
3. Списано витрати, що належать до І кварталу (1) 808,44 : 4 = 202,11 (грн) |
80, 81 |
851 |
202,11 |
|
(1) Такий же бухзапис у 2015 році необхідно буде зробити в кожному кварталі (ще тричі) — до повного списання витрат. |
|||
Звітність Ну і вишенькою на торті стали зміни, внесені до Порядку складання фінансової, бюджетної та іншої звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом МФУ від 24.01.2012 р. № 44, відповідно до яких бухгалтерський облік передплати по-новому відобразиться у звітності.
Так, дебетове сальдо субрахунку 851 «Витрати майбутніх періодів» тепер слід відображати в однойменному рядку 205 розділу ІІ «Оборотні активи» Активу Балансу (форми № 1).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Витрати на передплату будуть також відображені у звіті про використання коштів (форми № 2д, № 2м або № 4д, № 4м залежно від того, за рахунок яких коштів було передплачено видання). Оскільки у зв’язку з відображенням витрат майбутніх періодів виникне різниця між фактичними і касовими витратами, її потрібно відобразити у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7д, № 7м) за відповідним КЕКВ.
Як бачите, у процедурі оформлення передплати нічого не змінилося. А ось у бухобліку та звітності — суцільні нововведення. Так, для обліку витрат на передплату на майбутні періоди тепер використовують субрахунок 851 «Витрати майбутніх періодів», сальдо якого поступово списують на фактичні витрати. А для відображення таких витрат в Активі Балансу додано новий рядок 205 «Витрати майбутніх періодів».
