Версія для друку

Алла Головко, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»

У чому була проблема?

Як відомо, з 01.04.2023 абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ1 визначено таке: «Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)».

І проблема при оподаткуванні добових у відрядженні полягає саме в цьому уточненні про «наявність одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні» в ситуації, коли працівник відбуває у відрядження на службовому автомобілі (пальне водій отримує в установі перед початком відрядження або авто вже заправлене) або на власному:

• на один день і, відповідно, немає проїзних документів, чеків на придбання пального та інших первинних документів;
• на декілька днів і при цьому немає ані проїзних документів, ані документів на проживання з різних причин (наприклад, у разі ночівлі у родичів тощо).

Проблема в тому, що позиція податківців щодо цього питання ставала все жорсткішою і жорсткішою: як документальні докази вони вимагали наявність саме первинних документів, а інші документи (у тому числі посвідчення на відрядження) до уваги не брали (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 19/2023, с. 21 та № 24/2023, с. 16).

Так, в ІПК від 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 18/2024, с. 17) податківці вкотре підкреслювали, що як документальні докази перебування особи у відрядженні наявними мають бути саме первинні документи, а посвідчення на відрядження до таких не належить. А якщо не буде підтвердних документів, то із суми добових слід утримати ПДФО та ВЗ на загальних підставах.

І такі роз’яснення податківці надавали навіть після набрання чинності змінами до Інструкції № 592 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 43/2023, с. 6). Нагадаємо, що, як і раніше, Інструкція № 59 передбачає, що сума добових визначається згідно з наказом (розпорядженням) керівника та відповідними первинними документами. Але раніше зазначена Інструкція визначала, що за відсутності наказу добові не виплачують (старий абз. 4 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59). Наразі вимоги жорсткіші: добових не буде за відсутності не тільки наказу, а і підтвердних документів. Але, на відміну від податківців, які вимагають як підтвердні документи виключно первинку, Інструкція № 59 щодо цього питання більш лояльна.

Зокрема, наприклад, у разі відрядження по Україні абз. 2 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 визначає таке.

ЦИТАТА. «Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання, довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження, службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником, та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні)».

(абз. 2 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59)

Отже, в ситуації, коли підтвердних документів немає з не залежних від працівника причин, то підтвердити факт перебування у відрядженні може:

• довідка підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
• службова записка у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджена безпосереднім керівником. Вважаємо, що цей документ слід застосовувати останнім, коли неможливо отримати довідку з підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, проставити відмітки у посвідченні на відрядження тощо. Тим паче що Інструкція № 59 не визначає, хто погодить таку службову записку в разі відрядження власне керівника;
• та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні. І таким може бути будь-який документ, наприклад посвідчення на відрядження.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Але Інструкція № 59 визначає склад витрат на відрядження і порядок їх відшкодування. Вона не визначає порядку оподаткування доходів.

Отже, для виплати працівнику добових буде достатньо документів, які наведено в абз. 2 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59. А ось із питанням оподаткування таких добових, коли немає саме первинних документів, було складніше, адже податківці в ситуації, що розглядається, хотіли бачити як підтвердні документи тільки первинку.

Поїздка на власному авто: що кажуть податківці зараз?

У коментованій ІПК податківці різко змінили риторику. Процитувавши багато норм Інструкції № 59, зокрема й ті, що їх ми навели вище, вони зазначили: в разі відрядження працівника, який їде до місця відрядження особистим транспортом строком на один день, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Складно сказати, чому податківці так різко повернули на 180 градусів, але далі вони зазначають, що це не просто їхня позиція. Це є позиція, погоджена з Мінфіном. Отже, слід розуміти, що податківці більше не змінюватимуть своєї думки і вона вже є сталою.

Поїздка на службовому авто: а тут як бути?

Загалом у коментованій ІПК у податківців питали про поїздку в одноденне відрядження на службовому авто (коли водій отримує пальне в установі перед початком відрядження або авто вже заправлене).

Проте відповідь чомусь присвячена поїздці особистим транспортом. Втім, із цього можна зробити висновок, що аналогічної думки податківці дотримуються і щодо одноденного відрядження на службовому авто. Тобто для неоподаткування добових достатньо тільки наказу керівника про направлення у відрядження.

Втім, із цією ситуацією не було проблем і раніше, адже первинка все ж таки в ній є: подорожній лист є первинним документом і може бути документальним доказом фактичної кількості днів перебування у відрядженні — це підкреслювали податківці в ІПК від 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 18/2024, с. 17).