Версія для друку

Альона Кісєльова, консультант газети «Бухгалтерія: бюджет»

Попередня оплата та черговість видатків

Попередня оплата Відповідно до абз. 3 п. 1 постанови № 10701 розпорядники (одержувачі) бюджетних коштів (крім закордонних дипломатичних установ) у договорах про закупівлю товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти можуть передбачати попередню оплату в разі закупівлі періодичних видань на строк, який становить не більше 12 місяців.

Головні розпорядники бюджетних коштів відповідають за ухвалене рішення про здійснення попередньої оплати, забезпечуючи ефективне, результативне і цільове використання бюджетних коштів відповідно до вимог БКУ2.

Для здійснення попередньої оплати розпорядники нижчого рівня (одержувачі) мають отримати погодження у вигляді розпорядження або рішення від головного розпорядника. Детальніше правила здійснення попередньої оплати згідно з постановою № 1070 ми розглядали в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 1–2/2020, с. 7; № 20/2020, с. 15.

Як підтвердження про дотримання строків авансування за фактом отримання періодики та/або доступу до електронної версії видання до Казначейства подають документ про виконання зобов’язань постачальником (контрагентом). Конкретних вимог для оформлення такого документа не визначено жодним нормативним актом, головне для цілей бухобліку — це зазначення в ньому всіх обов’язкових реквізитів первинного документа відповідно до Порядку № 883. Очевидним є те, що отримання періодики може бути підтверджено накладною або актом приймання-передачі. А ось отримання доступу до інформаційних ресурсів (журналів, газет) видання зазвичай підтверджують актом надання послуг.

ДО ВІДОМА. Періодичність надання підтверджувальних документів про отримання установою періодики від контрагента визначається умовами договору. Це може бути місяць, квартал і навіть півріччя. Окрему увагу слід звернути на дату оформлення первинного документа — після завершення строку доступу до електронних видань або після отримання всіх друкованих екземплярів.

Черговість видатків Черговість здійснення видатків в період воєнного стану визначена постановою № 5904 і залежить від обраного варіанта користування періодикою та мети придбання.

Якщо йдеться про придбання періодичних видань для поповнення фондів бібліотек, то це видатки другої черги й із загального, й зі спеціального фондів державного та місцевих бюджетів (п. 19 Порядку № 5905). Натомість періодика для поточних потреб установи, незалежно від того, паперові чи електронні примірники вона обирає, проводяться органами Казначейства в третю чергу.

Однак, як ми вже зазначили вище, в умовах воєнного стану особливої популярності набувають не тільки електронні видання, а й доступ до електронних ресурсів видавників з набагато суттєвішим наповненням та можливістю переглядати архів. У такому разі предметом договору зазвичай є послуги з доступу до інформаційних ресурсів. І такі видатки можна здійснити в другу чергу, але тільки за кошти спецфонду (якщо є потреба здійснити оплату саме із загального фонду, тоді це будуть видатки третьої черги). Але, окрім цього, це ще може бути й захід інформатизації, що підлягає погодженню з Мінцифри.

Погодження з Мінцифри Програми, завдання, проєкти та роботи з інформатизації, які спрямовані на створення, розвиток, інтеграцію та підтримку інформаційно-комунікаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційно-комунікаційних технологій, передбачають придбання засобів інформатизації з метою забезпечення діяльності замовників (держорганів, ОМС, бюджетних закладів і установ), виконуються як складові національної програми інформатизації (НПІ) і погоджуються відповідно до ст. 7 Закону № 28076 з Мінцифри.

ДО ВІДОМА. Засоби інформатизації — це комп’ютери, електронно-обчислювальна техніка, програмні продукти, інформаційні системи або їх окремі елементи, електронні комунікаційні мережі, що використовуються для реалізації інформаційно-комунікаційних технологій (п. 13 ч. 1 ст. 1 Закону № 2807).

Критерії віднесення програм і проєктів до програм інформатизації визначено в Методиці № 347 з прив’язкою до закупівель засобів інформатизації та робіт і послуг, пов’язаних з їх впровадженням, і кодів Національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник» (детальніше див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 3/2023, с. 6 та № 18/2023, с. 3).

Бюджетні зобов’язання щодо завдань (проєктів) НПІ розпорядники бюджетних коштів беруть після їх погодження з Мінцифри (ч. 1 ст. 48 БКУ). Взяття бюджетних зобов’язань за програмами інформатизації та здійснення оплати відбувається після погодження або повідомлення Мінцифри залежно від суми закупівлі.

До заходів інформатизації, критерії належності до яких передбачено Методикою № 34, належать, зокрема, «Послуги у сфері інформаційних технологій: консультування, розробка програмного забезпечення, послуги мережі Інтернет і послуги з підтримки» (код Єдиного закупівельного словника — 72000000-5). Тож якщо код предмета закупівлі у вас — з цієї категорії (наприклад, 7232 «Послуги, пов’язані з базами даних»), то необхідним є погодження Мінцифри.

Інструкції щодо здійснення погодження або повідомлення розміщено на офіційному сайті Мінцифри (www.e.gov.ua) в рубриці «Проекти → Національна програма інформатизації → Погодження НПІ».

В листі від 09.06.2022 № 1/10-10-440-2022 Мінцифри зазначило, що в разі здійснення закупівель вартістю, що менша від 500 тис грн (а доступ до інформаційних ресурсів навряд перевищить цю суму), і в період воєнного стану слід погоджувати таку закупівлю з міністерством шляхом заповнення відповідної онлайн-форми за посиланням, наведеним в інструкції, що вказана вище (детальніше див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 24/2022, с. 19).

КЕКВ

Для визначення КЕКВ на проведення передплати періодичних видань слід керуватися нормами Інструкції № 3338. А до того слід визначитися з формою періодики (друкована, електронна, доступ до ресурсу) і метою її придбання, тобто чи буде вона визнана активом з метою поповнення бібліотечного фонду установи або ж буде використана для поточних потреб.

Детальніше див. табл. 1.

Бухоблікові нюанси

Відображення в бухобліку господарських операцій щодо передплати періодики залежить від форми і способу отримання матеріальних цінностей або послуг з урахуванням норм НС 121 та Порядку застосування Плану рахунків9, яким врегульовано вибір субрахунків для бухобліку. Однак перш ніж обирати субрахунок, треба вивчити економічну сутність придбання періодичних видань.

Витрати майбутніх періодів Передплата періодики завжди здійснюється наперед: щонайменше в поточному місяці на наступний, а досить часто буває й так, що оплату здійснюють у поточному році на наступний.

Передплачені періодичні видання для цілей бухобліку можуть визнаватися звичайною дебіторською заборгованістю і обліковуватися на субрахунку 2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги» або витратами майбутніх періодів і обліковуватися на субрахунку 2911 «Витрати майбутніх періодів».

Для того щоб відповісти на питання, коли це дебіторська заборгованість, а коли витрати майбутніх періодів, звернемося до норм Закону № 99610 та НС 10111.

На нашу думку, витратами майбутніх періодів можна визнавати витрати, дохід або корисність від яких буде отримано в майбутньому.

Відповідно до абз. 6 ст. 4 Закону № 996 витрати відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів. Інакше кажучи, не можна визнати витрати у поточному періоді, якщо фактична послуга надійде тільки в майбутньому звітному періоді (кварталі, році) і економічні вигоди будуть отримані «з відтермінуванням». Відповідно до п. 7 розд. ІІІ НС 101 найменший звітний період для подання фінансової звітності бюджетних установ — квартал. Тобто квартали — це різні звітні періоди.

ДО ВІДОМА. Визнання передплати на наступний квартал або рік в поточному періоді є порушенням ст. 4 Закону № 996 та норм розд. ІІІ НС 101, оскільки наведена інформація про витрати, а точніше про фінансовий результат поточного звітного періоду, є недостовірною. Визнавати передплату періодичних видань витратами майбутніх періодів чи попередньою (авансовою) оплатою — це особистий вибір установи. Обидва варіанти є правильними, і погашення передплати відбувається однаково. Питання постає лише у виборі субрахунку для обліку заборгованості.

Наприклад, оплату передплати періодики здійснили в І кварталі на ІІ квартал. Оскільки це різні звітні періоди, то в І кварталі мають бути визнані витрати майбутніх періодів або авансовий платіж, які будуть списані на витрати у ІІ кварталі рівними частинами щомісяця.

Для визначення бухгалтерських проведень обох варіантів обліку передплати періодики наведемо кілька прикладів.

Приклад 1. Для забезпечення поточної діяльності централізована бухгалтерія оформила у грудні 2023 року передплату на 2024 рік друкованого фахового журналу вартістю 4800,00 грн (400,00 грн на місяць) . За умовами договору акт приймання-передачі на журнали оформлюється щокварталу. Передплату визнано витратами майбутніх періодів (див. табл. 2).

Таблиця 2. Облік передплати періодики на майбутній рік (витрати майбутніх періодів)

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Обліки передплати періодичних видань для поточних потреб за рахунок загального і спеціального фондів не відрізняються. Винятки: періодичне видання (наведену інформацію) використовують для виробництва товарів чи послуг — тоді витрати треба віднести на субрахунок 8113 «Матеріальні витрати».

Приклад 2. Для поточної діяльності ЗЗСО оформив передплату на друкований журнал для вчителів англійської мови на І півріччя 2024 року. Попередню оплату (авансовий платіж) перераховано у грудні 2023 року в сумі 600,00 грн (100,00 грн на місяць). Акт приймання-передачі оформлюється щокварталу (див. табл. 3).

Таблиця 3. Облік передплати періодики на майбутній рік (авансовий платіж)

З наведених вище прикладів вбачається, що відмінність обліку полягає лише в додатковому проведенні Дт 2911 — Кт 2113 при визнанні передплати періодичних видань витратами майбутніх періодів, яким, по суті, погашається авансовий платіж.

Приклад 3. Працівник установи в листопаді 2023 року за власні кошти зробив передплату журналу для поточних потреб установи на січень–березень 2024 року у відділенні «Укрпошти» вартістю 1500,00 грн. Додатково були оплачені поштові послуги в сумі 21,00 грн. В листопаді працівник подав до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, на суму 1521,00 грн, який було погоджено до виплати. Обліковою політикою установи затверджено, що витрати на періодику відображаються помісячно (див. табл. 4).

Таблиця 4. Облік передплати на майбутній рік власними коштами працівника

Приклад 4. В листопаді 2023 року установа передплатила доступ до фахового юридичного видання на І півріччя 2024 року в сумі 1944,00 грн (324,00 грн на місяць). За умовами договору видавництво щоквартально (в останній день кварталу) оформлює акт надання послуг. Передплату віднесено на витрати майбутніх періодів (див. табл. 5).

Таблиця 5. Облік передплати доступу до періодичного видання на майбутній рік

Приклад 5. Для забезпечення поточних потреб з основної діяльності за благодійні кошти спецфонду оформлено передплату журналу для дітей ЗДО на ІV квартал 2023 року. Оплату здійснено 2 жовтня в сумі 900,00 грн. Видавництво надає акт приймання-передачі друкованого примірника щомісяця (див. табл. 6).

Таблиця 6. Облік передплати періодики на поточний квартал

Бібліотечні фонди

Як було зазначено, витрати майбутніх періодів можуть бути здійснені щодо робіт чи послуг, але вони не прийнятні для придбання основних засобів та інших матеріальних активів. Мабуть, єдиний виняток — витрати на періодику, яку здійснюють бібліотеки, де газети, журнали є бібліотечними фондами — необоротними активами, а не інформаційними послугами.

Бібліотечними фондами визнаються видання, які:

• зберігаються у спеціалізованій установі або структурному підрозділі — бібліотеці;
• зберігаються відповідно до вимог Інструкції № 2212;
• строк їх корисного використання — більше 1 року.

До речі, відповідно до п.п 3.1.3 п. 3.1 розд. 3 Інструкції № 22 електронні видання є об’єктами бібліотечних фондів, як і друковані примірники.

Обліковують бібліотечні фонди на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».

ДО ВІДОМА. Якщо хоча б одна з вимог віднесення періодичного видання до бібліотечних фондів не виконується, то доцільним буде обрання для матеріального обліку іншого субрахунку, як варіант — субрахунку 1816 «Інші нефінансові активи». Це більше стосується якихось інформаційних довідників, буклетів для тривалого використання.

У разі отримання установою в подарунок до періодичного видання додатків, наприклад мап, атласів, таблиць, покажчиків до географічних назв, нот, грамплатівок, плакатів, оптичних дисків тощо, і якщо вони не мають самостійного значення, то окремо обліковувати їх не потрібно. Вони отримують інвентарний номер основного документа (п. 3.5. Інструкції № 22).

Облік передплати періодики для поповнення бібліотечних фондів також залежить від вибору установи — буде це авансовий платіж (субрахунок 2113) чи витрати майбутніх періодів (субрахунок 2911).

Приклад 6. Відділ культури здійснив у листопаді 2023 року передплату періодичних видань для підвідомчих бібліотек на І півріччя 2024 року в сумі 35121,30 грн за кошти фінансування з місцевого бюджету. Отримані примірники визнано активами для поповнення бібліотечних фондів. Акти приймання-передачі періодики надаються установі в останній день кварталу. Передплату віднесено на витрати майбутніх періодів (див. табл. 7).

Таблиця 7. Передплата періодичних видань для поповнення бібліотечних фондів, віднесена на витрати майбутніх періодів

Приклад 7. Міська бібліотека в грудні 2023 року перерахувала передплату (визнану авансовим платежем) для поповнення бібліотечних фондів протягом 2024 року. Вартість передплати склала 15250,00 грн. Акти приймання-передачі періодики видавництва надають щокварталу (див. табл. 8).

Таблиця 8. Передплата періодичних видань для поповнення бібліотечних фондів (авансовий платіж)

Приклад 8. Центральна бібліотека міста оформила передплату журналу на 2024 рік за кошти власних надходжень, отриманих від реалізації вторсировини (макулатури) в листопаді 2023 року. Кошти за передплату журналу перераховано в грудні 2023 року в сумі 3852,00 грн (321,00 грн на місяць). Щомісяця протягом 2024 року отримання періодики буде оформлюватися актом, складеним комісією установи.

Таблиця 9. Поповнення бібліотечних фондів за кошти власних надходжень