Версія для друку
Наказом Мін’юсту від 21.04.2022 р. № 1581/5 внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
1. Служба діловодства. Визначено, що служба діловодства — це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.
Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.
Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства в паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.
2. Оформлення. Встановлено, що організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 р. № 55. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2020.
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020.
3. Найменування установи. Правила № 1000/5 доповнено новою гл. 4, яка визначає правила написання найменування установи.
4. Інші зміни. Також підкориговано інші норми Правил № 1000/5. Зокрема, визначено, що наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ.
Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства установи, а підсумковий запис номенклатури справ установи — керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву установи (посадову особу, відповідальну за архів).
Наказ № 1581/5 набрав чинності 27.04.2022 р.
