Версія для друку
Можливість проживання працівників бюджетних установ у період відрядження у фізосіб-підприємців (далі — ФОП) завжди викликає запитання. Давайте розберемося.
Чи можна «зупинитися» у ФОП? Роботодавець відшкодовує працівнику фактичні витрати на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання (п. 5 розд. II Інструкції № 591):
- за наявності підтвердних документів (оригіналів);
- в межах норми витрат на наймання житлового приміщення (по Україні цей показник становить 250,00 грн без ПДВ на добу). Витрати, що перевищують цю суму, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.
1 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 р. № 59.
Як бачите, не встановлено обмежень у виборі суб’єктів, у яких відряджений може наймати житло. А значить, працівник цілком може проживати в період відрядження в готелі (мотелі) ФОП. Більше того, вважаємо, що працівник має право навіть орендувати квартиру у підприємця, адже нормативні документи чітко вказують, що компенсації підлягають, в тому числі, витрати за наймання «іншого житлового приміщення». Єдине, що потрібно, — це вписатися у вартісні обмеження і надати оригінали підтвердних документів.
«Витратне» алібі Витрати на відрядження відшкодовують на підставі:
- Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена наказом МФУ від 28.09.2015 р. № 8412);
- оригіналів первинних документів, які підтверджують витрати працівника, понесені у зв’язку з відрядженням.
2 Увага! З 19.04.2016 р. форма Звіту викладена в новій редакції. Детально про це читайте в «Бухгалтерія: бюджет», № 15/2016, с. 4.
Які документи підтверджують проживання працівника в готелі ФОП? У суб’єктів, які використовують реєстратор розрахункових операцій (далі — РРО), таким є фіскальний розрахунковий чек. Якщо ж це суб’єкт господарювання, який не застосовує РРО, то розрахунковий документ може оформлятися в довільній формі у вигляді товарного чеку або квитанції про оплату (із зазначенням в них «Послуги проживання»). У цьому випадку обов’язково, щоб такий документ містив:
- основні реквізити розрахункового документа3;
- всі реквізити первинного документа.
3 Про товарні чеки довільної форми податківці зазначають в розділі 109.10 загальнодоступного інформаційно-довідкового ресурсу державної фіскальної служби України (далі — ЗІР; http://zir.minrd.gov.ua). Тут же вони наводять рекомендації, що стосуються «начинки» такого документа.
З огляду на вимоги нормативних актів, вважаємо, що розрахунковий документ за надані послуги проживання повинен містити:
1) найменування документа;
2) дані про особу, яка склала документ (П.І.Б. фізособи-підприємця, реєстраційний номер облікової картки платника податку);
3) інформацію про послугу (назва, ціна і вартість, адреса надання);
4) дату і підпис особи, що прийняла оплату від працівника.
ВАЖЛИВО! Підприємці, як правило, надають розрахункові документи «на вимогу». У зв’язку з цим рекомендуємо заздалегідь поінформувати працівників про необхідність вимагати розрахункові документи (або проживання в готелі підприємця буде «за рахунок працівника», тобто витрати на проживання не компенсують).
Як видно з умови запитання, саме такі документи і надав ваш працівник. Робимо висновок: у роботодавця достатньо підстав, щоб компенсувати витрати на наймання житла у ФОП. Залишилося лише питання з внесенням інформації про підприємця до Податкового розрахунку за формою № 1ДФ.
Форма № 1ДФ без підприємця Дійсно, доходи, нараховані (виплачені) податковим агентом ФОП (незалежно від обраної системи оподаткування), необхідно відображати в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «157». Але! Якщо за житло платить безпосередньо відряджений працівник (розраховується готівкою або особистою платіжною карткою), а роботодавець лише компенсує йому понесені витрати, роботодавець не є податковим агентом відносно такого ФОП. Фактично виходить, що дохід ФОПу виплачує фізособа (не податкова агент). І той факт, що працівнику ці кошти потім будуть відшкодовані установою, ролі не відіграє. Такої позиції дотримуються і податківці в розділі 103.25 ЗІР (і хоча в консультації йдеться про ФОП-єдиноподатників, вважаємо, що висновок справедливий і для підприємців на загальній системі оподаткування).
ЦИТАТА: «Оскільки ЮО тільки компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізичною особою — підприємцем — платником єдиного податку послуги така ЮО не зобов’язана4».
(розділ 103.25 ЗІР)
4 Зауважте, що в цій консультації податківці посилаються на п. 177.8 ПКУ, відповідно до якого від підприємця потрібно отримати копію документа, який підтверджує його держреєстрацію. Але! По-перше, ця норма стосується загальносистемників, а по-друге, як випливає із загального висновку консультації, тут взагалі зайва. Отже, вважаємо, що такий документ не потрібно отримувати від підприємця (як єдиноподатника, так і загальносистемника).
Отже, у вашому випадку відомості про підприємця в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не відображають.
НА ЗАМІТКУ. Якщо послуги оплачує роботодавець (за безготівковим розрахунком), то від ФОП додатково потрібно отримати копію витягу з Держреєстру. Цей документ дозволяє не нараховувати єдиний соцвнесок і не утримувати податок на доходи фізосіб і військовий збір на дохід, нарахований (виплачений) ФОП. Якщо дохід виплачуєте єдиноподатнику, то і зовсім достатньо інтернет-перевірки на дату виплати доходу в Реєстрі платників єдиного податку на сайті ДФСУ (така консультація наведена в розділі 107.12 ЗІР). Якщо документи отримані, то суму доходу показуєте в графах 3а та 3 форми № 1ДФ з ознакою доходу «157». В графах 4а і 4 проставляєте прокреслення (нулі).
