Відповідь на це запитання не така проста, як здається на перший погляд. Дивіться самі.
Основні вимоги до тендерних комітетів, які організовують процедури закупівель установ-замовників, визначено ст. 11 Закону № 9221. Цей Закон висуває декілька вимог до тендерного комітету:
1. Тендерний комітет створюється в кількості не менше 5 осіб. Якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою, ніж 5 осіб, до складу тендерного комітету повинні входити всі службові (посадові) особи замовника.
2. До складу тендерного комітету не можуть входити особи та представники учасників закупівель, члени їх сімей, а також народні депутати України, депутати ВР АР Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
Частиною 4 ст. 11 Закону № 922 визначено, що тендерний комітет оформлює рішення, прийняті за результатами засідань, протоколом, в якому відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні тендерного комітету, з кожного питання. Протокол підписують усі члени комітету, присутні на засіданні.
ВАЖЛИВО! Законом № 922 не передбачено можливість розглядати закупівельні питання у разі неповного складу тендерного комітету.
Більш того, відповідно до п. 2.5 Примірного положення № 5572 засідання тендерного комітету є правомочним за присутності на ньому не менше двох третин членів комітету (кворуму). Порахуємо:
5 членів × 2 : 3 = 3,33 члена.
Отже, саме ця величина є мінімально необхідною кількістю членів тендерного комітету, за наявності яких засідання буде правомочним. Але це не ціле число, тож яке число обрати: 3 чи 4?
Хоча визначена нами величина зовсім близька до 3 одиниць, на нашу думку, йдеться про «цілих і неподільних» членів комітету, при розрахунку кількості яких не можна в повній мірі застосувати математичні правила округлення. Відповідно, наступне ціле число після 3,33 — це 4. Це і є мінімальна кількість присутніх членів комітету, за умови, якщо Положення про тендерний комітет, затверджене в вашій установі, містить вимогу, аналогічну наведеній в п. 2.5 Примірного положення № 557.
ВАЖЛИВО! Пунктом 2 наказу Мінекономрозвитку від 30.03.2016 р. № 557, яким затверджене Примірне положення № 557, замовникам лише рекомендовано під час розроблення положення про тендерний комітет керуватися цим Примірним положенням.
Отже, якщо у власному положенні про тендерний комітет ви передбачили:
- норму, аналогічну п. 2.5 Примірного положення № 557 (і вона діє до цього часу), то засідання, на якому присутні 3 із 5 членів комітету, є неправомочним;
- що засідання можна визнати правомочним за наявності 3 членів комітету, то можна скликати його та приймати необхідні рішення. Однак, на наш погляд, проводити засідання за участі менше ніж 2/3 членів комітету недоцільно, оскільки це може створювати конфлікт між інтересами членів комітету.
Тому краще буде:
- або дочекатися членів тендерного комітету із відпустки;
- або, якщо є нагальна потреба в організації позатермінового засідання тендерного комітету, внести зміни до складу тендерного комітету. Для цього потрібно видати відповідне розпорядження (наказ) про виключення відсутніх членів тендерного комітету із його складу, та про введення до його складу нових.
Зауважимо, що одразу при розробці положення про тендерний комітет потрібно визначити заступника голови або зазначити, хто із членів комітету зможе виконувати обов’язки голови у разі його тимчасової відсутності. Адже саме його голос є вирішальним у разі рівного розподілу голосів при прийнятті рішень (п. 2.6 Типового положення № 557).