Версія для друку
Людмила Балла, PhD in Economics, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»
Довідка про доходи: загальна інформація
Платник податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) після закінчення податкового року може претендувати на податкову знижку. Тобто зменшити свій річний дохід у вигляді зарплати, яка оподатковується ПДФО, на суму витрат, визначених ст. 166.3 ПКУ1.
Найпоширенішими з них є кошти, сплачені на користь вітчизняних закладів освіти для компенсації вартості здобуття відповідної освіти таким платником податку та/або членом його сім’ї першого ступеня споріднення та/або особи, над якою встановлено опіку чи піклування або яку влаштовано до прийомної сім’ї, дитячого будинку сімейного типу, якщо такого платника податку призначено відповідно опікуном, піклувальником, прийомним батьком, прийомною матір’ю, батьком-вихователем, матір’ю-вихователькою.
Документи, необхідні для отримання податкової знижки, працівник подає до територіального органу ДПС. Одним з таких документів є довідка про доходи, отримані у звітному році (далі — довідка). Таку довідку платник ПДФО (у даному випадку працівник) подає до ДПС разом із декларацією про майновий стан і доходи.
На необхідності довідки наголошують податківці в консультації в категорії 103.05 ЗІР. При цьому п.п. «в» п. 176.2 ПКУ передбачено, що податкові агенти платників податку (у даному випадку роботодавці) зобов’язані подавати на вимогу платника податку (працівника) відомості про суму виплаченого на його користь доходу, суму застосованих податкових соціальних пільг (ПСП) та суму утриманого ПДФО.
ВАЖЛИВО! Податкова декларація (а з нею і довідка про доходи) подається платником податку по 31 грудня включно наступного за звітним податкового року (п.п. 166.1.2 ПКУ). Тобто роботодавець видає довідку, в якій зазначаються доходи попереднього податкового року (наразі 2022 року).
Інформація, яку містить довідка У своїй консультації ГУ ДПС у Чернівецькій області2 зауважує, що затвердженої форми довідки, яку повинні надавати податкові агенти на вимогу платника податків, нормами чинного законодавства не передбачено. Тож довідка надається в довільній формі, в якій, крім загальної інформації про фізичну особу (П. І. Б., реєстраційний номер облікової картки, період роботи), зазначається обов’язково така інформація (див. також консультацію в категорії 103.05 ЗІР):
- сума нарахованого оподатковуваного доходу (помісячно та загальною сумою);
- розмір та сума ПСП;
- сума нарахованого та утриманого ПДФО.
Зауважте, що розмір нарахованого та утриманого військового збору не впливає на податкову знижку, тож його зазначати в довідці не обов’язково.
Також не впливає на податкову знижку дохід за мінусом утриманого ПДФО. Звісно, ви можете зазначати ці дані в довідці, але вони не інформативні.
ДО ВІДОМА. Іноді при формуванні довідки роботодавці використовують Форму № 3 — довідку, яка наведена в додатку 3 до Інструкції № 123. Але дана Інструкція втратила чинність ще 01.01.2012 р. Звісно, можна брати за основу Форму № 3, але це не зовсім правильно. По-перше, вона містить застарілі поняття (наприклад, прибутковий податок тощо). По-друге, вона не передбачає внесення інформації помісячно, а також немає, де зазначити дані про ПСП, а ця інформація є обов’язковою. Тож ви можете користуватися Формою № 3 тільки як зразком, але потрібно її модернізувати.
Інструкція про прибутковий податок з громадян, затверджена наказом МФУ та ДПІ від 21.04.1993 р. № 12 (втратила чинність).
На рис. 1 нижче наведено зразок довідки. За умовами прикладу працівник у 2022 році працював у режимі неповного робочого часу (на 0,5 ставки) та отримував зарплату на рівні мінімальної зарплати пропорційно зайнятості. Ним подана заява про застосування ПСП, і протягом 2022 року до його зарплати застосовувалась звичайна ПСП.
Довідка про доходи: питання-відповіді
У таблиці нижче відповімо на запитання, що стосуються інформації, яку потрібно зазначати в довідці.
Яку інформацію роботодавець зазначає в довідці?
|
Запитання |
Відповідь |
|
Які доходи, окрім зарплати, потрібно відображати в довідці? |
Відповідно до п.п. 14.1.170 ПКУ для розрахунку податкової знижки потрібно знати загальний річний оподатковуваний дохід, одержаний за наслідками такого звітного року у вигляді зарплати. До того ж п.п. 166.4.2 ПКУ передбачає, що сума податкової знижки не може перевищувати суму річного загального оподатковуваного доходу платника податку, нарахованого як зарплата, зменшену на ПСП. Тобто для розрахунку податкової знижки потрібні дані про дохід у вигляді зарплати. Втім, у довідці ви можете зазначати інші доходи, окрім зарплати, окремим рядком. Це стосується:
При цьому окремо в довідці зазначте:
|
|
|
|
Чи можна при заповненні інформації про доходи орієнтуватися на додаток 4ДФ? |
Так, можна. Додаток 4ДФ якраз і відображає за місяцями інформацію про нарахований дохід платника податку та нарахований і перерахований до бюджету ПДФО. При цьому орієнтир на доходи з ознакою доходу «101». Якщо платник податку має інші доходи, то їх доцільно виділити окремо |
|
В одній установі особа має основне місце роботи, а також працює за внутрішнім сумісництвом. Як видавати довідку? |
|
|
Чи виділяти в довідці відпускні, лікарняні? Розносити їх по місяцях, за які вони нараховані, чи відображати окремим рядком? |
Ні, не виділяються. Суми виплат у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності (лікарняні) та відпускні, нараховані та виплачені в одному звітному періоді (місяці) за минулі або наступні звітні періоди, відображаються у додатку 4ДФ у тому місяці, в якому були здійснені нарахування (виплати) (див. роз’яснення в категорії 103.25 ЗІР). Отже, загальну суму лікарняних чи відпускних, нарахованих у звітному місяці, відображаємо і в довідці. При цьому окремим рядком суму лікарняних чи відпускних не виділяємо — відображаємо разом із зарплатою |
|
Якщо у 2022 році ФСС затримував фінансування лікарняних, в яких місяцях відображати нарахований та перерахований до бюджету ПДФО? |
Правила заповнення додатка 4ДФ у разі затримки ФСС (а з 2023 року — ПФУ) фінансування лікарняних див. у газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 14/2021, с. 22. Тож, заповнюючи довідку, орієнтуйтеся на те, в яких місяцях в додатку 4ДФ було відображено нараховане та перераховане до бюджету ПДФО з таких лікарняних |
|
Працівник був повний місяць у відпустці без збереження зарплати та не отримував доходу. Що зазначати в довідці? |
За такий місяць у довідці буде відсутній дохід та ПДФО (0,00 грн). При цьому не слід конкретизувати причину відсутності доходу — ця інформація не потрібна для отримання податкової знижки |
|
В одному з місяців 2022 року відбулося сторнування зарплати за попередні місяці. Чи зазначати це в довідці? |
Фактично працівникові нараховується зарплата, зменшена на розмір сторнованої зарплати. У довідці такі дії не відображаються — буде зазначено дохід (зарплата — сторнована зарплата) у місяці, коли відбулося сторнування. Аналогічна ситуація із відображенням донарахованої зарплати |
|
Працівник писав заяву на ПСП, але у 2022 році не мав на неї права (дохід перевищив граничну межу для застосування ПСП). Чи зазначати в довідці ПСП, адже заява на неї написана? |
У довідці зазначається ПСП тільки в разі її застосування. Якщо права на ПСП не було, то, незважаючи на наявність заяви, вона не зазначається в довідці |
|
Працівник у 2022 році мав право на ПСП за різними підставами (до березня 2022 року — звичайну ПСП, а потім — ПСП «на дітей»). Чи зазначати це в довідці? |
У довідці зазначайте розмір ПСП (у разі її застосування) у кожному місяці, залежно від підстави. При цьому не конкретизуйте підстави для зміни розміру ПСП — ця інформація не потрібна для отримання податкової знижки |
|
Працівник був прийнятий на роботу посеред 2022 року (у липні). Чи є особливості в заповненні довідки? |
Довідка видається за загальними правилами. Тільки не буде доходу в місяцях до прийняття на роботу. Також у довідці зазначте дату прийняття працівника на роботу, щоб було зрозуміло, що ви були його податковим агентом неповний податковий рік |
|
Працівник у 2022 році був звільнений та прийнятий на роботу наступного ж дня на іншу посаду. Чи потрібно подавати дві довідки? |
Тут усе залежить від рішення територіального органу ДПС. Логічно, що оскільки дохід був отриманий в одного роботодавця (податкового агента), то немає потреби формувати дві довідки. За відсутності вказівок від вашого ДПС формуйте одну довідку. Однак, якщо ДПС для їх розрахунків простіше користуватися саме двома довідками, то на їх вимогу розмежуйте дохід за обома місцями роботи. Це ж саме стосується і випадку, коли працівника звільнено і наступного дня прийнято на ту ж саму посаду |
|
У грудні 2022 року був здійснений перерахунок ПДФО. Чи інформувати про це в довідці? |
Загалом після перерахунку ПДФО: 1) суму недоплати утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника за грудень 2022 року (якщо його вистачає); 2) на суму переплати ПДФО зменшується сума ПДФО, що підлягає утриманню з доходу працівника за грудень 2022 року (якщо його вистачає). Формуючи довідку, орієнтуйтеся на дані додатка 4ДФ за грудень 2022 року. Якщо при перерахунку ПДФО виявлена (деталі див. у газеті «Зарплата та кадрова справа», № 23/2022, с. 8):
|
|
Роботодавець утримав, але не перерахував ПДФО до бюджету. Чи включатиметься таке ПДФО до розрахунку податкової знижки? |
Податківці в консультації в категорії 103.05 ЗІР зауважують, що для розрахунку сум ПДФО, які підлягають поверненню платнику податку з бюджету у зв’язку з реалізацією ним права на податкову знижку, застосовується сума сплаченого, тобто зарахованого до відповідного бюджету ПДФО, а не нарахованого (утриманого) податковим агентом. Тобто утримане, але не перераховане ПДФО не включається до розрахунку податкової знижки. У зв’язку з цим у довідці доцільно зазначати розмір нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО |
