Версія для друку
Нагадаємо: основні правила відшкодування витрат на проживання працівників у службовому відрядженні ми розглядали в газеті «Бухгалтерія: бюджет» № 38/2016, с. 25. Але на той час залишилися два спірні питання, з якими ми обіцяли звернутися до Мінфіну. Відповідь головного фіноргану ми отримали, а от наскільки вона допомогла у вирішенні цих питань, зараз подивимося.
Ранній заїзд/пізній виїзд Перша ситуація така: працівник після повернення з відрядження надав рахунок на проживання в готелі (готель — неплатник ПДВ), у якому зазначено вартість проживання — 240 грн і окремими рядками: ранній заїзд — 90 грн і пізній виїзд — 90 грн. Чи можна відшкодувати працівнику витрати, пов’язані з оплатою послуги раннього заїзду і пізнього виїзду з готелю?
Скажемо відразу: про відшкодування таких витрат в Інструкції № 591 прямо не сказано. Але, вважаємо, це і не потрібно. Адже оплата послуг раннього заїзду і пізнього виїзду — це ніщо інше, ніж витрати на наймання житла. Дивіться самі.
Згідно з абз. 23 п. 1.3 Правил № 192 у готелях доба проживання (за яку здійснюють оплату) встановлюються виходячи з розрахункової години — години, при настанні якої споживач має звільнити номер у день виїзду і після якої здійснюється заселення до готелю. Зазвичай розрахункова година з 12:00 поточного дня до 12:00 наступного дня. Відповідно, якщо відряджений працівник:
- приїжджає до готелю до 12:00, то має місце так званий ранній заїзд — заїзд споживача до готелю до розрахункової години (абз. 21 п. 1.3 Правил № 19). І готель не зобов’язаний поселяти особу до розрахункової години. Клієнту можуть запропонувати поселення до розрахункової години за певну плату (вона справляється або за півдоби, або за годинами);
- виїжджає з готелю після 12:00, то буде пізній виїзд — виїзд із готелю після розрахункової години в день виїзду (абз. 22 п. 1.3 Правил № 19). У такій ситуації клієнту теж зазвичай пропонують доплатити за проживання певну суму.
Звідси висновок: оплата послуг з раннього заїзду і пізнього виїзду — це витрати на проживання, відповідно, вони підлягають компенсації. Саме на це натякає Мінфін у листі, що коментується, додатково підкресливши: відшкодування витрат на проживання в готелі має здійснюватися в розмірі, зазначеному в підтвердних документах, які засвідчують вартість послуг з проживання. При цьому зазначені витрати не повинні перевищувати граничних сум витрат на наймання житла, затверджених постановою № 983. Нагадаємо, що згідно з цим документом гранична норма витрат становить на добу: до 19.04.2017 р. — 240 грн (без ПДВ), а з 19.04.2017 р. — 600 грн (без ПДВ)4.
Підкреслимо, що в постанові № 98 не уточнюється, про яку добу (астрономічну або добу проживання) йдеться. Тому зазначимо, що оплата за проживання в готелі стягується саме за добу проживання (як правило, з 12:00 поточного дня до 12:00 наступного дня), отже, і гранична сума витрат на найм житлового приміщення встановлена за добу проживання. Це підтверджується також абз. 1 п.5 розд. ІІ Інструкції № 59.
Як ми вже сказали, оплата послуг з раннього заїзду та пізнього виїзду — це також витрати на проживання. Причому відноситься ця оплата вже до інших діб проживання в готелі, ніж основна оплата (в нашому випадку — 240 грн). Значить, з метою дотримання обмеження щодо граничної суми витрат на проживання вартість оплати раннього заїзду, оплати пізнього виїзду і безпосередньо оплату за проживання потрібно розглядати окремо. Тобто, якщо мова йде про проживання до 19.04.2017 р., то працівникові слід відшкодовувати всю суму (90 грн + 240 грн + 90 грн)5.
Комісійний збір Друга ситуація така: відряджений працівник оплатив вартість проживання в готелі (мотелі тощо) самостійно через банк. При цьому банк стягнув за таку послугу комісійний збір. Чи можна відшкодувати такі витрати працівникові?
У зазначеній вище консультації ми підкреслювали: про компенсацію таких витрат в Інструкції № 59 не сказано. При цьому «зачепитися» за якусь норму цього документа для вирішення питання теж не можна.
Так, у п. 5 розд. І Інструкції № 59 сказано, що працівнику відшкодовують витрати на наймання житла в розрахунку одного місця в готелі (мотелі). Виходить, якщо читати буквально, то йдеться тільки про плату за проживання. А от про витрати, супутні такій оплаті, — жодного слова. Приміром, стосовно витрат на проїзд сказано чітко: витрати на проїзд відшкодовуються в розмірі вартості проїзду з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків (п. 6 розд. І Інструкції № 59). На жаль, для оплати витрат на проживання такого уточнення не зроблено.
Тому ми попросили Мінфін роз’яснити це питання. Головний фінорган не став ходити околяса, а констатував: відшкодування витрат за послуги банків у зв’язку з платою за проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях ні Інструкцією № 59, ні постановою № 98 не передбачено. Прикро за таке законодавче упущення, але нічого не вдієш: якщо після повернення зі службового відрядження працівник надав вам квитанцію про сплату комісійного збору за оплату вартості проживання, то компенсувати такі витрати не можна.
