Листи, що коментуються, адресовані виключно закладам охорони здоров’я, які видають листки непрацездатності (так звані лікарняні). У них фахівці МОЗ висвітлили певні облікові моменти бланків таких документів. Ми ж розставимо деякі акценти.

Поза сумнівами, бланки листків непрацездатності (далі — БЛН) для закладів охорони здоров’я — особливі матцінності. Вони хоча і є запасами, але все ж їх облік по-своєму специфічний.

Статус БЛН З одного боку, «непрацездатна» нормативка вимагає зберігати БЛН як бланки суворої звітності. Це сказано в абз. 4 п. 3.2 Технічного опису листка непрацездатності, затвердженого спільним наказом ФНВ, МОЗ, Мінпраці, ФТВП від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406, і, власне, на самому БЛН.

Але з іншого боку, з усією «суворістю» підійти до їх обліку немає причин: з 08.06.2012 р. БЛН не є документами суворої звітності.

Як же бути? Вважаємо, що в будь-якому разі для обліку БЛН застосовувати типові форми первинного обліку бланків суворої звітності, затверджені наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67, не потрібно. Як не крути, БЛН — не є документом суворого обліку. Крім того, зазначені форми не містять всієї необхідної інформації для обліку наявності та руху БЛН.

Що стосується бухобліку, то нам ближче субрахунок 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». Погоджується з цим і МОЗ, про що сказано в листі, що коментується, від 31.03.2014 р. № 3.07-Д-1/623/8626.

А от у ситуації, коли БЛН надійшли до медзакладу ще до скасування їх суворості, продовжуйте вести облік наявності та руху БЛН на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» (і одночасно на позабалансовому рахунку 08 «Бланки документів суворої звітності») до повного використання таких бланків.

Що стосується організації первинного обліку БЛН, то на сьогодні єдиного нормативно-правового акту, що регламентує порядок отримання, розподілу, використання, реєстрації та знищення БЛН, немає. Як підкреслило МОЗ у листах, що коментуються, організація документообігу з питань обліку БЛН — компетенція керівника медзакладу.

Тому насамперед керівник закладу, видаючи відповідні накази, повинен призначити:

• особу, відповідальну за отримання, розподіл, зберігання БЛН (це може бути бухгалтер-касир, старша чи головна медична сестра або будь-який інший працівник);
• склад комісії зі знищення корінців БЛН, термін зберігання яких закінчився, і зіпсованих БЛН.

Також доцільно розробити і затвердити порядок обліку БЛН. У цій частині можна орієнтуватися на загальний порядок обліку запасів, адже БЛН — це ті ж запаси. А можна підійти до обліку БЛН більш педантично і врахувати специфіку такого виду запасу, як БЛН (наявність корінців, особливості використання). Далі ми запропонуємо для цього спеціальні документи (див. додаток 1, 2 і 3 до коментаря).

Отримання БЛН МОЗ закуповує БЛН за рахунок коштів держбюджету за спеціальною бюджетною програмою і забезпечує ними заклади охорони здоров’я централізовано на безоплатній основі відповідно до їх заявок. Розподіл БЛН здійснюється згідно зі щорічними наказами МОЗ. Приміром, минулого року таким був наказ від 21.06.2013 р. № 539.

Відповідальна особа отримує БЛН на підставі довіреності, оформленої в установленому порядку. До видачі вони зберігаються в підзвіті (у цієї ж або іншої особи).

Медзаклади повинні вести точний кількісний облік БЛН, тому їх надходження доцільно відображати в спеціальній Книзі отримання бланків листків непрацездатності, складеній у довільній формі. Примірну форму такої Книги ви можете знайти у додатку 1 до коментаря.

Видача БЛН Існує два способи видачі листків непрацездатності:

а) централізований (частіше використовують у великих поліклініках), коли всі листки непрацездатності оформляє медсестра (інша відповідальна особа), яка перебуває в реєстратурі або в окремому кабінеті. На підставі довідки (талона) лікаря вона виписує листок непрацездатності і реєструє його видачу в Журналі регістрації листків непрацездатності типової форми № 036/о, затвердженої наказом МОЗ від 14.02.2012 р. № 110. Підкреслимо: цей документ зберігають 5 років;

б) децентралізований, коли листок непрацездатності виписує безпосередньо лікар.

Медсестра і лікарі отримують БЛН від призначених головним лікарем осіб, які відповідають за зберігання БЛН. Про передачу бланків роблять відповідний запис у Книзі розподілу бланків листків непрацездатності, складеній у довільній формі. Примірну форму такої Книги ви можете знайти у додатку 2 до коментаря.

Медсестра і лікарі, які отримали під звіт БЛН, як правило, наприкінці кожного місяця звітують про витрачання БЛН шляхом здавання корінців раніше отриманих бланків. Фіксування повернення корінцем можна передбачити в Книзі розподілу бланків листків непрацездатності (додаток 2 до коментаря; графа 15, 16). Після цього використані БЛН списують з балансу на підставі акта (складають у довільній формі).

Книги отримання і розподілу бланків листків непрацездатності мають бути пронумеровані, прошнуровані і мати на останній сторінці запис: найменування організації, кількість сторінок, печатка організації і підпис керівника. Записи в книгах роблять в хронологічному порядку особою, відповідальною за отримання, видачу та зберігання БЛН.

Зберігання і знищення корінців БЛН У листах, що коментуються, фахівці МОЗ підкреслили: терміни зберігання корінців БЛН Інструкцією № 532 не встановлені. Але ось-ось в цей документ внесуть зміни, якими, зокрема, буде встановлено такий термін.

Припустимо, коли це ще буде, а що закладам охорони здоров’я робити зараз — викидати корінці відразу чи зберігати вічно? Відповідаємо: ні те ні інше, адже термін зберігання корінців вже давно вирішений. Тільки чомусь МОЗ про це не знає.

Так, п. 716 розділу 7.2 «Медичне і санаторно-курортне обслуговування» Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5, встановлено, що корінці БЛН зберігають 3 роки.

Тому в Положенні про облік БЛН, затвердженому у медзакладі, потрібно прописати, що корінці повинні зберігатися протягом 3 років і надалі знищуватися шляхом спалення комісією, призначеною керівником.

Документом, що підтверджує знищення, є акт. Його також складаєте у довільній формі, наприклад у формі Акта про знищення корінців бланків листків непраце­здатності, термін зберігання яких закінчився, який ми навели в додатку 3 до коментаря.

Далі розглянемо порядок відображення в бухобліку операцій з отримання і руху БЛН.

Приклад. Медзаклад отримав 4000 шт. БЛН на загальну суму 1200 грн. Частину з них, а саме 150 шт., передали медсестрі (у закладі — централізований порядок видачі лікарняних).За підсумками місяця вона відзвітувала про 100 шт. виданих БЛН на суму 30 грн.

Операції з обліку БЛН показані в таблиці.

Додаток 1 до коментаря

_______________________________

(найменування установи)

Код ____________________________

КНИГА
отримання бланків листків непрацездатності

Додаток 2 до коментаря

_______________________________

(найменування установи)

Код ____________________________

КНИГА
розподілу бланків листків непрацездатності

* Для структурних підрозділів.

Додаток 3 до коментаря

_______________________________

(найменування установи)

Код ____________________________

АКТ
про знищення корінців бланків листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився

Нами, комісією у складі

проведено знищення корінців бланків листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився.

Перелік
знищених корінців бланків листків непрацездатності

Усього знищено шляхом спалення _________________________ штук корінців листків непрацездатності, термін зберігання яких закінчився. 

Голова комісії:

Члени комісії:

Документ, що коментується

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИ

Лист від 12 березня 2014 року № 3.18-Д-1/13/497/6758

Щодо роз’яснення з питань обліку та обігу листків непрацездатності

Департамент реформ та розвитку медичної допомоги розглянув <…> звернення <…>, що надійшло з Комітету Верховної Ради України з питань охорони здоров’я та повідомляє.

Відповідно до пункту 2 наказу Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947 <…>, визнано таким, що втратив чинність наказ Державного казначейства України від 8 грудня 2000 року № 125 «Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ».

Питання обліку тари регулюється Положенням з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженим пунктом 1 наказу Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947, згідно з яким тара обліковується за вартістю, зазначеною у відповідних документах постачальників. При поверненні або реа­лізації тари різниця між балансовою вартістю і вартістю реалізації (передачі) відноситься на фактичні видатки або доходи установи.

Також повідомляємо, що єдиний порядок організації та проведення експертизи тимчасової непрацездатності затверджено наказом МОЗ України від 9 квітня 2008 року № 189 <…> (далі — Положення).

Порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджено наказом МОЗ України від 13 листопада 2001 року № 455 «Про затвердження Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непраце­здатність громадян» <…> (далі — Інструкція).

Відповідальність за стан організації та якості експертизи тимчасової непрацездатності несе керівник закладу охорони здоров’я (п. 8.2 Інструкції), який має повноваження: до видання наказів та надання розпоряджень стосовно організації експертизи тимчасової непрацездатності (далі — ЕТН) та вдосконалення її якості; установлення порядку оформлення і видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян з урахуванням особ­ливостей роботи закладу; призначення осіб, відповідальних за облік, одержання, збереження, розподіл, видачу та використання документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян (п. 3.3 Положення).

Відповідно до вимог Положення ведення документообігу з питань ЕТН організовує керівник закладу охорони здоров’я. Накази та розпорядження головного лікаря, що стосуються організації ЕТН, повинні враховувати вимоги всіх чинних наказів стосовно ЕТН, які є обов’язковими до виконання.

Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності затверджена наказом МОЗ України, Мінпраці, Фонду соціа­льного страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 3 листопада 2004 року №  532/274/136-ос/1406 <…>.

В зазначеній інструкції відсутній термін зберігання корінця листка непрацездатності. Станом на сьогодні проводиться робота щодо внесення змін до цього наказу. Питання щодо терміну зберігання корінця листка непрацездатності буде врегульовано під час внесення змін до наказу.

Директор Департаменту реформ 
та розвитку медичної допомоги М. ХОБЗЕЙ

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИ

Лист від 31 березня 2014 року № 3.07-Д-1/623/8626

Щодо роз’яснення з питань обліку та обігу листків непрацездатності

Міністерство охорони здоров’я України розглянуло звернення <…> до <…> листа щодо роз’яснення з питань обліку та обігу листків непрацездатності та повідомляє.

Єдиний порядок організації та проведення експертизи тимчасової непрацездатності затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 9 квітня 2008 року № 189 <…> (далі — Положення).

Порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13 листопада 2001 року № 455 «Про затвердження Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян» <…> (далі — Інструкція).

Відповідальність за стан організації та якості експертизи тимчасової непрацездатності (далі — ЕТН) несе керівник закладу охорони здоров’я (п. 8.2 Інструкції), який має повноваження: до видання наказів та надання розпоряджень стосовно організації ЕТН та вдосконалення її якості; установлення порядку оформлення і видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян з урахуванням особливостей роботи закладу; призначення осіб, відповідальних за облік, одержання, збереження, розподіл, видачу та використання документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян (п. 3.3 Положення).

Відповідно до вимог Положення ведення документообігу з питань ЕТН організовує керівник закладу охорони здоров’я. Накази та розпорядження головного лікаря, що стосуються організації ЕТН, повинні враховувати вимоги всіх чинних наказів стосовно ЕТН, які є обов’язковими до виконання.

Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності затверджена наказом МОЗ України, Мінпраці, Фонду соціа­льного страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 3 листопада 2004 року № 532/274/136-ос/1406 <…>.

В зазначеній інструкції відсутній термін зберігання корінця листка непрацездатності. Станом на сьогодні проводиться робота щодо внесення змін до цього наказу. Питання щодо терміну зберігання корінця листка непрацездатності буде врегульовано під час внесення змін до наказу.

У Міністерстві охорони здоров’я України за бюджетною програмою КПКВК 2301350 «Організація і регулювання діяльності установ та окремі заходи у системі охорони здоров’я» в частині «Забезпечення бланками листка непрацездатності закладів охорони здоров’я» за рахунок коштів Державного бюджету на відповідний рік здійснюється централізована закупівля бланків листків непрацездатності. Розподіл і постачання бланків листків непрацездатності здійснюється відповідно до щорічного наказу Міністерства охорони здоров’я України.

Оскільки бланки листків непрацездатності використовуються закладами охорони здоров’я в процесі звичайної діяльності, то вони відносяться до запасів. А отже, їх слід обліковувати відповідно до Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947.

Заступник Міністра О. ТОЛСТАНОВ