Журналы

Профессиональный бухгалтер 04 декабря, 2017
45
Д

Директор — единственный работник: как подписывать приходные и расходные ордера

В штате предприятия есть только должность директора. Однако время от времени возникает необходимость проводить кассовые операции (прием и выдачу наличных). Фактически их будет осуществлять директор.
Нужно ли в этом случае возложить на него функции кассира и как следует подписывать приходные и расходные кассовые ордера?

-A
A+

Вы знаете, что на небольших предприятиях функции кассира вполне могут выполняться главбухом или просто бухгалтером. Однако законодательство допускает отсутствие должности главного бухгалтера (бухгалтера) и ведение учета самостоятельно собственником или директором предприятия. Этот вариант организации учетной работы прямо предусмотрен в абз. 5 ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете. Если в штатном расписании предприятия нет должности бухгалтера, то обязанность по ведению учета на предприятии и составлению отчетности прописывается в функциональных обязанностях директора.

Функции кассира также не обязательно должны быть единственными у работника, как и наличие в штате такой должности. Согласно п. 4.8 Положения № 6371предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника. С учетом этого должностные обязанности кассира необходимо закрепить в должностной инструкции соответствующего работника.

Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Что касается ведения кассовых операций, то принимать и выдавать наличность, заполнять первичные документы о приеме и выдаче наличности, журналы, кассовую книгу и т. д. может директор, но все упирается в то, что в кассовых документах есть графы для подписи главного бухгалтера (бухгалтера) и кассира.

Так, ПКО2и квитанцию к нему подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия (перед передачей в кассу). Квитанция к ПКО заверяется печатью в случае её использования (п. 3.3 Положения № 637). РКО3и ведомость на выплату денег перед передачей в кассу подписывает не только главный бухгалтер (уполномоченное на это лицо), но и руководитель предприятия (п. 3.4 Положения № 637). Само собой разумеется, что при получении и выдаче денег ПКО и РКО должен подписать кассир, для чего в этих документах отведена графа.

Расходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер.

Не секрет, что кассовая дисциплина — это строгая сфера, требующая тщательного соблюдения правил и оформления документов. Вольности тут могут привести к штрафам.

Отметим, что НБУ не возражает против того, чтобы один и тот же работник совмещал, к примеру, должность главного бухгалтера (бухгалтера) с должностью кассира (письмо НБУ от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602). На отдельного работника (например, главного бухгалтера, бухгалтера, заместителя директора и др.) в рамках занимаемой им должности также можно возложить обязанности кассира (письмо НБУ от 07.04.2008 г. № 11-113/1441–4464).

ВАЖНО! С кассиром или с другим работником, выполняющим функции кассира (в т. ч. на временной основе), нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

В письме НБУ от 01.08.2014 г. № 11-117/41539 сказано, что руководитель при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира не имеет права единолично подписывать кассовые документы. А вот при отсутствии на предприятии других работников руководитель согласно этому письму имеет право подписывать кассовые документы единолично как руководитель предприятия. При этом учтите, что подписи должны быть проставлены в каждой графе кассовых документов. К примеру, в отсутствие на предприятии других работников директор, заполняя РКО, поставит свою подпись в полях «Керівник», «Головний бухгалтер» и «Видав касир».

Как видите, функции кассира может выполнять директор, являющийся единственным работником предприятия. Кроме того, функции бухгалтера согласно Закону о бухучете, директор также может выполнять самостоятельно, на что мы уже выше обращали ваше внимание. Поэтому пусть и выглядят нелепо две или три подписи одного и того же человека на одном документе, но такой вариант допустим. Вопросы по неправильному заполнению ПКО и РКО тут возникать не должны.

На то, что директор должен расписываться в РКО отдельно как кассир и как руководитель предприятия, указывают и фискалы в разъяснении в категории 109.15 ЗІР. Формально подписью в каждой графе работник подтверждает, что выполнил свои обязанности и как руководитель, и как бухгалтер (главбух), и как кассир.

Иная сложность состоит в том, что п. 4.8 Положения № 637, а также Перечнем № 447/244предусмотрено, что с кассиром должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Такой договор заключается между предприятием, которое представляет его руководитель (администрация), и работником, выполняющим обязанности кассира. В данном случае обе стороны договора представляет один и тот же человек. Возникает вопрос: может ли быть заключен договор на таких условиях?

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденный в виде приложения 1 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977 г. № 447/24.

С одной стороны, согласно ч. 3 ст. 238 ГКУ представитель не вправе совершать сделки от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является.

С другой — договор о полной материальной ответственности заключают не в рамках гражданско-правовых, а в рамках трудовых отношений. Его заключение предусмотрено и регулируется КЗоТ, а не ГКУ. Теоретически директор, представляя предприятие, может позаботиться о его интересах, заключив договор о полной материальной ответственности с самими собой. Но лучше, чтобы такой договор был заключен межу директором и одним из собственников предприятия. Ведь если директор будет единственным лицом, распоряжающимся материальными ценностями, то о контроле должны позаботиться собственники предприятия.

Дело в том, что для обычного кассира отказ заключить договор о полной материальной ответственности может стать отказом в приеме на работу или получении данной должности. Это и вынуждает кассиров подписывать договор. В свою очередь, директор, не заключив сам с собой такой договор, сможет продолжить работу, так сказать, не увольняя самого себя. Соответственно, об этом заранее должны подумать учредители.

Оксана Хмелевская, бухгалтер-эксперт

№ 45, 2017  (с. 28)

Архив номеров

Вверх
Закрыть
Заказать обратный звонок
Будет выполнено оформление подписки на выбранное издание
Телефон
Оформить
Вернуться
Закрыть
Извините, на выбранный вами период подписка не осуществляется. Для того чтобы задать свой вопрос звоните на наши контактные телефоны или воспользуйтесь формой обратной связи