Версия для печати

Главные тезисы

• Исправить ошибки в форме № 1ДФ можно только через УР (а если предельный срок подачи формы № 1ДФ еще не прошел — новый отчетный расчет).
   
• Если ошибка привела к недоплате по НДФЛ и/или ВС, налоговый агент обязан уплатить пеню за весь период просрочки.
   
• При самоисправлении ошибки штраф (ни 3 % по п. 50.1, ни 25 % по п. 127.1 НКУ) применяться не должен.
   
• В УР указывают только те строки, которые исправляю­т (заменяют, дополняют). При этом в г­рафе 9 разд. I форм­ы № 1ДФ в неправильной строке поставьт­е признак «1», а в правильной — «0».
   
• Если налоговый агент доначисляет/сторнирует сумму дохода, это изменяет ФОТ1текущего месяца, поэтому НДФЛ и ВС исчисляются как текущие обязательства, корректировать прошлые месяцы не нужно.

Провели выплату без удержания НДФЛ и/или ВС

Примеры ошибок из этой группы:

1) выплатили физлицу доход, с которого надо было удержать НДФЛ и ВС, но налоги не удержали;
2) начислили доход, с которого надо было удержать НДФЛ и ВС, но налоги не удержали (даже если фактической выплаты не было).

НАПОМНИМ! Сроки уплаты НДФЛ и ВС установлены ст. 168 НКУ. В общем случае данные платежи должны быть уплачены одновременно с выплатой дохода (при выплате дохода в неденежной форме или наличными — не позднее следующего банковского дня после выплаты). А если доходы начислены, но не выплачены, — в течение 30 к. дн. по окончании отчетного месяца. За нарушение предельных сроков уплаты НДФЛ и ВС налоговому агенту грозят штрафные санкции.

Пример 1. В октябре обнаружили, что в марте 2016 года работник, вернувшись из командировки с опозданием (по истечении 5 банковских дней), внес в кассу остаток подотчетных средств в сумм­е 200,00 грн. Срок выплаты зарплаты за 2-ю половину марта — 07.04.2016 г. Ошибку исправляют в октябре.

Работник обязан вернуть неиспользованный остаток подотчетных сумм до или одновременно с подачей Отчета о командировке2.

Предельные сроки подачи Отчета установлены п.п. 170.9.2 НКУ.

Несвоевременно возвращенный остаток включается в налогооблагаемый доход работника. Причем база налогообложения определяется с учетом «натурального» коэффициента (К). Заметьте, что для целей обложения ВС применение К прямо не предусмотрено НКУ3. Однако, на наш взгляд, ВС должен взиматься с базы налогообложения, определенной для НДФЛ.

НДФЛ и ВС с таких сумм удерживаются работодателем за счет любого налогооблагаемого дохода (после налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев до полной уплаты (п.п. 170.9.1 НКУ).

Таким образом, работодатель должен был включить эту сумму в налогооблагаемый доход марта 2016 года и удержать НДФЛ и ВС. Однако это не было сделано. Налицо выплата дохода без удержания данных платежей. Допустим, что уточняющий расчет за І квартал 2016 года подан налоговым агентом 05.10.2016 г. В этот же день перечислена сумма недоплаты по НДФЛ и ВС.

Считаем, что при самоисправлении оснований для применения штрафа (ни 3 % по п. 50.1 НКУ, ни 25 % по п. 127.1 НКУ) нет. Причем это, по нашему убеждению, касается и ошибок по ВС: они должны исправляться в том же порядке, что и ошибки по НДФЛ4.

За весь период просрочки уплаты НДФЛ и ВС необходимо уплатить пеню в соответствии с п.п. 129.1.3 НКУ из расчета 120 % годовых учетной ставки НБУ, действующей на день выплаты (начисления) доходов в пользу налогоплательщиков — физических лиц.

Для исправления ошибки составляем бухгалтерскую справку (образец см. на рис. 1).

Дадим некоторые пояснения по отраженным в бухгалтерской справке расчетам:

1) учетная ставка НБУ по состоянию на 07.04.2016 г. — 22 %;
2) период просрочки составляет с 07.04.2016 г. по 05.10.2016 г. включительно, т. е. 182 к. дн.

УР по форме № 1ДФ будет заполнен так, как показано на рис. 2.

ВАЖНО! Недоплату по НДФЛ и ВС нужно уплатить до подачи УР (по данным примера 1 — не позднее 05.10.2016 г.).

Неправильно исчислили сумму НДФЛ и/или ВС

Этот подраздел касается ситуаций, когда налоговый агент начислил (выплатил) доход физлицу, удержал НДФЛ (ВС), отразил выплату в форме № 1ДФ, а затем выяснил, что сумма НДФЛ и/или ВС рассчитана им неверно. Данная ошибка может привести как к занижению, так и к завышению обязательств по данным платежам.

Если ошибка привела к недоплате, то тут действуем так же, как и в предыдущем подраз­деле данной статьи. Единственное, что в УР (новом отчетном расчете) в таком случае нужно будет заполнить две строки:

• одну — на изъятие (полностью повторяем неверные данные из ранее поданной формы № 1ДФ, в гр. 9 ставим признак «1»);
• вторую — на введение (с правильными данными, в гр. 9 — признак «0»). Помните, что в гр. 4 (сумма перечисленного налога) строки на введение переносим показатель гр. 4 из исключаемой строки. И только в форме № 1ДФ за отчетный квартал, в котором недоплата по НДФЛ и/или ВС фактически будет уплачена в бюджет, на эту сумму увеличим показатель гр. 4.

Если ошибка привела к завышению обязательств, т. е. с физлица излишне была удержана сумма НДФЛ и/или ВС, то тут не будет пени. В то же время штраф в размере 510,00 грн (1020,00 грн) по п. 119.2 НКУ может быть наложен фискалами (особенно если корректируется сумма ВС). Данного штрафа не будет, если ошибка самостоятельно исправляется налоговым агентом в ходе перерасчета НДФЛ.

Пример 2. Работница принята на работу 01.06.2016 г. на ставку 1800,00 грн. При оформлении она подала заявление на предоставление НСЛ на основании п.п. 169.1.2 НКУ и документы, подтверждающие, что она содержит двоих детей в возрасте до 18 лет. Бухгалтер ошибочно применял к ее доходу НСЛ в обычном размере (689,00 грн), в то время как должен был применять НСЛ в размере 1378,00 грн (689,00 × 2 детей) на основании п.п. 169.1.2 НКУ.
Ошибку выявили и исправляют в октябре 2016 года.

В данном случае ошибка привела к излишнему удержанию с работницы суммы НДФЛ. На размер ВС данная ошибка не повлияла.

Для наглядности допустим, что в период июнь–сентябрь 2016 года зарплата работницы составляла 1800,00грн5.

При исправлении ошибки составьте бухгалтерскую справку (образец показан на рис. 3).

УР по форме № 1ДФ за ІІ квартал будет заполнен так, как показано на рис. 4, а отчетные расчеты по форме № 1ДФ за ІІІ и IV кварталы — так, как показано на рис. 5 и рис. 6.

Неправильно начислили доход

Ошибки в этой категории также можно разделить на две группы. В отчетном периоде работодатель:

1) доначисляет доход за прошлые периоды;
2) сторнирует излишне начисленный ранее доход.

И в первом и во втором случае нужно знать, что корректировка зарплаты (+/–), соответственно увеличит или уменьшит ФОТ текущего месяца, в котором производится корректировка. Это следует из норм п.п. 1.6.2 Инструкции № 56.

А значит, корректировать обязательства по НДФЛ и ВС за прошлые периоды не нужно. О недоплате по этим платежам речь не идет, поскольку отсутствовала база налогообложения (доход не был ни начислен, ни выплачен). И только в текущем месяце возникает база налогообложения, с которой удерживаются НДФЛ и ВС в общем (текущем) порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При сравнении зарплаты текущего месяца с предельным доходом, дающим право на НСЛ, в учет берется сумма начисленной зарплаты за отчетный месяц плюс/минус сумма корректировки. Распределять зарплату по месяцам, за которые она доначислена/отсторнирована, не нужно7.

Такая «разброска» согласно абз. 3 п.п. 169.4.1 НКУ предусмотрена только для случаев, когда за работником сохраняется зарплата в предусмотренных законодательством случаях (больничные, отпускные и т. п.

Несколько слов стоит сказать по поводу ситуации, когда работнику ошибочно выплатили лишний доход, а теперь работодатель хочет вернуть себе излишнюю выплату.

Тут нужно знать, что в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ в случае излишней выплаты руководитель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании из зарплаты не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы. Если приказ издается в пределах данного срока, согласие работника на проведение удержаний не требуется. Если же месяц со дня излишней выплаты уже прошел, то работодатель вправе удержать эти средства только на основании заявления работника об отчислении из его зарплаты излишней выплаты.

В данном случае доначисленная сумма дохода за август увеличит ФОТ октября 2016 года (2200,00 + 400,00 = 2600,00). С этой суммы будут удержаны НДФЛ и ВС в обычном порядке.

Налогооблагаемый доход в виде зарплаты за октябрь 2016 года: 2200,00 + 400,00 = 2600,00 (грн).

Сумма НДФЛ: 2600,00 × 18 % = 468,00 (грн).

Сумма ВС: 2600,00 × 1,5 % = 39,00 (грн).

Форма № 1ДФ за IV квартал 2016 года будет заполнена так, как показано на рис. 7.