Главные тезисы

• Суммированный учет рабочего времени ведется по работникам, которые работают посменно (согласно установленному графику работы).

• Для того чтобы избежать дополнительной нагрузки, учетный период для суммированного учета следует устанавливать на уровне квартала, полугодия, года.

• При суммированном учете обязательно нужно соблюдать норму рабочего времени за учетный период.

• Отработанное сверх нормы время определяют в конце учетного периода и оплачивают в двойном размере.

• Доплаты за сверхурочное время и работу в ночное время не засчитываются в «3200,00».

Суммированный учет рабочего времени: коротко о главном

Сначала об особенностях суммированного учета рабочего времени. Его применяют (по согласованию с профсоюзом1), если для данной категории работников не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, т. е. в общем случае 40 часов в неделю (ст. 61 КЗоТ). Речь идет о сменном режиме работы (например, охранников, сторожей, водителей, рабочих (если предприятие работает в круглосуточном режиме) и т. п.), т. е. когда работник выходит на работу по установленному графику (по сменам).

Особенности применения суммированного учета рабочего времени определены Методрекомендациями № 1382. При суммированном учете рабочего времени установленная законодательством норма рабочего времени на день или неделю может не соблюдаться. Но ее соблюдение является обязательным за учетный период. Учетный период устанавливается в коллективном договоре и может измеряться месяцем, кварталом, полугодием, годом.

Большинство работодателей отдает преимущество учетному периоду продолжительностью в месяц. Аргументируют это удобством для выплаты зарплаты. И даже не подозревают, что от этого и возникает большинство проблем: в одном месяце «вылезает» значительное количество сверхурочных часов, а во втором, наоборот, — неотработка нормы рабочего времени в течение месяца. И долгое время на это не обращали особого внимания, пока не появилось правило «МЗП = 3200».

Далее выявим основные проблемы, возникающие при применении месячного учетного периода, и расскажем, как их можно избежать и, самое главное, выполнить требование «МЗП = 3200».

Но прежде напомним, что в соответствии со ст. 3 1 Закона об оплате труда3не включается в расчет для сравнения начисленной зарплаты с МЗП, а начисляется «сверху» на 3200 грн:

•  оплата сверхурочных часов;
• доплата за работу в ночное время.

А вот оплата работы в праздничный день входит в 3200,00 грн, поскольку такая выплата отдельно не указана в ст. 3 1 Закона об оплате труда в числе «исключительных».

В Методрекомендациях № 138 содержится ряд требований по поводу организации суммированного учета. В контексте рассматриваемой статьи нам важен п. 10 данного документа.

ЦИТАТА. «10. При суммированном учете рабочего времени время, отработанное сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период, считается сверхурочным и оплачивается согласно ст. 106 КЗоТ.
Оплата за все часы сверхурочной работы осуществляется в конце учетного периода.
Работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренного графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период, не является сверхурочной работой. Переработка нормы рабочего времени, возникающая в отдельные дни при суммированном учете, может компенсироваться дополнительными днями отдыха или соответствующим уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода.»
(п. 10 Методрекомендаций № 138)

Как видим, определение учетного периода очень важно, т. к. в конце него определяется сверхурочно отработанное работником время в сравнении с нормальной продолжительностью рабочего времени в этом учетном периоде. При этом сверхурочное время оплачивается в двойном размере (ст. 106 КЗоТ) и не засчитывается в 3200,00 грн.

Работа в ночное время (с 22:00 до 06:00) оплачивается в повышенном размере, но не ниже 20 % тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в такое время (ст. 108 КЗоТ). Доплата за работу в ночное время, как было сказано выше, в 3200,00 не засчитывается.

Суммированный учет рабочего времени: есть проблемы

Итак, если у вас учетный период равен месяцу (или вы его вообще не определили), то, скорее всего, вы столкнетесь как минимум с двумя проблемами.

Проблема № 1 — «недоработка» По графику сменности у работника в отдельном месяце количество рабочих часов «не дотягивает» до нормы. Например, в январе 2017 года норма рабочего времени для 40-часовой рабочей недели — 159 ч, а по графику сменности проставлено и отработано только 154 ч.

Если учетный период равен месяцу, то получаем недоработку (невыполнение нормы рабочего времени) в январе на 5 часов. Можно ли в таком случае говорить, что зарплата работника за месяц может быть ниже 3200,00, т. е. пропорционально фактически отработанному времени? Нет, нельзя, ведь он принят на работу на ставку, т. е. на условиях полного рабочего времени, и он полностью отработал все время, предусмотренное графиком работы в январе. Для наглядности покажем это на примере.

Пример 1. Сторож принят на работу на условиях полного рабочего времени (работает на полную ставку). Его оклад составляет 1600,00 грн в месяц. Для сторожей установлен месячный учетный период. В отчетном месяце норма рабочего времени для 40-часовой рабочей недели составляет 159 ч, а график работы сторожа предполагает, что в этом месяце он должен отработать 154 ч. Месяц отработан полностью.

Некоторые работодатели в таком случае оплачивают сторожу фактически отработанные часы: 1600,00 грн : 159 ч × 154 ч = 1549,69 грн. И поскольку правило «МЗП = 3200» работает только при условии полностью выполненной нормы, то начисленную за этот месяц зарплату сравнивают с МЗП, рассчитанной пропорционально отработанным часам: 3200,00 грн : 159 ч × 154 ч = 3099,37 грн.

Подчеркиваем: это в корне неверно! Этому есть две причины.

Во-первых, норма часов не отработана не по вине работника. А этого не должно быть, если сторож принят на ставку (полное рабочее время). Работодатель должен обеспечить его работой на ставку, как это предусмотрено трудовым договором: организовать работу таким образом, чтобы работник полностью отработал норму рабочего времени за учетный период (на это обратило внимание и Минсоцполитики в письме от 30.11.2012 г. № 463/13/116-12). Аналогичные выводы содержит и п. 17 письма Минсоцполитики от 17.02.2017 г. № 3223/0/2-17/284: при суммированном учете рабочего времени распорядок рабочего дня и графики сменности должны быть построены таким образом, чтобы рабочее время, которое обязаны отработать работники за учетный период, соответствовало установленной законодательством норме рабочих часов, приходящейся на этот период.

Для этого и разрабатывают график сменности на учетный период, где определяют время начала и окончания работы, продолжительность смены, время межсменного отдыха и т. п. Если график составлен таким образом, что работник вместо нормы (159 ч) отрабатывает 154 ч, речь идет о переводе работника на неполное рабочее время. А ст. 56 КЗоТ предусматривает, что неполное рабочее время может быть введено только с согласия работника, о чем его следует предупредить за два месяца!

Во-вторых, если сторож работает на ставку — система оплаты почасовая, а не повременная, об оплате отработанных часов не может быть и речи. Для работника-«суммовика», как и для других работников, рабочими являются дни, а не часы. Не путайте учет рабочего времени (в данном случае суммированный) и систему оплаты труда (в данном случае почасовая, а не повременная!).

Вот и получается, что на условиях примера 1 начислить сторожу зарплату пропорционально фактически отработанным часам нельзя. Более того, специалисты Минсоцполитики в разъяснении б/н от 12.01.2017 г. справедливо утверждают: если работа при суммированном учете рабочего времени выполняется в пределах установленной работнику продолжительности рабочего времени, меньшей чем нормальная продолжительность рабочего времени, в соответствии с графиком работы, работнику начисляется зарплата в размере не ниже МЗП.

Что имеем в итоге? Сторожу начислена зарплата в полном размере 3200,00 (ставка + доплата до МЗП) и доплата за работу в ночное время, хотя на норму он не вышел. Кроме того, возможно, что другому сторожу за этот месяц выплачены сверхурочные (см. пример 2). Следовательно, имеем необоснованную дополнительную нагрузку на фонд оплаты труда. Что делать? Узнаете из следующего раздела статьи.

ВАЖНО! В случае если работник не полностью отработал норму в связи с отпуском, болезнью, дни (а не часы!), приходящиеся по графику работы на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения трудовых обязанностей в связи с временной нетрудоспособностью (отпуском), исключаются. В таком случае нормальную продолжительность рабочего времени работника определяют путем вычитания из нормы продолжительности рабочего времени, рассчитанной по графику шестидневной (пятидневной) рабочей недели, времени, в течение которого работник находился в отпуске, на больничном (письмо Минсоцполитики от 05.07.2012 г. № 229/13/116-12).

Проблема № 2 — «переработка» Это проблема № 1 с точностью до наоборот — норма рабочего времени «вышла» за пределы установленной нормы рабочего времени в учетном периоде (месяце).

Пример 2. Сторож со ставкой 1600,00 грн в месяц отработал согласно графику сменности 164 ч. При этом норма в этом месяце (при 40-часовой рабочей неделе) — 159 ч. Учетный период — месяц.

В результате в этом месяце у работника образовалось 5 сверхурочных часов (164 – 159). И при этом работник как будто бы не перерабатывал, а выходил на работу строго по установленному графику.

Нужно ли в данном случае зарплату начислять в таком порядке: 3200,00(Ставка + Доплата до МЗП) + Доплата за сверхурочные + Доплата за ночные? Да, нужно, ведь сверхурочные рассчитываются в конце учетного периода, а он принят на уровне месяца.

Конечно, это влечет за собой дополнительную нагрузку по зарплате: мало того, что суммы сверхурочных оплачиваются в двойном размере, так еще и не учитываются в 3200,00. Поэтому далее рассмотрим, как можно обойти эти проблемы.

Находим решение

Для того чтобы вышеописанные ситуации не возникали, при применении суммированного учета рабочего времени рекомендуем соблюдать следующие правила.

Правило № 1: применяйте такие учетные периоды, как квартал, полугодие или год, но только не месяц. Тогда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная графиком сменности, может колебаться в течение учетного периода (быть меньше или больше в конкретном месяце), но общая сумма часов работы за учетный период должна быть равна норме рабочего времени в учетном периоде (см. табл. 1 и 2). И только если на конец учетного периода «вылезут» сверхурочные, они подлежат оплате по установленным для них правилам.

Таблица 1. Учетный период — месяц

Учетный период	Норма, ч	Количество р. ч. по графику, ч	Зарплата за месяц, грн	Примечание
Январь	159	154	Не ниже 3200,005 Плюс за каждый месяц ночные и сверхурочные (при наличии).	– 5 р. ч. (недоработано)
Февраль	160	165	Не ниже 3200,005 Плюс за каждый месяц ночные и сверхурочные (при наличии).	+5 р. ч. (перевыполнена норма)
Март	175	175	Не ниже 3200,005 Плюс за каждый месяц ночные и сверхурочные (при наличии).	0 (норма выполнена)

Результат: в январе работник «не вышел» на установленную норму. Но это нельзя классифицировать как неотработку нормы (оплата должна быть в размере не ниже МЗП как за полностью отработанный месяц). Зато в феврале работник 5 часов отработал сверхурочно, что приводит к дополнительным начислениям.

Таблица 2. Учетный период — квартал

Месяц	Норма, ч	Количество р. ч. по графику, ч	Зарплата за месяц, грн	Примечание
Январь	159	154	Не ниже 3200,006 Плюс ночные за каждый месяц. Сверхурочные определяем только по окончании учетного периода — квартала (в данном случае отсутствуют).	Норма выполнена
Февраль	160	165	Не ниже 3200,006 Плюс ночные за каждый месяц. Сверхурочные определяем только по окончании учетного периода — квартала (в данном случае отсутствуют).
Март	175	175	Не ниже 3200,006 Плюс ночные за каждый месяц. Сверхурочные определяем только по окончании учетного периода — квартала (в данном случае отсутствуют).
Всего за учетный период — квартал	494	494	Х

Результат: «переработанные» часы февраля перекрыли «недоработанные» часы января. И проблема, возникающая при установлении месячного учетного периода (см. табл. 1), нивелируется.

ВАЖНО! Независимо от «недоработанных» часов января и «переработанных» часов февраля, в каждом месяце квартала следует платить зарплату не менее 3200,00 грн. Не считается, что в январе 2017 года работник не выполнил норму, поскольку она выполнена за учетный период (квартал). А вот отработанные сверх нормы часы, если они все-таки будут, вы оплатите по окончании учетного периода. В таком случае оплата сверхурочных часов будет начисляться в последнем месяце учетного периода.

Правило № 2: график сменности составляйте таким образом, чтобы у всех работников была отработана норма. В общем случае график сменности должен обеспечить отработку 40-часовой рабочей недели (нормальная продолжительность рабочего времени работников в соответствии со ст. 50 КЗоТ)7.

Обычно кадровик (или другой работник, ответственный за составление графика сменности) «на автомате» проставляет в графике дежурство работников в сменах (например, сутки через трое). Вот и получается: когда рабочая смена работника будет «переходящей», например, сторож заступает на смену в одном учетном периоде, а заканчивает ее в другом учетном периоде, то в одном периоде может оказаться «недотягивание» до нормы нескольких часов. Тогда, составляя график сменности, можно, например, на эти несколько часов перенести начало рабочей смены сторожа, приходящейся на следующий учетный период (чтобы выйти на норму). Выше мы показали, что в более длительном учетном периоде, нежели месяц, вероятность перекосов меньше, да и сталкиваться с определением сверхурочных придется реже.

Если график сменности составлен таким образом, что без сверхурочных не обойтись (в том числе и за счет сверхзагруженности работников — временной или постоянной), помните об ограничении: норма сверхурочного времени не может быть больше 4 ч в течение двух дней подряд и более 120 ч в год (п. 13 Методрекомендаций № 138, ст. 65 КЗоТ). В таких случаях, чтобы уйти от двойной оплаты сверхурочных, да еще и сверх 3200,00 грн, можно порекомендовать оформить одного из работников внутренним совместителем или принять на работу внешнего совместителя на неполный рабочий день. Напоминаем, что в случае неполной занятости работника начисленная ему за месяц зарплата сравнивается с МЗП, рассчитанной пропорционально занятости. А значит, сумма доплаты до МЗП, скорее всего, окажется меньше суммы возможных сверхурочных.

Вот на такие моменты следует обращать внимание при оплате труда работников с посменным режимом работы.