Налоговики в категории 101.16 ЗІР разъясняют, что НН должно подписывать лицо, уполномоченное на это учредительными документами налогоплательщика, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства. К такому выводу фискалы приходят, анализируя ст. 207 ГКУ.

Поскольку речь идет о налогоплательщике, который является юридическим лицом, то отметим, что согласно п. 10 Порядка № 1246 3в ЕРНН принимаются НН/РК, составленные в электронной форме с наложением КЭП главного бухгалтера (бухгалтера) или КЭП руководителя (при отсутствии должности бухгалтера) и квалифицированной электронной печати (при наличии).

Однако главным бухгалтером и директором перечень уполномоченных для подписания НН/РК лиц может не исчерпываться. При необходимости п. 10 Порядка № 1246 позволяет наделить соответствующими полномочиями и других должностных лиц.

НА ЗАМЕТКУ. Налоговики в приведенной выше консультации указывают на необходимость предоставления такому лицу доверенности на подписание НН. Однако если лицо является сотрудником предприятия, то право подписания НН может быть зафиксировано в должностной инструкции. При этом директор, подписывая приказ о принятии лица на определенную должность, автоматически наделяет его правами и обязанностями, предусмотренными соответствующей должностной инструкцией. Кроме того, директор отдельным приказом вполне может делегировать сотруднику предприятия дополнительные права и обязанности в пределах действующего трудового законодательства, в частности и право подписания НН.

Электронный документооборот Согласно п. 5 Порядка № 1246 НН/РК принимаются в ЕРНН с учетом законов № 2155 4, № 851 5и Порядка № 557 6.

А значит, необходимым условием для осуществления регистрации НН/РК в ЕРНН является наличие у налогоплательщика статуса субъекта электронного документооборота (далее — СЭД).

Налогоплательщик становится СЭД после отправки в контролирующий орган первого какого-либо электронного документа в установленном формате с соблюдением требований законов № 2155 и № 851 (абз. 3 п. 42.6 НКУ).

ЭТО ИНТЕРЕСНО. Согласно абз. 1 п. 42.6 НКУ электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом осуществляется без заключения соответствующего договора. Вместе с тем Порядок № 557, в отличие от НКУ, до сих пор оперирует понятием «договор о признании электронных документов» (далее — Договор) и регламентирует порядок его заключения. В частности, п. 1 разд. III Порядка № 557 определяет, что юридические лица приобретают статус СЭД с даты присоединения к Договору. Однако несмотря на такую коллизию, по сути, от налогоплательщика требуется то же самое: отправить в контролирующий орган первый какой-либо электронный документ в установленном формате с соблюдением требований законодательства. Квитанция о принятии контролирующим органом такого документа и будет подтверждением присоединения к Договору.

Идем дальше. Руководитель налогоплательщика получает полномочия подписывать и подавать контролерам электронные документы одновременно с получением таким налогоплательщиком статуса СЭД. А вот с другими потенциальными подписантами все не так просто. Согласно п. 46.2 НКУ руководитель налогоплательщика определяет, изменяет перечень уполномоченных лиц налогоплательщика, которые наделяются правом подписывать, подавать, получать документы от имени налогоплательщика, и определяет их полномочия.

Технически это осуществляется согласно п. 3 разд. III Порядка № 557 путем направления уведомления о предоставлении информации о КЭП (далее — Уведомление) в электронном виде в орган ГНС по основному месту учета 7. Форма Уведомления определена в приложении 2 к Порядку № 557. Сейчас код электронной формы Уведомления — J1391103.

НА ЗАМЕТКУ. Согласно п. 4 разд. III Порядка № 557 в Уведомление вносится информация о подписанте (подписантах), которому (которым) предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное Уведомление первыми накладываются КЭП всех лиц, включенных в Уведомление, в порядке очередности их внесения в Уведомление, после них — КЭП руководителя и последней — печать (при наличии).

Поэтому руководитель должен направить Уведомление и по главному бухгалтеру, и по другим должностным лицам, которым делегируется право подписи НН/РК. Конечно, перед этим следует позаботиться о получении такими лицами квалифицированного сертификата открытого ключа.

Последствия увольнения руководителя В ситуации, приведенной в вопросе, увольнение предыдущего директора спутало карты. Дело в том, что согласно абз. 6 п. 42.6 НКУ электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом прекращается, в частности, при получении сведений из ЕГР о смене руководителя налогоплательщика. А значит, новому руководителю нужно снова «добывать» для налогоплательщика статус СЭД.

Пункт 5 разд. III Порядка № 557 тоже содержит аналогичные положения, а также определяет, что одновременно с прекращением действия Договора прекращается и действие связанных с ним Уведомлений.

Другими словами, при смене руководителя прекращается действие Уведомлений, подписанных предыдущим руководителем. Поэтому, несмотря на то, что право подписи оставлено за работниками, информация по которым ранее подавалась в контролирующий орган, теперь соответствующее Уведомление (с указанием лиц, которым предоставляется право подписи) за подписью нового руководителя следует направить снова. К такому же выводу приходят и налоговики в категории 129.03 ЗІР.

Ситуативные вариации Насколько критична ситуация, изложенная в вопросе, зависит от того, каким образом было организовано на предприятии подписание НН/РК во времена предыдущего руководителя.

Ситуация 1. На предприятии есть главный бухгалтер и/или другие должностные лица, которым было делегировано право подписи НН/РК и которые продолжают работать и после смены директора.

В таком случае Уведомления по этим должностным лицам, подписанные предыдущим директором, в связи с его увольнением прекратили действие. Однако если КЭП этих должностных лиц пока действительна, то новому руководителю следует:

• получить КЭП и восстановить налогоплательщику статус СЭД;
• за своей подписью направить Уведомление по таким лицам.

После принятия контролирующим органом Уведомления соответствующие должностные лица смогут подписывать и направлять на регистрацию НН/РК, составленные как до даты увольнения предыдущего директора, так и после этой даты. А значит, проблема регистрации НН за вторую половину июня будет решена.

Обратите внимание: новый директор сможет подписывать НН/РК только с даты получения им квалифицированного сертификата открытого ключа.

Ситуация 2. На предприятии отсутствует должность бухгалтера. НН/РК подписывал исключительно директор. Право подписи другим должностным лицам не делегировано.

В такой ситуации все сложнее. Первое, о чем должен позаботиться новый директор, — поскорее получить КЭП и обрести статус СЭД. Ведь он сможет подписывать НН/РК, дата составления которых не более ранняя, чем дата получения новым директором квалифицированного сертификата открытого ключа.

Что касается НН/РК, составленных в период после увольнения предыдущего директора и до получения КЭП новым директором, то их регистрация остается под вопросом, поскольку фактически на предприятии в этот период не было должностного лица, которое бы имело право подписи. Поэтому ЕРНН с большой долей вероятности просто не примет такие документы. И при самом благоприятном «раскладе» помочь с регистрацией сможет только суд.

Такая же патовая ситуация может сложиться при одновременном увольнении не только руководителя, но и всех остальных должностных лиц, которым было делегировано право подписи НН/РК.

Как видим, увольнение руководителя может ударить по способности налогоплательщика регистрировать НН/РК. Поэтому лучше заранее позаботиться о предотвращении неприятностей, чем потом искать выход. Дадим по этому поводу некоторые советы.

Совет 1. Прежде чем отпустить руководителя, зарегистрируйте все НН/РК, дата составления которых приходится на период его полномочий.

Совет 2. Делегируйте право подписания НН нескольким должностным лицам, минимизируя таким образом вероятность их одновременного увольнения.

В дополнение Выходя за пределы вопроса, хотим предупредить наших читателей, что аналогичные неприятности могут случиться, даже если руководитель не увольнялся.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Среди случаев, при которых прекращается электронный документооборот между контролирующим органом и налогоплательщиком, можем назвать, например, получение информации от квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг об окончании срока действия (либо отмене) квалифицированного сертификата открытого ключа руководителя налогоплательщика (абз. 5 п. 42.6 НКУ, п. 5 разд. III Порядка № 557).

Чтобы предотвратить неприятности, следует обеспечить, так сказать, непрерывность электронного документооборота.

Для этого до завершения срока действия (или отмены) квалифицированного сертификата открытого ключа руководителя налогоплательщика необходимо:

• получить новый сертификат открытого ключа руководителя налогоплательщика;
• уведомить контролирующий орган, на учете в котором состоит такой плательщик, о получении руководителем нового КЭП. А для этого нет другого пути, нежели направление Уведомления, с чем согласны и налоговики (категория 129.03 ЗІР).

Светлана Куртенок, ведущий эксперт, ACCA DipIFR