Версія для друку

Головні тези

• Перевірте усю доступну інформацію про майбутнього контрагента — наявні судові справи, відкриті виконавчі провадження, наявність/відсутність податкового боргу, повноваження директора.
• Звертайте увагу на місце реєстрації ФОП, які отримають від вас дохід, — якщо ФОП зареєстрований на тимчасово окупованій території, то ПДФО та ВЗ з його доходу сплатите саме ви.
• Уважно прочитайте договір, який пропонує вам новий партнер. Зверніть увагу на підстави для звільнення від відповідальності та штрафні санкції.
• Уникайте включення до договору третейського застереження, якщо пропонований третейський суд вам не знайомий. Часто великі компанії зловживають використанням типової форми угоди, щоб нав’язати власний суд із непрозорим порядком вирішення спорів.
• Якщо маєте справу з новим контрагентом — не починайте співпрацю (передачу товарів, перерахування коштів) до того моменту, поки не отримаєте підписаний з його боку договір та інші документи (заявку, специфікацію тощо).
• Під час фактичної передачі товарів слід перевірити повноваження особи, яка буде підписувати видаткову накладну та пересвідчитися, що перед вами саме та особа, якій покупець видав довіреність.
• Усі додаткові домовленості щодо ціни, строків фіксуйте письмово — у додатковій угоді.

До укладення договору

Насправді результативність договірних відносин компанії визначається багатьма факторами. Серед них — платоспроможність і платіжна дисципліна, можливість здійснювати своєчасні поставки, правильно побудована логістика тощо. Але усім цим чинникам передує правильний вибір контрагента.

Довіряй, але перевіряй Раніше, укладаючи договір, за кращої нагоди доводилося покладатися на рекомендації знайомих, а то й просто на чутки. Нині кожен може самостійно сформувати об’єктивне враження про майбутнього покупця чи постачальника.

На сьогодні у відкритому доступі є десятки державних реєстрів, що дозволяють за лічені хвилини зібрати досьє на вашого контрагента. Відкриті дані розкажуть про те, хто має право підписувати угоди та чи має підписант якісь обмеження, в яких судових спорах бере участь компанія, чи не заборгувала вона комусь гроші тощо. Перевірте контрагента у відкритих реєстрах — ЄДР, Єдиному державному реєстрі судових рішень (далі — ЄДРСР), Єдиному реєстрі боржників, реєстрах ДФСУ тощо.

Якщо ви вже використовуєте ЕЦП1, то за його допомогою можете отримати доступ до доволі широкого переліку реєстрів у кабінеті електронних сервісів.

Також сьогодні є декілька технологій, які максимально спрощують збір інформації про контрагента. Наприклад, сервіс OpenDataBot збирає інформацію про компанію за кодом ЄД­РПОУ або назвою з відкритих державних реєстрів та ЄДРСР, а також надає можливість відстежити зміну керівника та появи нових судових рі-шень та виконавчих проваджень щодо компанії.

Ще варіант — веб-сайт youcontrol.com.ua. Увівши код компанії або її назву за лічені секунди ви отримаєте детальне досьє, в якому буде міститися інформація за реєстраційними даними юридичної особи, податкова інформація та фінансова аналітика, перелік всіх судових справ, рішень та виконавчих проваджень щодо компанії, дані щодо зовнішньоекономічної діяльності тощо.

Перевірка контрагента може зайняти щонайбільше 20 хвилин. Але ж воно того варте! Якщо ви побачите у вашого майбутнього «партнера» з десяток незадоволених кредиторів, податковий борг або порушену справу про банкрутство, така перевірка збереже вам чималі кошти.

На що звернути увагу Завжди слід перевіряти повноваження підписанта саме на дату укладення договору. Якщо договір підписується не поточною датою (приміром, сторона підписала і направила вам для підписання поштою) — перевірити можна за допомогою згаданих сервісів або отримавши платний витяг з ЄДР.

Також директор (інший підписант) може мати обмеження щодо суми угоди, яку він має право укласти без дозволу загальних зборів товариства. Іноді така інформація також вноситься до реєстру. Це особливо актуально для правочинів на значну суму: купівля-продаж нерухомості, цілісних майнових комплексів тощо.

Адреса реєстрації контрагента теж має значення. Віднедавна2в ПКУ внесені зміни щодо особливостей розрахунків з фізичними особами — підприємцями: якщо така особа зареєстрована на території ОРДЛО3, то податки за нього має сплатити той, хто нараховує чи сплачує ФОП такий дохід (п. 38.9 підрозд. 10 розд. XX ПКУ та лист ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 7121/10/26-15-13-01-12)4.

Зміст договору

Істотні умови — обов’язкові Відповідно до ч. 1 ст. 638 ЦКУ договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Отже, погодження сторонами істотних умов є обов’язковим при укладенні договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Як правило, істотні умови договору перелічені у спеціальних законах, які стосуються конкретного виду договору (наприклад, такі умови містяться у ст. 15 Закону України «Про оренду землі» від 06.10.1998 р. № 161-XIV, ст. 10 Закону України «Про оренду державного та комунального майна» від 10.04.1992 р. № 2269-XII, ч. 2 ст. 6 Закону України «Про фінансовий лізинг» від 16.12.1997 р. № 723/97-ВР тощо).

Оскільки господарські договори укладаються за правилами, встановленими не тільки ЦКУ, а й з урахуванням ГКУ, слід зазначити, що відповідно до ч. 3 ст. 180 ГКУ сторони зобов’язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.

Якщо підписаний сторонами документ не містить істотних умов, то він вважається неукладеним (таким, що не відбувся). Неукладений договір не створює для сторін будь-яких прав та обов’язків. Але якщо одна із сторін здійснила фактичні дії щодо його виконання, правові наслідки таких дій визначаються нормами ЦКУ, та такий договір може бути визнаний судом таким, що відбувся.

НЮАНС. Договір поставки не обов’язково повинен містити точний перелік товарів, що мають поставлятися, та їх вартість. Достатньо буде і посилання на те, що перелік, кількість і вартість товарів будуть визначені у додатковій угоді або видатковій накладній. Тобто сторони спочатку укладають «генеральну» угоду, де визначають загальні правила співпраці, а потім конкретизують це у подальших документах. Це ж стосується усіх найпоширеніших видів договорів (купівля-продаж, надання послуг, відкриття кредитної лінії).

Третейські застереження В проекті договору, який вам надсилають на електронну пошту, може бути пункт такого змісту: «Будь-який спір щодо умов цього договору (контракту) або у зв’язку з ним підлягає передачі на розгляд і для остаточного вирішення до Третейського Суду Асоціації …» Що робити із цим положенням?

Насамперед, слід розуміти, що за загальним правилом судові справи розглядаються державним судом за місцем знаходження відповідача. Якщо йдеться про господарські відносини, справу вирішуватиме господарський суд відповідної області.

Проте сторони вправі погодити, що їх спори з приводу виконання конкретного договору буде розглядати третейський суд — альтернативна недержавна організація, яка має власний регламент і правила. При цьому рішення третейського суду є остаточним і не підлягає оскарженню. Державний суд може скасувати таке рішення лише у виключних випадках (наприклад, якщо суд розглядав справу, але сторони не укладали третейської угоди і не включали таке застереження у договір).

Слід мати на увазі, що у більшості випадків включення третейського застереження у текст угоди вигідно лише тій стороні, яка це пропонує. Іноді буває так, що юридична адреса такого суду співпадає із адресою вашого майбутнього контрагента. Ця обставина має викликати занепокоєння.

Тож, якщо ви раніше нічого не чули саме про цей третейський суд, від такої умови краще відмовитися.

Штраф, пеня, неустойка — в чому різниця?

Штраф і пеня — це два різновиди неустойки. Відповідно до ст. 549 ЦКУ:

• штраф — це неустойка, що обчислюється у відсотках від суми невиконаного або неналежно виконаного зобов’язання;
• пеня — це неустойка, що обчислюється у відсотках від суми несвоєчасно виконаного грошового зобов’язання за кожен день прострочення виконання.

Тобто штраф — це міра відповідальності, що застосовується одноразово.

Приклад 1. Договір передбачає штраф за порушення строків поставки у сумі 15 % від непоставленого/несвоєчасно поставленого товару. Постачальник порушив строк поставки: замість того, щоб передати товар вартістю 100 тис. грн у 10-денний строк, здійснив поставку на 22-ий день.

Тут є підстави нарахувати штраф у сумі 15 тис. грн.

У свою чергу, пеня — це міра відповідальності, що застосовується за кожний день, коли допускається порушення умов договору. У господарський відносинах пеня перестає нараховуватися по спливу шести місяців від початку порушення.

Приклад 2. Договір передбачає пеню за порушення строків оплати у розмірі подвійної облікової ставки НБУ за кожен день прострочення від простроченого платежу. Покупець порушив строк оплати: замість того, щоб сплатити 100 тис. грн у 10-денний строк, здійснив оплату на 22-ий день.

Тут є підстави нарахувати пеню у сумі 821,92 грн5.

Як правило, одна із сторін вже має завчасно складений проект договору, куди слід вписати реквізити контрагента та поставити підписи. Якщо вам пропонують такий договір — будьте вдвічі уважніші.

Перш за все, звертайте увагу на те, які обов’язки передбачені проектом договору для вас. Потім перевірте розділ, що стосується відповідальності за порушення або невиконання зобов’язань. Стандартною є умова про нарахування пені за прострочення оплати у розмірі подвійної облікової ставки НБУ за кожен день прострочення. Будь-які додаткові штрафи або відсотки мають викликати у вас запитання6.

Загалом, з приводу штрафних санкцій можна порадити таке: уникайте штрафних санкцій для себе та, навпаки, дисциплінуйте ними контрагентів.

Чи можна актом приймання-передачі товару/виконаних робіт замінити договір?

Досить часто — так. Відповідно до ч. 1 ст. 181 ГКУ господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення цього виду договорів7.

З цього приводу неодноразово виникали спори, тож Вищий господарський суд України надав роз’яснення у листі від 18.01.2013 р. № 01-06/374/2013: «…підписання актів здачі-приймання виконаних робіт свідчить про укладення договору підряду у спрощений спосіб, і цей договір є підставою для виникнення у його сторін майново-господарських зобов’язань».

Отже, коли йдеться про нескладну одноразову операцію (наприклад, придбання кави для офісу), можна замість договору, заявки, рахунку-фактури та видаткової накладної обійтися одним документом. Це може бути видаткова накладна або акт приймання-передачі.

У такому документі слід вказати усі істотні умови вашої угоди:

• назву, кількість та характеристики товару/послуги;
• ціну товару/вартість послуги;
• строк оплати;
• інші важливі умови (банківські реквізити сторін тощо).

Також не слід забувати про обов’язкові вимоги до первинної документації, визначені у ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Вимоги до підписання такого документа є такими самими, як і до звичайного договору: підписантом може бути або керівник підприємства, або особа, уповноважена на це довіреністю.

Виконання договору та додаткові домовленості сторін

Слід мати на увазі, що успішне завершення договірних відносин залежить не лише від умов договору, а ще й від правильних дій сторін під час його виконання. Досить часто сторони нехтують письмовим фіксуванням додаткових домовленостей щодо виконання умов договору або не складають акти здачі-приймання документів чи матеріалів, необхідних для виконання робіт.

У майбутньому відсутність письмових доказів передання таких документів дасть підряднику можливість виправдати несвоєчасне виконання робіт тим, що він буквально «не знав, що робити» або не мав для цього матеріалів (ст. 851 ЦКУ).

Отже, що обов’язково фіксувати письмово? В актах приймання-передачі, додаткових угодах до договору або шляхом обміну листами слід обов’язково фіксувати:

• передачу документів, матеріалів, устаткування та інших речей/відомостей, необхідних для виконання договору (ця порада найбільш актуальна для договорів підряду), адже на момент укладення договору сторони можуть не мати усіх необхідних документів (матеріалів) для виконання роботи і здійснити прийом-передачу згодом;
• деталі роботи, яка становить предмет договору (про це слід зазначити у додатках до договору, технічному завданні тощо);
• усі додаткові усні домовленості, які змінюють умови укладеного договору.

Якщо договір передбачає одну операцію, а ви хочете продовжити роботу, укладіть генеральну угоду, в межах якої продовжуйте співпрацю з контрагентом.

Порядок приймання-передачі товарів, робіт та послуг

Під час складання та підписання часто виникає запитання: чи варто в акті одразу зазначати про повне виконання обов’язків та відсутність претензій? Відповідь на це запитання: майже завжди — ні.

Особливо це стосується договорів про виконання робіт та надання послуг. Майже всі роботи та товари можуть мати приховані недоліки, що можуть бути виявлені лише згодом.

Підписавши документ, де зазначається про відсутність будь-яких претензій з вашого боку, ви значно ускладнюєте собі доказування неправоти контрагента, в тому числі у суді. Краще вказувати саме про відсутність видимих недоліків. Наприклад, щодо товару мова може йти про належну комплектність, відсутність зовнішніх пошкоджень.

Багато судових спорів стосується саме того, хто отримав товар від імені покупця. Особливо у тих випадках, коли підприємство-покупець видавало довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей своєму працівнику.

Поширеною є ситуація, коли водій або експедитор передають вантаж на склад покупця, але не звертають увагу на те, хто підписує видаткову накладну. Іноді, щоб не виникало затримки, це робить головний бухгалтер або інший працівник. Але ж вони, як правило, не мають на це повноважень.

Отже, не зайвим буде нагадати своїм працівникам, що перед підписанням видаткової накладної з боку покупця слід перевірити повноваження підписанта та встановити його особу. Перевіряючи повноваження, треба звернути увагу на строк дії довіреності та кількість товару, що вона дозволяє отримати.