Журнали

Платник єдиного податку 21 травня, 2018
19
Н

Надаємо відпустку: документальне оформлення

-A
A+

Підготовка до відпустки

Крок 1. Працівник подає заяву про відпустку або роботодавець використовує графік відпусток.

Варіант 1 (відпустка за графіком). Якщо відпустку надають згідно з графіком відпусток (у якому мають бути вказані або конкретні дати, або період надання відпустки), то роботодавець не пізніш як за 2 тижні до дати початку відпустки, вказаної в графіку, письмово повідомляє працівника про дату початку відпустки (ч. 5 ст. 79 КЗпП). Повідомлення складають у довільній формі (див. рис. 1). Працівник має поставити відмітку про те, що він ознайомлений з повідомленням, або в самому повідомленні, або у графіку відпусток.

Якщо не повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні, то він може скористатися п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки1й вимагати перенести відпустку не інший період.

Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.

Детальніше див. консультацію «Графік відпусток: чи всім підприємствам потрібний?» // «ПЄП», № 48/2017, с. 20.

Варіант 2 (відпустка за заявою). Якщо ж відпустку надають поза графіком, працівник подає роботодавцеві заяву довільної форми з проханням надати йому відпустку. У заяві обов’язково вказують:

  • вид відпустки;
  • дату початку відпустки;
  • кількість календарних днів відпустки.

Заява може бути як написана від руки, так і виконана в друкованому вигляді. Але в будь-якому разі така заява повинна має підпис працівника. Зразок див. на рис. 3.

Якщо працівник потребує відпустки в стислі строки, у роботодавця виникає проблема з дотриманням строку виплати відпускних (не пізніш як за 3 дні до початку відпустки). Щоб вирішити її, працівник у заяві може висловити бажання отримати відпускні у строк, визначений між ним і роботодавцем (лист Мінсоцполітики від 04.08.2016 р. № 430/13/16-16). Як сформулювати це в заяві, див. на рис. 4.

Щорічна відпустка може бути перенесена на інший період за бажанням працівника та за згодою керівника (ст. 11 Закону про відпустки). Перенесення відпустки здійснюється на підставі заяви працівника із зазначенням нової дати початку відпустки. Потреба в перенесенні відпустки може бути викликана, наприклад, хворобою працівника у відпустці. Зразок такої заяви див. на рис. 5.

Крок 2. На підставі заяви або графіка відпусток (повідомлення про відпустку) керівник видає наказ про надання відпустки. Наказ видається або за типовою формою № П-3 (затвердженанаказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489), або в довільній формі (див. рис. 2).

Особова картка

У розділі V особової картки типової форми № П-2 (затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489) ставимо відмітку про відпустку. Фрагмент заповнення розділу V особової картки див. на рис. 6.

Табель обліку робочого часу

Під час щорічної відпустки працівника необхідно робити відмітки в табелі використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489), проставляючи протягом усього періоду відпустки (у тому числі й у вихідні дні):

  • код «В» (або «08») — якщо працівник перебуває в основній щорічній відпустці;
  • код «Д» (або «09») — якщо працівник перебуває в додатковій щорічній відпустці.

Якщо на період відпустки припадає святковий (неробочий) день, передбачений ст. 73 КЗпП, то цього дня «відпускну» відмітку не ставте (див. рис. 7).

Графік відпусток

Після того, як працівник відгуляв відпустку, ставимо відмітку в графіку відпусток (див. рис. 8).

Оскільки типової форми для складання графіка немає, виконуємо його в довільній формі, передбачаючи графу, в якій вказуємо кількість днів, період, номер і дату наказу про відпустку, а також графу «Примітки» для відображення залишку невикористаних днів відпустки.

Рекомендуємо також ознайомитися з консультацією «Графік відпусток: чи всім підприємствам потрібний?» // «ПЄП», № 48/2017, с. 20.

  Товариство з обмеженою відповідальністю «Овен»  01.06.2018 м. Київ № 174  Повідомлення про надання щорічної основної відпустки  Шановна Олено Сергіївно!  На підставі графіка відпусток на 2018 рік Вам з 20.06.2018 р. буде надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні за період роботи 15.03.2017р. – 14.03.2018 р.  Якщо Ви бажаєте змінити період або тривалість відпустки, то просимо узгодити це з адміністрацією не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку відпустки.  Інспектор відділу кадрів Сидорова	(Сидорова І. Н.)  З повідомленням ознайомлений:  01.06.2018 р.	Литвиненко	(Литвиненко О. С.)  Директору ТОВ «Овен»  Калашнику Ю. А.  менеджера зі збуту  Іванченка Семена Петровича  Заява.  Прошу надати щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 18.06.2018 р.  04.06.2018 р. Iванченко <...>  V. ВІДПУСТКИ  Вид відпустки 	  За який період 	  Дата 	  Підстава, наказ №  початку відпустки 	  закінчення відпустки  Щорічна основна 	  15.03.2017–14.03.2018 	  20.06.2018 	  14.07.2018 	  № 67 від 01.06.2018 р.  	  	  	  	  	  	  	  	  <...>  ПІБ  (табельний номер) 	  Посада 	  Вид від-пустки 	  Кален-дарні дні 	  Період надання відпустки 	  Рік, за який надається відпустка 	  Підпис працівника про ознайомлення з графіком, дата 	  Відмітка про фактичне використання відпустки 	  Примітки 	  Підпис працівника про ознайомлення з повідомленням, дата  Литвиненко О. С. (98) 	  Інженер з охорони праці 	  Щорічна основна 	  24 	  Червень – липень 	  15.03.2017 – 14.03.2018 	  Литвиненко  25.12.2017 	  Використано 24 к. дн. (20.06.18 – 14.07.18).  Наказ від 01.06.2018 р. № 67 	  — 	  Литвиненко  01.06.2018  <…>  Рис. 8 	  Фрагмент графіка відпусток  Рис. 3 	  Заява на щорічну відпустку  ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ  № п/п 	  Табельний номер 	  Стать (ч/ж) 	  ПІБ, посада 	  Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин) 	  Відпрацьовано за місяць 	  Всього неявок 	  з причин 	  	  Оклад, тарифна ставка, грн.  01 	  02 	  03 	  04 	  05 	  06 	  07 	  08 	  09 	  10 	  11 	  12 	  13 	  14 	  15 	  Х 	  днів 	  годин 	  основна та додаткова відпустки  всього 	  з них:  16 	  17 	  18 	  19 	  20 	  21 	  22 	  23 	  24 	  25 	  26 	  27 	  28 	  29 	  30 	  31 	  надурочно 	  нічних 	  вечірніх 	  вихідних, святкових 	  години 	  коди  8-10  дні 	  дні/год.  1 	  98 	  ж 	  Литвиненко О. С. інженер з охорони праці 	  8 	  	  	  8 	  8 	  8 	  8 	  8 	  	  	  8 	  8 	  8 	  8 	  8 	  Х 	  13 	  104 	  	  	  	  	  55 	  55 	  4200,00  р 	  	  	  р 	  р 	  р 	  р 	  р 	  	  	  р 	  р 	  р 	  р 	  р 	  Х  	  	  8 	  8 	  8 	  8 	  8 	  	  	  8 	  8 	  7 	  	  8 	  	  	  7 	  7  	  	  р 	  р 	  в 	  в 	  в 	  в 	  в 	  в 	  в 	  в 	  	  в 	  в 	  Рис. 7 	  Фрагмент Табеля використання робочого часу (червень 2018 року)  Рис. 1 	  Повідомлення про початок відпустки  Рис. 6 	  Оформлення відпустки в особовій картці типової форми № П-2  Товариство з обмеженою відповідальністю «Овен»  НАКАЗ  01.06.2018 м. Київ № 67-в  Про надання щорічної відпустки  НАКАЗУЮ:  Литвиненко Олені Сергіївні, інженеру з охорони праці, за період роботи з 15.03.2017 р. по 14.03.2018 р. надати основну щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 20.06.2018 р. по 14.07.2018 р. включно.  Директор Калашник	(Калашник Ю. А.)  З наказом ознайомлений:  01.06.2018 р.	Литвиненко	(Литвиненко О. С.)  Директору ТОВ «Овен»  Калашнику Ю. А.  менеджера зі збуту  Скубача Федора Івановича  Заява.  Прошу надати щорічну основну відпустку тривалістю 7 календарних днів з 05.06.2018 г. У зв’язку з необхідністю терміново вийти у відпустку прошу виплатити належні суми відпускних не пізніше ніж 22.06.2018 р. (у строк виплати заробітної плати за першу половину місяця). Не заперечую проти пізнішої виплати належних сум, оскільки відпустку надано у стислі строки.  04.06.2018 р. Скубач  Директору ТОВ «Овен»  Калашнику Ю. А.  бухгалтера  Семенової Лідії Іванівни  Заява.  Прошу перенести невикористані в зв’язку з хворобою 9 календарних днів щорічної основної відпустки на період з 04.07.2018 р.  22.06.2018 р. Семенова  Рис. 5 	  Хвороба у відпустці: заява на перенесення відпустки  Рис. 2 	  Наказ про надання відпустки  Рис. 4 	  Заява на «термінову» щорічну відпустку

Ірина Долга, бухгалтер-експерт

№ 19, 2018  (с. 29)

Архив номеров

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку