Головні тези
-
На підставі даних КОД (КОДВ) ФОП заповнюють декларацію.
-
На сьогодні КОД (КОДВ) можна вести тільки в паперовій формі.
-
У КОД (КОДВ) слід окремо зазначати дохід, отриманий в готівковій та безготівковій формах.
-
У Книгах слід виводити сумарні підсумки за місяць, квартал, рік.
-
Старі КОД (КОДВ) слід зберігати 3 роки після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.
Хто та за якою формою веде Книги обліку
Облік у єдиноподатників Порядок ведення обліку ФОП-єдиноподатниками прописано у пп. 296.1.1 та 296.1.2 ПКУ. Отже, ФОП-єдинники:
- неплатники ПДВ ведуть Книгу обліку доходів (далі – КОД);
- платники ПДВ заповнюють Книгу обліку доходів і витрат (далі – КОДВ).
На підставі підсумкових даних Книг за відповідний період ФОП заповнює Декларацію платника єдиного податку.
Юрособам вести ані КОД, ані КОДВ не потрібно. Вони заповнюють Декларацію на підставі даних бухгалтерського обліку.
Форми КОД та КОДВ Вести КОД та КОДВ необхідно за формами, затвердженими наказом МФУ від 19.06.2015 р. № 579. При цьому якщо ви на момент затвердження нових форм Книг обліку (а це сталося 28.07.2015 р.) користувалися Книгами старої форми, то відповідно до п. 5 цього наказу вони є чинними до їх закінчення.
НА ЗАМІТКУ. «Старі» форми Книг, затверджені наказом МФУ від 15.12.2011 р. № 1637 (нині втратив силу), по суті відрізняються від нових лише графою для відображення суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Такий дохід зараз обкладається ЄП лише у тих ФОП, які є платниками ПДВ. Однак є деякі відмінності і у порядку заповнення «нових» Книг, на що ми далі звернемо увагу.
Порядок реєстрації
Зауважимо, що відтепер КОД та КОДВ можна вести як у паперовій, так і електронній формах на вибір. Порядки реєстрації КОД та КОДВ не відрізняються. Розглянемо порядок реєстрації КОД та КОДВ відповідно до Порядків, затверджених наказом МФУ від 19.06.2015 р. № 579 (далі — Порядок для КОД (Порядок ведення книги обліку доходів для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп, які не є платниками податку на додану вартість) та Порядок для КОДВ (Порядок ведення книги обліку доходів і витрат для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість) — див. рис. 1 та 2.
ВАЖЛИВО! Поки можливості вести КОД (КОДВ) в електронній формі у нас фактично немає — відсутнє відповідне програмне забезпечення. Проте податківці обіцяють виправитися протягом цього року (див. коментар «ДФСУ про ведення Книг обліку в електронній формі та про єдинників — 20-мільйонників»).
А що робити, коли аркуші у Книзі закінчаться? У разі закінчення КОД (КОДВ) протягом звітного періоду вам доведеться зареєструвати нову КОД (КОДВ), в якій наростаючим підсумком продовжуємо робити записи. Її ж «попередницю» необхідно зберігати протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис (п. 7 Порядків для КОД та для КОДВ).
КОД та КОДВ: порядок ведення
Записи у Книгах виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого:
- отримано дохід (окремо про кошти, що надійшли на поточний рахунок платника податку та отримані готівкою, у вигляді безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), а у платників ПДВ ще й суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності);
При веденні Книг в електронній формі є обмовка, що дані вносяться щоденно за підсумками робочого дня, але не пізніше наступного календарного дня (п.п. 3 п. 4 Порядку № 579).
- понесені витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги), виплачена зарплата, сплачено ЄСВ тощо.
ВАЖЛИВО! У Книгах слід виводити сумарні підсумки за місяць, квартал, рік. Причому, і у сумарних підсумках доведеться виокремлювати готівковий та безготівковий доходи.
Таблиця 1. Алгоритм заповнення КОД (КОДВ)
Графа |
Інформація |
ДОХОДИ |
|
«Дата запису» |
|
гр. 1 КОД та КОДВ |
Тут зазначаємо дату:
Якщо дохід отримано у різних формах (готівковій, безготівковій тощо), доведеться робити кілька рядків з однією датою |
«Дохід від провадження діяльності <…>» (гр. 2 – 6 КОД, гр. 2 – 7 КОДВ): |
|
«сума <…>, грн, коп.» |
|
гр. 2 КОД та КОДВ |
Зазначається отримана сума доходів (окремо в готівковій та безготівковій формі!) за товари, роботи (послуги).
|
«сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати<…>, грн, коп.» |
|
гр. 3 КОД та КОДВ |
Заповнюємо у разі, якщо відбувалося повернення коштів за товар або передплати, в іншому випадку проставляємо прочерк. |
«скоригована сума доходу, грн, коп. (гр. 2 - гр. 3)» |
|
(гр. 4 КОД та КОДВ) |
Різниця даних граф 2 та 3 |
«вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) <…>, грн, коп.» |
|
гр. 5 КОД та КОДВ |
Вказуємо вартість безоплатно отриманих товарів, робіт послуг згідно з письмовими договорами дарування та іншими письмовими договорами.
|
«сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, без податку на додану вартість, грн, коп.» |
|
гр. 6 КОДВ |
ФОП групи 3, що є платниками ПДВ, у графі 6 КОДВ вказують суму кредиторки, у якої минув строк позовної давності. |
«всього, грн, коп. <…>» |
|
гр. 6 КОД, гр. 7 КОДВ |
Підсумовуються дані про доходи:
|
|
|
«Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %»: |
|
«вид <…> доходу» |
Зазначаємо цифру від 1 до 5 відповідно до пп. 1 – 5 п. 293.4 ПКУ: |
«сума, грн, коп.» |
Вписуємо суму такого «забороненого» доходу, який було отримано відповідно до п. 293.4 ПКУ |
ВИТРАТИ (тільки у КОДВ)
|
|
«Дата запису» |
Зазначаємо дату запису, котра повинна співпадати з документом про оплату товару, роботи (послуги) (див. категорію 107.07 ЗІР).
|
«Витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг)» |
|
«вид витрат» |
У графах 2 і 3 відображаємо витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ, у тому числі суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), які не відшкодовуються платникам податку; транспортно-заготівельні витрати; інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання. |
«сума без податку на додану вартість, грн, коп.» |
|
«Витрати на оплату праці найманих працівників, грн, коп.» |
У цій графі відображайте витрати на оплату праці (датою фактичної виплати зарплати).
|
«Єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, грн, коп.» |
|
гр. 5 КОДВ |
Дані до гр. 5 потраляють за датою фактичної сплати ЄСВ. Цікаво, що Порядок для КОДВ не регламентує, яка саме сума ЄСВ тут відображається:
Нам ближче підхід, згідно з яким до гр. 5 потрапить тільки ЄСВ «за себе». Інші суми ЄСВ за такого підходу потраплять або до гр. 4, або до гр. 6 |
«Інші витрати, грн, коп.» |
|
гр. 6 КОДВ |
Відображайте суму інших витрат, понесених у зв’язку з провадженням господарської діяльності, зокрема витрати на зв’язок, сплату орендних та комунальних платежів, нотаріальні послуги, витрати на відрядження працівників, рентні платежі, сплату ЄП тощо. |
«Всього, грн, коп. (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)» |
|
гр. 7 КОДВ |
У цій графі підсумовуєте всі понесені витрати за наведеною формулою |
КОД та КОДВ: нюанси у запитаннях та відповідях
Таблиця 2. КОД та КОДВ: «гаряча десятка» запитань
Запитання |
Відповідь |
1. Чи необхідно вести окрему КОД (КОДВ) на кожного найманого працівника, який займається реалізацією товарів? |
Це запитання «пустило коріння» у 2011 році, коли на рівні підзаконних актів існувала необхідність заводити окрему Книгу на кожного найманого працівника, який отримував «на руки» виручку від покупців. |
2. Де повинна зберігатися КОД (КОДВ) у разі здійснення підприємницької діяльності в декількох місцях? |
Як уже зазначалося вище, обов’язок кожному найманому працівнику вести Книгу обліку канув у Лету, і тому зберігати її необхідно безпосередньо у ФОП-єдинника. Згодні з цим і податківці (див. категорія 107.07 ЗІР) |
3. Чи необхідно робити записи у КОД (КОДВ) окремо за кожною торговою точкою? |
Порядок № 579 передбачає внесення загальної суми виручки за день без розгалуження за торговими точками. Проте є вимога щодо окремого відображення готівкої та безготівкової виручки, про що далі |
4. Як записувати суми доходів — з копійками чи без, якщо користуємося Книгою обліку доходів «старої» форми? |
Ми впевнені, що в гривнях з копійками. Це випливає з того, що, по-перше, так вимагають нині чинні Порядки для КОД та КОДВ, а, по-друге, Податкову декларацію платника ЄП треба заповнювати в гривнях з копійками. Хоча фіскали вважають інакше (категорія 107.07 ЗІР). |
5. Як виправити помилку в Книзі обліку? |
Відповідно до абз. 3 п. 3 Порядків для КОД та КОДВ внесення виправлень в КОД (КОДВ) у паперовій формі здійснюється шляхом нового запису (з відображенням від’ємного або додатного значення), який засвідчується підписом платника податку
|
6. Чи необхідно заповнювати КОД (КОДВ), якщо протягом дня доходи не отримувались? |
Ні, не потрібно. У п. 5 Порядків для КОД та КОДВ сказано, що записи у КОД (КОДВ) виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, зокрема про кошти, які надійшли на поточний рахунок платника податку та/або які отримано готівкою, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Отже, якщо протягом дня доход ви не отримували, вносити записи та проставляти прочерки у КОД (КОДВ) не потрібно (див. категорія 107.07 ЗІР) |
7.Чи потрібно реєструвати нову КОД (КОДВ), якщо ФОП змінила прізвище? |
На нашу думку, не потрібно, але не забувайте, що про зміну прізвища треба повідомити фіскальний орган протягом місяця з дати виникнення таких змін (п. 298.4 ПКУ). |
8. Чи необхідно ФОП — платнику ЄП реєструвати нову КОД (КОДВ) у разі зміни податкової адреси? |
На наш погляд, нічого робити не потрібно. Пояснимо чому. Мета реєстрації КОД (КОДВ) — ідентифікувати певну КОД (КОДВ), щоб ФОП не могла робити в ній підміну сторінок тощо. У паперовій Книзі обліку це досягається шляхом проставляння штампів на кріпленні шнурівки тощо. Далі КОД (КОДВ) залишається у розпорядженні єдиноподатника, а інформація з неї переноситься до декларації, яка і надається податківцям. |
9. Як у Книзі окремо відобразити доходи в готівковій та безготівковій формі? |
Згідно з п.п. 2 п. 6 Порядку № 579 дохід треба відображати щоденно з підсумком за місяць, квартал та рік в грошовій формі (окремо в готівковій та безготівковій), матеріальній або нематеріальній формі.
|
10. Якою датою проставляти дохід у Книзі обліку, якщо покупець розрахувався платіжною карткою та через термінал? |
Запитання доволі цікаве, зважаючи на те, що розплачується покупець карткою в один день, а кошти надійти можуть упродовж кількох наступних відповідно до банківського договору. На нашу думку, тут необхідно виходити з норм п. 292.6 ПКУ, де зазначається, що датою отримання доходу платника ЄП є дата надходження коштів платнику ЄП у грошовій (готівковій або безготівковій) формі. Оскільки при розрахунку платіжною карткою отримання коштів фактично не відбувається, то і зазначати у Книзі обліку нема чого. Такої думки дотримується і ДФСУ, яка у своєму листі від 25.09.2015 р. № 2846/Г/26-15-17-04-14 зазначила, що до КОД вносяться доходи за підсумками робочого дня, які надійшли на розрахунковий рахунок платника. Ці висновки справедливі і для КОДВ. |
Приклади заповнення
ПРИКЛАД 1 (КОД). Протягом січня 2016 року ФОП групи 2 отримав такі доходи:
04.01.2016 р. готівкові кошти за реалізацію порцелянового столового сервізу,— 2275,00 грн;
06.01.2016 р. дохід від реалізації столового набору у безготівковій формі — 2546,00 грн;
14.01.2016 р. дохід від реалізації набору посуду у готівковій формі – 950,00 грн, в безготівковій формі від реалізації набору ножів – 1150,00 грн;
14.01.2016 р. — покупцю виплачені гроші готівкою у зв’язку з поверненням товару у сумі 1300,00 грн.
Інші доходи впродовж січня 2016 року не отримувалися. Усі товари було реалізовано відповідно до видів діяльності, що зазначені в ЄДР.
ПРИКЛАД 2 (КОДВ). ФОП групи 3 (платник ПДВ) протягом січня 2016 року отримав такі доходи:
05.01.2016 р. від реалізації офісних стільців у готівковій формі – 3600,00 грн, у т. ч. ПДВ — 600,00 грн, у безготівковій формі — 2100,00 грн, у т. ч. ПДВ — 350,00 грн;
15.01.2016 р. дохід у готівковій формі від реалізації письмового столу — 1950,00 грн, у т.ч. ПДВ — 325 грн.
Інші доходи впродовж січня 2016 року не отримувалися. Усі товари було реалізовано відповідно до видів діяльності, що зазначені в ЄДР.
Витрати понесені в січні:
04.01.2016 р. придбання РРО для магазину — 5250,00 грн,у т. ч. ПДВ — 875,00 грн;
05.01.2016 р. витрати на оплату праці продавця — 2000,00 грн (у сумі нарахування на дату фактичної виплати);
05.01.2016 р. сплачено ЄСВ (у січні 2016 року використовуємо вже нову ставку ЄСВ — 22 %) в частині нарахувань на зарплату працівника за січень 2016 року – 440,00 грн;
18.01.2016 р. – сплачено ЄСВ «за себе» за січень виходячи з мінбази (1378,00 грн) – 303,16 грн.
Інших витрат у січні 2016 р. не понесено.
Анна Хомюк, бухгалтер-експерт