Журнали

Платник єдиного податку 15 лютого, 2016
7
К

Книга обліку ФОП-єдинника: реєстрація, ведення, заміна

Як відомо, на підставі даних Книг обліку заповнюється декларація ФОП-єдинника, тому абияк ставитися до їх ведення ми б не радили. З порядком реєстрації, нюансами заповнення та заміною Книг обліку ми ознайомимося у матеріалі.

-A
A+

Головні тези

  • На підставі даних КОД (КОДВ) ФОП заповнюють декларацію.
  • На сьогодні КОД (КОДВ) можна вести тільки в паперовій формі.
  • У КОД (КОДВ) слід окремо зазначати дохід, отриманий в готівковій та безготівковій формах.
  • У Книгах слід виводити сумарні підсумки за місяць, квартал, рік.
  • Старі КОД (КОДВ) слід зберігати 3 роки після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.

Хто та за якою формою веде Книги обліку

Облік у єдиноподатників Порядок ведення обліку ФОП-єдиноподатниками прописано у пп. 296.1.1 та 296.1.2 ПКУ. Отже, ФОП-єдинники:

  • неплатники ПДВ ведуть Книгу обліку доходів (далі – КОД);
  • платники ПДВ заповнюють Книгу обліку доходів і витрат (далі – КОДВ).

На підставі підсумкових даних Книг за відповідний період ФОП заповнює Декларацію платника єдиного податку.

Юрособам вести ані КОД, ані КОДВ не потрібно. Вони запов­нюють Декларацію на підставі даних бухгалтерського обліку.

Форми КОД та КОДВ Вести КОД та КОДВ необхідно за формами, затвердженими наказом МФУ від 19.06.2015 р. № 579. При цьому якщо ви на момент затвердження нових форм Книг обліку (а це сталося 28.07.2015 р.) користувалися Книгами старої форми, то відповідно до п. 5 цього наказу вони є чинними до їх закінчення.

НА ЗАМІТКУ. «Старі» форми Книг, затверджені наказом МФУ від 15.12.2011 р. № 1637 (нині втратив силу), по суті відрізняються від нових лише графою для відображення суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Такий дохід зараз обкладається ЄП лише у тих ФОП, які є платниками ПДВ. Однак є деякі відмінності і у порядку заповнення «нових» Книг, на що ми далі звернемо увагу.

Порядок реєстрації

Зауважимо, що відтепер КОД та КОДВ можна вести як у паперовій, так і електронній формах на вибір. Порядки реєстрації КОД та КОДВ не відрізняються. Розглянемо порядок реєстрації КОД та КОДВ відповідно до Порядків, затверджених наказом МФУ від 19.06.2015 р. № 579 (далі — Порядок для КОД (Порядок ведення книги обліку доходів для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп, які не є платниками податку на додану вартість) та Порядок для КОДВ (Порядок ведення книги обліку доходів і витрат для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість) — див. рис. 1 та 2.

ВАЖЛИВО! Поки можливості вести КОД (КОДВ) в електронній формі у нас фактично немає — відсутнє відповідне програмне забезпечення. Проте податківці обіцяють виправитися протягом цього року (див. коментар «ДФСУ про ведення Книг обліку в електронній формі та про єдинників — 20-мільйонників»).

А що робити, коли аркуші у Книзі закінчаться? У разі закінчення КОД (КОДВ) протягом звітного періоду вам доведеться зареєструвати нову КОД (КОДВ), в якій наростаючим підсумком продовжуємо робити записи. Її ж «попередницю» необхідно зберігати протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис (п. 7 Порядків для КОД та для КОДВ).

КОД та КОДВ: порядок ведення

Записи у Книгах виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого:

  • отримано дохід (окремо про кош­ти, що надійшли на поточний рахунок платника податку та отримані готівкою, у вигляді безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), а у платників ПДВ ще й суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позов­ної давності);

При веденні Книг в електронній формі є обмовка, що дані вносяться щоденно за підсумками робочого дня, але не пізніше наступного календарного дня (п.п. 3 п. 4 Порядку № 579).

  • понесені витрати, зокрема оплачені придбані товари (роботи, послуги), виплачена зарплата, сплачено ЄСВ тощо.

ВАЖЛИВО! У Книгах слід виводити сумарні підсумки за місяць, квартал, рік. Причому, і у сумарних підсумках доведеться виокремлювати готівковий та безготівковий доходи.

Таблиця 1. Алгоритм заповнення КОД (КОДВ)

Графа

Інформація

ДОХОДИ

«Дата запису»

гр. 1 КОД та КОДВ

Тут зазначаємо дату:

  • надходження коштів на поточний рахунок підприємця;
  • отримання готівкових коштів;
  • безоплатного отримання товарів, робіт (послуг);
  • списання кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності (тільки для КОДВ).

Якщо дохід отримано у різних формах (готівковій, безготівковій тощо), доведеться робити кілька рядків з однією датою

«Дохід від провадження діяльності <…>» (гр. 2 – 6 КОД, гр. 2 – 7 КОДВ):

«сума <…>, грн, коп.»

гр. 2 КОД та КОДВ

Зазначається отримана сума доходів (окремо в готівковій та безготівковій формі!) за товари, роботи (послуги).

НА ЗАМІТКУ. Єдинники-посередники відображають тут тільки суму своєї винагороди, яка і є їх доходом (лист ДФСУ від 12.08.2015 р. № 17056/6/99-99-15-0301-15, див. «ПЄП», № 2/2015, с. 5)

«сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати<…>, грн, коп.»

гр. 3 КОД та КОДВ

Заповнюємо у разі, якщо відбувалося повернення коштів за товар або передплати, в іншому випадку проставляємо прочерк.
У цій графі вказують суми без знаку «–»

«скоригована сума доходу, грн, коп. (гр. 2 - гр. 3)»

(гр. 4 КОД та КОДВ)

Різниця даних граф 2 та 3

«вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) <…>, грн, коп.»

гр. 5 КОД та КОДВ

Вказуємо вартість безоплатно отриманих товарів, робіт послуг згідно з письмовими договорами дарування та іншими письмовими договорами.

ВАЖЛИВО! Якщо на безоплатно отримані товари, роботи (послуги) не оформлено договір, то це вже буде «громадянський» дохід фізособи (див. категорія 107.04 ЗІР).
Детально дізнатись про те, які первинні документи необхідні ФОП-єдиннику, можна у статті «Вуса, лапи та хвіст – ось мої документи!», або Яка первинка потрібна фізсобам-підприємцям» («ПЄП», № 3 / 2016, с. 19).

НЮАНС. Єдинники групи 3 — платники ПДВ у КОДВ у гр. 2 –5 вказують суми без ПДВ

«сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, без податку на додану вартість, грн, коп.»

гр. 6 КОДВ

ФОП групи 3, що є платниками ПДВ, у графі 6 КОДВ вказують суму кредиторки, у якої минув строк позовної давності.
Інші єдиннники (не платники ПДВ) не відображають такий дохід у КОД (ЄП з цієї суми не сплачують, але вона може потрапити до доходу, з якого сплачується ПДФО).
Подробиці у консультації «“Довга-довга” кредиторка і дохід ФОП-єдиноподатника» («ПЄП», № 4/2015, доступна для зареєстрованих користувачів на сайті елетронної версії газети: http://e.epodatok.com.ua)

«всього, грн, коп. <…>»

гр. 6 КОД, гр. 7 КОДВ

Підсумовуються дані про доходи:

  • у КОД: гр. 4 + гр. 5;
  • у КОДВ: гр. 4 + гр. 5 + гр. 6

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У графах 2 – 7 зазначається тільки той дохід, що оподатковується за базовими ставками. «Заборонені» доходи, які оподатковуються за ставкою 15 %, потраплять у наступні графи.

«Дохід, що оподатковується за ставкою 15 %»:

«вид <…> доходу» 
(гр. 7 КОД, гр. 8 КОДВ)

Зазначаємо цифру від 1 до 5 відповідно до пп. 1 – 5 п. 293.4 ПКУ:
«1» — перевищення допустимого обсягу доходу;
«2» — дохід від діяльності, не зазначеної у Реєстрі платників ЄП (для 1 та 2 груп);
«3» — застосування негрошового способу розрахунків;
«4» — дохід від забороненої для платників ЄП діяльності;
«5» — до доходу, отриманого від діяльності іншої, ніж: торгівля на ринку або надання побутових послуг населенню (для групи 1); надання послуг платникам ЄП та/або населенню, виробництво та/або продаж товарів, діяльність у сфері ресторанного господарства (для групи 2)

«сума, грн, коп.» 
(гр. 8КОД, гр.9 ОДВ)

Вписуємо суму такого «забороненого» доходу, який було отримано відповідно до п. 293.4 ПКУ

ВИТРАТИ (тільки у КОДВ)

Цей розділ є тільки у КОДВ (заповнюють єдинники групи 3 —платники ПДВ). Форма КОД не передбачає обліку витрат.

«Дата запису» 
(гр.1КОДВ)

Зазначаємо дату запису, котра повинна співпадати з документом про оплату товару, роботи (послуги) (див. ­категорію 107.07 ЗІР).

ВАЖЛИВО! Вартість отриманих товарів (робіт, послуг) до моменту їх оплати не відображається у Книзі.

«Витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг)»

«вид витрат»
(гр. 2 КОДВ)

У графах 2 і 3 відображаємо витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ, у тому числі суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), які не відшкодовуються платникам податку; транспортно-заготівельні витрати; інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання.
Тут зазначаємо, наприклад, витрати на пакування придбаного оптом товару для роздрібного продажу

«сума без податку на додану вартість, грн, коп.»
(гр. 3 КОДВ)

«Витрати на оплату праці найманих працівників, грн, коп.» 
(гр. 4 КОДВ)

У цій графі відображайте витрати на оплату праці (датою фактичної виплати зарплати).

ВАЖЛИВО! Витрати на оплату праці зазначаються повністю (разом з ПДФО та ВЗ), тобто у «брудній» сумі

«Єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, грн, коп.»

гр. 5 КОДВ

Дані до гр. 5 потраляють за датою фактичної сплати ЄСВ. Цікаво, що Порядок для КОДВ не регламентує, яка саме сума ЄСВ тут відображається:

  • чи нарахованого «зверху» ЄСВ на зарплату найманих працівників, на виплати за договорами ЦПХ;
  • чи ЄСВ «за себе».

Нагадуємо, що утримання ЄСВ із зарплати (так званий ЄСВ «знизу») з 01.01.2016 р. відмінили.

Нам ближче підхід, згідно з яким до гр. 5 потрапить тільки ЄСВ «за себе». Інші суми ЄСВ за такого підходу потраплять або до гр. 4, або до гр. 6

«Інші витрати, грн, коп.»

гр. 6 КОДВ

Відображайте суму інших витрат, понесених у зв’язку з провадженням господарської діяльності, зокрема витрати на зв’язок, сплату орендних та комунальних платежів, нотаріальні послуги, витрати на відрядження працівників, рентні платежі, сплату ЄП тощо.
Не зазначайте тут суму таких сплачених податків (зборів): ПДВ, акцизного податку, турзбору, ПДФО та ВЗ

«Всього, грн, коп. (гр. 3 + гр. 4 + гр. 5 + гр. 6)»

гр. 7 КОДВ

У цій графі підсумовуєте всі понесені витрати за наведеною формулою

КОД та КОДВ: нюанси у запитаннях та відповідях

Таблиця 2. КОД та КОДВ: «гаряча десятка» запитань

Запитання

Відповідь

1. Чи необхідно вести окрему КОД (КОДВ) на кожного найманого працівника, який займається реалізацією товарів?

Це запитання «пустило коріння» у 2011 році, коли на рівні підзаконних актів існувала необхідність заводити окрему Книгу на кожного найманого працівника, який отримував «на руки» виручку від покупців.
Зараз же ні норми ПКУ, ні Порядків для КОД та КОДВ (ні Порядків, затверджених наказом МФУ від 15.12.2011 р. № 1637, якщо ви все ще ведете «стару» Книгу, зареєстровану до 28.07.2015 р.) не передбачають ведення додаткових Книг обліку. Аналогічне пояснення розміщене і вконсультації в категорії 107.07 ЗІР. Тобто ФОП достатньо однієї КОД чи КОДВ

2. Де повинна зберігатися КОД (КОДВ) у разі здійснення підприємницької діяльності в декількох місцях?

Як уже зазначалося вище, обов’язок кожному найманому працівнику вести Книгу обліку канув у Лету, і тому зберігати її необхідно безпосередньо у ФОП-єдинника. Згодні з цим і податківці (див. категорія 107.07 ЗІР)

3. Чи необхідно робити записи у КОД (КОДВ) окремо за кожною торговою точкою?

Порядок № 579 передбачає внесення загальної суми виручки за день без розгалуження за торговими точками. Проте є вимога щодо окремого відображення готівкої та безготівкової виручки, про що далі

4. Як записувати суми доходів — з копійками чи без, якщо користуємося Книгою обліку доходів «старої» форми?

Ми впевнені, що в гривнях з копійками. Це випливає з того, що, по-перше, так вимагають нині чинні Порядки для КОД та КОДВ, а, по-друге, Податкову декларацію платника ЄП треба заповнювати в гривнях з копійками. Хоча фіскали вважають інакше (категорія 107.07 ЗІР).
Детальну відповідь на це запитання ви можете знайти у консультації «Користуєтеся Книгою обліку старої форми? Тоді цей матеріал для вас» 

5. Як виправити помилку в Книзі обліку?

Відповідно до абз. 3 п. 3 Порядків для КОД та КОДВ внесення виправлень в КОД (КОДВ) у паперовій формі здійснюється шляхом нового запису (з відображенням від’ємного або додатного значення), який засвідчується підписом платника податку

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Старий «неправильний» запис ми не закреслюємо, як це робили раніше.

ПОРАДА. При виправленні помилки доцільно скласти довідку довільної форми, де розкрити суть помилки. Це допоможе вам при перевірці (особливо, якщо мине досить часу) пригадати, чому ви зробили такий запис у Книзі

6. Чи необхідно заповнювати КОД (КОДВ), якщо протягом дня доходи не отримувались?

Ні, не потрібно. У п. 5 Порядків для КОД та КОДВ сказано, що записи у КОД (КОДВ) виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, зокрема про кошти, які надійшли на поточний рахунок платника податку та/або які отримано готівкою, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Отже, якщо протягом дня доход ви не отримували, вносити записи та проставляти прочерки у КОД (КОДВ) не потрібно (див. категорія 107.07 ЗІР)

7.Чи потрібно реєструвати нову КОД (КОДВ), якщо ФОП змінила прізвище?

На нашу думку, не потрібно, але не забувайте, що про зміну прізвища треба повідомити фіскальний орган протягом місяця з дати виникнення таких змін (п. 298.4 ПКУ).
Що робити щасливій нареченій у разі зміни прізвища, можна прочитати у консультації «Чи потрібна з новим прізвищем і нова Книга обліку доходів» («ПЄП», № 1/2015; доступна для зареєстровнаих користувачів на сайті електронної версії газети: http://e.epodatok.com.ua)

8. Чи необхідно ФОП — платнику ЄП реєструвати нову КОД (КОДВ) у разі зміни податкової адреси?

На наш погляд, нічого робити не потрібно. Пояснимо чому. Мета реєстрації КОД (КОДВ) — ідентифікувати певну КОД (КОДВ), щоб ФОП не могла робити в ній підміну сторінок тощо. У паперовій Книзі обліку це досягається шляхом проставляння штампів на кріпленні шнурівки тощо. Далі КОД (КОДВ) залишається у розпорядженні єдиноподатника, а інформація з неї переноситься до декларації, яка і надається податківцям.
Водночас фіскали вважають інакше (лист ДФСУ від 26.12.2014 р. № 9806/6/99-95-42-03-18, консультація у категорії 107.07 ЗІР): у разі зміни податкової адреси, пов’язаної зі зміною адміністративного району, ФОП-єдиннику необхідно зареєструвати нову КОД (КОДВ) у контролюючому органі за новим місцем обліку, а якщо зміни відбулися в межах одного адміністративного району, можна продовжувати здійснювати записи наростаючим підсумком у зареєстрованій КОД (КОДВ).
Радимо також ознайомитися з консультацією «ФОП-єдиноподатник змінила адресу: план дій» 

9. Як у Книзі окремо відобразити доходи в готівковій та безготівковій формі?

Згідно з п.п. 2 п. 6 Порядку № 579 дохід треба відображати щоденно з підсумком за місяць, квартал та рік в грошовій формі (окремо в готівковій та безготівковій), матеріальній або нематеріальній формі.
Про якісь роз’яснення ДФСУ з цього приводу нам невідомо, тому будемо намагатися знайти відповідь на це запитання самостійно. На нашу думку, тут можливі, принаймні два варіанти заповнення:

  • у графі 1 у наступних рядках після дати запису вписати окремий рядок «готівка» та «безготівкова форма» («б/г», «поточний рахунок» тощо) — див. приклад нижче;
  • заповнювати два рядки з однаковою датою у графі 1 окремо за готівковою та безготівковою виручкою. При цьому можна робити уточнення щодо форми розрахунків. Зауважте: виводити підсумок доходів за день немає необхідності — Порядки для КОД та КОДВ цього не вимагають (див. приклад нижче).

НА ЗАМІТКУ. Тим ФОП, які ведуть Книгу за «старими» формами, також рекомендуємо розділяти дохід у готівковій та безготівковій формі. Якщо ви робили інакше, візьміть «на озброєння» консультацію в категорії 107.07 ЗІР (стосовно відображення у таких Книгах доходу у грн без копійок). Тут говориться, що зареєстровані до 28.07.2015 р. Книги треба вести відповідно до Порядків, затверджених наказом № 1637, а тоді вимоги щодо окремого відображення готівкового та безготівкого доходу не було

10. Якою датою проставляти дохід у Книзі обліку, якщо покупець розрахувався платіжною карткою та через термінал?

Запитання доволі цікаве, зважаючи на те, що розплачується покупець карткою в один день, а кошти надійти можуть упродовж кількох наступних відповідно до банківського договору. На нашу думку, тут необхідно виходити з норм п. 292.6 ПКУ, де зазначається, що датою отримання доходу платника ЄП є дата надходження коштів платнику ЄП у грошовій (готівковій або безготівковій) формі. Оскільки при розрахунку платіжною карткою отримання коштів фактично не відбувається, то і зазначати у Книзі обліку нема чого. Такої думки дотримується і ДФСУ, яка у своєму листі від 25.09.2015 р. № 2846/Г/26-15-17-04-14 зазначила, що до КОД вносяться доходи за підсумками робочого дня, які надійшли на розрахунковий рахунок платника. Ці висновки справедливі і для КОДВ.
Єдине, про що у цьому випадку необхідно пам’ятати, – комісія банку. Якщо банк зараховує суму виручки вже за винятком комісії за еквайринг — це не дає приводу зменшувати дохід єдиноподатника. Комісія класифікується як витрати та окремо зазначається в банківській виписці. А, як відомо, витрати не зменшують базу оподаткування ЄП, тож будьте уважні.
Що вам загрожуватиме, якщо ви робите навпаки та вписуєте дату розрахунку з покупцем за виданим чеком? По-перше, в кінці звітного періоду можна перевищити граничні обсяги доходу (коли оплата та зарахування виручки припадаєють на різні звітні періоди), по-друге, при перевірці це може відгукнутися адмінштрафом за неналежне ведення обліку доходів та витрат за ст. 1641 КУпАП

Приклади заповнення

ПРИКЛАД 1 (КОД). Протягом січня 2016 року ФОП групи 2 отримав такі доходи:
04.01.2016 р. готівкові кошти за реалізацію порцелянового столового сервізу,— 2275,00 грн;
06.01.2016 р. дохід від реалізації столового набору у безготівковій формі — 2546,00 грн;
14.01.2016 р. дохід від реалізації набору посуду у готівковій формі – 950,00 грн, в безготівковій формі від реалізації набору ножів – 1150,00 грн;
14.01.2016 р. — покупцю виплачені гроші готівкою у зв’язку з поверненням товару у сумі 1300,00 грн.
Інші доходи впродовж січня 2016 року не отримувалися. Усі товари було реалізовано відповідно до видів ді
яльності, що зазначені в ЄДР.

ПРИКЛАД 2 (КОДВ). ФОП групи 3 (платник ПДВ) протягом січня 2016 року отримав такі доходи:
05.01.2016 р. від реалізації офісних стільців у готівковій формі – 3600,00 грн, у т. ч. ПДВ — 600,00 грн, у безготівковій формі — 2100,00 грн, у т. ч. ПДВ — 350,00 грн;
15.01.2016 р. дохід у готівковій формі від реалізації письмового столу — 1950,00 грн, у т.ч. ПДВ — 325 грн.

Інші доходи впродовж січня 2016 року не отримувалися. Усі товари було реалізовано відповідно до видів діяльності, що зазначені в ЄДР.
Витрати понесені в січні:
04.01.2016 р. придбання РРО для магазину — 5250,00 грн,у т. ч. ПДВ — 875,00 грн;
05.01.2016 р. витрати на оплату праці продавця — 2000,00 грн (у сумі нарахування на дату фактичної виплати);
05.01.2016 р. сплачено ЄСВ (у січні 2016 року використовуємо вже нову ставку ЄСВ — 22 %) в частині нарахувань на зарплату працівника за січень 2016 року – 440,00 грн;
18.01.2016 р. – сплачено ЄСВ «за себе» за січень виходячи з мінбази (1378,00 грн) – 303,16 грн.
Інших витрат у січні 2016 р. не понесено.

Анна Хомюк, бухгалтер-експерт

№ 7, 2016  (с. 21)

Архив номеров

Вверх
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку