Відображення допомоги по вагітності і пологах у формі № Д4

Цей матеріал, як ви вже здогадалися з назви, присвячений особливостям відображення сум декретних в звітності з ЄСВ. А тут є про що поговорити.
Відразу ж зазначимо: після глобальних ЄСВ-змін, що сталися з 01.01.2016 р., форма № Д4 так і не була підкоригована. Тому доки звітуємо за звичною нам формою № Д4, затвердженою наказом № 435.
Вам буде цікаво ознайомитися із сmаттєю «Звіт з ЄСВ за січень: нові правила в старій формі»//«ПЄП», № 6/2016, с. 23.

-A

A+

Версія для друку

Головні тези

Для декретних і нарахованого на їх суму ЄСВ в таблиці 1 передбачені спеціальні рядки.
Декретні у всій сумі відображайте в таблиці 1 за той місяць, в якому вони нараховані.
Інформацію про «декретницю» в таблиці 5 (код «5» в гр. 7) вам треба показати в звітах за два місяця: місяці початку і закінчення відпустки.
У таблиці 6 декретні наводять з розбиттям по місяцях.

Таблиця 1

Для відображення декретних і нарахованого на їх суму ЄСВ в таблиці 1 передбачені спеціальні рядки. Головне, уважно стежте за назвами відповідних рядків і зазначеними в них ставками. Допомога по вагітності і пологах наводиться в таблиці 1 форми № Д4 за той місяць, в якому вона нарахована. Причому наводиться відразу уся нарахована сума. Розбиття по місяцях тут немає (див. табл. нижче).

Відображення декретних в таблиці 1 форми № Д4

Показник	Рядок таблиці
Сума допомоги (в сумі нарахування за увесь період відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами), у тому числі:	ряд. 1.5 → 1
в межах суми, оподатковуваної ЄСВ	2.4.1 (для звичайних працівниць) та/або 2.4.2 (для працівниць-інвалідів) → 2.4 → 2
Сума ЄСВ	ряд. 3.4.1 (для звичайних працівниць — 22 %) та/або 3.4.2 (для працівниць-інвалідів — 8,41 %) → 3.4 → 3; ряд. 8.8 та/або 8.4 (якщо ставка 8,41 %) → 8
Сума додаткової бази з ЄСВ (тільки для ставки 22 %) — на різницю між МЗП і допомогою, яка припадає на дні відповідного місяця	ряд. 2.5.5 → 2.5 → 2. Рядок 2.5.5 заповнюється, якщо працівниці за цей місяць нараховано тільки допомогу і тільки якщо її сума менше МЗП. Якщо за місяць були інші нарахування (наприклад, зарплата + декретні), додбаза з ЄСВ відображається за «зарплатним» рядком 2.5.1 (хоча з 01.01.2016 р. цей момент не настільки принциповий, зважаючи на встановлення єдиної ставки 22 % як для зарплати, так і для допомоги)
Сума ЄСВ з додаткової бази (за ставкою 22 % на додбазу, відображену в ряд. 2.5.5)	ряд. 3.5.5 → 3.5 → 3; ряд. 8.8 → 8

Таблиця 5

При наданні працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами в таблиці 5 на неї треба заповнити рядок, в гр. 7 якого вкажіть код «5» (особа, якій надано відпустку у зв’язку з вагітністю і пологами). При цьому в звіті за місяць, в якому починається така відпустка, в гр. 11 «дата початку» вказуйте перший день відпустки. У звіті за місяць, в якому закінчується така відпустка, відповідно, в гр. 11 проставляється останній день такої відпустки згідно з ЛН.

Таким чином, інформацію про «декретницю» (код «5» в гр. 7) в таблиці 5 вам треба показати в двох місяцях: місяці початку і місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами.

НА ЗАМІТКУ. Як правило, з наступного дня після закінчення декретної відпустки працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років. У такому разі в таблиці 5 форми № Д4 за місяць, в якому закінчується відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами, після рядка про закінчення такої відпустки (у гр. 7 код «5») на цю працівницю заповнюється ще один рядок про початок відпустки для догляду за дитиною до 3 років (у гр. 7 ставиться код «6»).

Якщо відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами подовжується (працівниця надала ЛН на додаткових 14 к. дн.), в гр. 11 таблиці 5 ставиться дата закінчення відпустки з урахуванням подовження.

Таблиця 6

На відміну від таблиці 1, в таблиці 6 сума допомоги наводиться порядково в розрізі кожного з місяців, на дні яких припадає відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами). При цьому:

в гр. 9 для допомоги встановлені спеціальні коди застрахованих осіб: «42» — для працівниць, що не є інвалідами, і «43» — для працівиць-інвалідів;
гр. 10 не заповнюється. Виняток — якщо допомога донараховується до рівня МЗП. Тоді в гр. 10 ставиться код «13» (додбаза з ЄСВ);

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо нараховується додбаза, то на її суму заповнюється окремий рядок.

в гр. 11 кожного рядка вказується відповідний місяць, на дні якого припадає відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами;
в гр. 15 за рядком із сумою допомоги, нарахованої за дні відпустки, що припадають на звітний місяць, кількість к. дн. перебування в трудових відносинах проставляйте тільки у тому випадку, якщо цього місяця немає нарахування заробітної плати або лікарняних.
За ситуації, коли в звітному місяці працівниці була нарахована заробітна плата (місяць виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю і пологами), гр. 15 заповнюєте тільки за рядком із зарплатою.
Якщо були нараховані тільки лікарняні + допомога по вагітності, гр. 15 заповнюйте за рядком з лікарняними. І тільки якщо на звітний місяць припадає одна допомога по вагітності і пологах (тобто на працівницю заповнюєте тільки рядок з допомогою), гр. 15 доведеться заповнювати за рядком з такими нарахуваннями.
Що стосується рядків на допомогу за майбутні місяці такої відпустки, то за ними в гр. 15 вказуйте к. дн. відпустки — ці дні і є днями трудових відносин в такому місяці (гр. 15 = гр. 16).
У останньому місяці, на який припадає закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами, рівність гр. 15 = гр. 16 виконуватиметься, тільки якщо працівниця після відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами не вийшла на роботу, а пішла у відпустку для догляду за дитиною до 3 років (див. рис. 11 у матеріалі «Декретні: від оформлення до звітності» цього номера);
у гр. 16 наводите кількість к. дн., що припадають на кожен місяць відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами;
в гр. 17 відображаємо усю суму нарахованої допомоги за дні відповідного місяця, а в гр. 18 — суму, в межах якої допомога оподатковується ЄСВ;
гр. 20 не заповнюємо;
в гр. 21 наводимо нараховану суму ЄСВ (за ставкою 22 % або 8,41 %).

У таблиці 6 рядок з допомогою по вагітності і пологах відображається в останню чергу після інших виплат, нарахованих працівниці в звітному місяці, у тому числі після лікарняних: зарплата → відпускні → винагорода за договором ЦПХ → лікарняні → допомога по вагітності і пологах.

Покажемо порядок заповнення форми № Д4 за даними прикладу, наведеного у матеріалі «Декретні: оподаткування, облік і звітність» цього номера (див. рис. 9–12 у матеріалі «Декретні: від оформлення до звітності» цього номера).

Допомога по вагітності і пологах і мінбаза

У місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами працівниці будьте уважні. Якщо вона відразу йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років (а так буває в більшості випадків), то в такому місяці дохід може бути менше розміру МЗП, що діє цього місяця. Той факт, що це нарахування тільки за частину місяця, а не за повний місяць, до уваги не береться. Якщо сума доходу менше МЗП, то треба донарахувати базу оподаткування ЄСВ до рівня МЗП. Провести таке донарахування у формі № Д4 треба в звіті за місяць, в якому закінчується у зв’язку з вагітністю і пологами. У таблиці 6 донарахована база (МЗП за мінусом суми допомоги, що припадає на останній місяць) відображається в гр. 19, а нарахований на неї ЄСВ «зверху» (ставка 22 %) — в ряд. 21 (див. рис. 14 у матеріалі «Декретні: від оформлення до звітності» цього номера).

Аналогічно слід вчиняти, якщо в будь-якому з місяців протягом відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами сума допомоги виявилася менше МЗП. Ці питання особливо актуальні у зв’язку з підвищенням впродовж року розмірів МЗП (див. матеріал «Збільшився розмір МЗП: чи перераховувати суму ЄСВ з раніше виплачених декретних» цього номера).

Якщо допомога нарахована в місяці, наступному після початку декрету

Ситуація, коли відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами почалася у кінці одного місяця (з дати відкриття ЛН), а допомога нарахована на початку наступного місяця, насправді досить поширена.

У такому разі роботодавець суму допомоги наводить в таблицях 1 і 6 форми № Д4 за той місяць, в якому нараховано допомогу. Нагадаємо, що такою датою, на наш погляд, є дата подання заяви-розрахунку до Фонду. У таблиці 6 сума допомоги наводиться в розрізі по місяцях, у тому числі і з вказівкою даних за дні попереднього місяця, за які нараховано допомогу.

Крім того, роботодавцеві треба скласти таблицю 5 за попередній місяць з позначкою «додаткова» і вказати дані про початок відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами працівниці. Разом з цим складається супроводжуючий титульний аркуш за такий попередній місяць.

До речі, схоже питання виникає і за ситуації, коли працівиця запізно принесла ЛН і саме з цієї причини допомогу призначено не в місяці початку відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами.

Вероніка Чернишова, консультант

№ 15, 2016 (с. 14)