Головні тези

• Каса ФОП — це місце, де проводяться розрахунки, зберігаються готівка, Книги обліку.
• ФОП може обійтися без спеціально обладнаного приміщення.
• ФОП не встановлюють ліміт залишку готівки в касі на кінець дня.
• ФОП не ведуть касову книгу.
• Основне завдання — правильно оприбутковувати готівку (зробити запис в Книзі обліку, а якщо ФОП застосовує РРО або РК — ще й запис в КОРО).
• Прибуткові касові ордери ФОП складати не треба, хоча це і не заборонено.

Каса у вільному режимі

Де може бути готівка? У місці, іменованому касою. Зазвичай з ним асоціюється окрема кімнатка, в якій стоїть сейф, сидить касир, час від часу приймаючи і видаючи гроші, а також оформлюючи якісь «папірці». Що ж, це ідеальний варіант, найбажаніший для касової дисципліни. Але на практиці усе дещо прос­тіше. Життя вносить свої корективи і спрощує облаштування каси навіть на підприємствах, не кажучи вже про ФОП.

Отже, ФОП не треба відводити окреме приміщення під касу. Для них каса — це місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення № 637). Простіше кажучи, сейф або коробка з готівкою, куди кладуть і звідки дістають грошові кошти, — це і є каса. Причому, там же єдиннику — неплатнику ПДВ рекомендуємо тримати свою Книгу обліку доходів (далі — КОД), а платнику ПДВ — Книгу обліку доходів і витрат (якщо у ФОП декілька місць розрахунків, то місце зберігання Книги вона вибирає на власний розсуд). Чому ми згадуємо про Книги, говорячи про касу, і чи потрібні інші документи? Про це ви дізнаєтеся далі.

Відзначимо, що забезпечити надійне зберігання готівки на місці проведення розрахунків, зокрема, обладнати приміщення сейфом, доручити проводити касові операції відповідальному працівникові — в інтересах самої ФОП.

Ой, майже забули про єдинників, які «перевалили за 1 млн грн» і зобов’язані застосовувати РРО. Через нього ви здійснюєте не лише розрахункові операції, але і касові в розумінні Положення № 637 — приймання і видачу готівки. А це означає, що місце розрахунків через РРО (КОРО і РК), його ящик і плюс незамінна КОРО на РРО також вважаються касою.

НЮАНС. ФОП для того, щоб мати можливість накласти на працівника, який проводитиме касові операції, повну матеріальну відповідальність, треба укласти з ним відповідний договір — договір про повну матеріальну відповідальність (ст. 134, 1351 КЗпП).

Отже, ви дізналися, що «статус» каси отримає місце, де ФОП (її працівник) проводять розрахунки готівкою (приймають і видають грошові кошти). Але у ФОП може бути декілька кас. Якщо у ФОП-єдинника є торговельна точка (пункт надання послуг), де використовується РРО, то касою вважається кожне місце проведення розрахунків через касовий апарат.

Наступний важливий момент — оформлення надходження і витрати готівки. Але перед цим поговоримо про деякі складові касової дисципліни, про які могли чути ФОП. Дотримуватися/не дотримуватися — про це далі.

Касові спрощення для ФОП

Ви здогадуєтеся, що надходження і витрата готівкових коштів мають бути враховані (відповідна інформація має бути зафіксована на папері). Напевно, більшість ФОП хоча б краєм вуха чула про те, що для цих цілей на підприємствах передбачена касова книга. А бухгалтери, які наразі ведуть облік діяльності ФОП, упевнені, навіть колись тримали її в руках.

На щастя, ФОП цей «журнальчик» не потрібний, Касову книгу вони не ведуть (п. 4.2 Положення № 637, консультація в категорії 109.15 ЗІР). Чи говорить це про те, що їм взагалі не треба обліковувати обіг готівки? Ні, без цього не обійтися, у будь-якому разі, в частині оприбуткування готівки (див. нижче).

Крім того, в касі ФОП можуть ночувати гори готівки. На відміну від юросіб, банки їм не встановлюють ліміт залишку готівки в касі на кінець дня (п. 2.7 Положення № 637).

Що це за диво-дивина? Граничний розмір суми готівки, яка може залишатися в касі в неробочий час. Готівку, що перевищує ліміт, підприємства перераховують на банківські рахунки. Якщо ліміт не встановлений, то юр­особи здають у банк усю готівкову виручку. Відповідно, у ФОП немає і термінів для здачі готівкової виручки в банк. Ура!

НЮАНС. ФОП взагалі можуть працювати без поточного рахунку. Його відкриття для них — справа добровільна (відкривати/не відкривати — ФОП вирішує на власний розсуд). Причому, навіть якщо рахунок є, то ФОП самостійно вирішує, треба тримати на ньому кошти або ні.

Як правильно оформити надходження готівки

Який процес слід оформлювати ретельніше: надходження або видачу готівкових кош­тів? З точки зору хазяйновитості, за «витоком», а ось щоб уникнути штрафних санкцій за неправильний обіг готівки, ваша увага має бути спрямована саме на отримання готівкових коштів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! ФОП здійснюють облік операцій з готівкою у своїх книгах обліку (пп. 1.2 і 2.2 Положення № 637). Якщо ФОП — платник ЄП, то для цього вона використовує КОД або КОДВ.

Це означає, що єдинники зобов’язані робити в Книгах записи про отримання готівки. Тільки у такому разі вважається, що кошти правильно оприбутковані, тобто надходження документально оформлене і враховане, гроші не пішли «наліво».

ВАЖЛИВО! Уся готівка, що надходить до каси, повинна оприбутковуватись не лише в повній сумі, але і своєчасно — в день отримання готівкових грошових коштів (п. 2.6 Положення № 637).

Якщо ФОП-єдинник здійснює розрахунки з покупцями із застосуванням РРО або розрахункових книжок (РК), то для нього оприбуткування готівки — це дві дії: окрім запису в КОД або КОДВ, ще і запис в КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО (Z-звітів) або даних РК.

Спочатку ФОП робить запис в КОРО, як цього вимагає Закон про РРО, а потім переносить його в КОД або КОДВ. І сюди, і туди!

НА ЗАМІТКУ. Оприбуткування — запис в КОД або КОДВ. Ні добровільне ведення касової книги, ні облікова програма, ніщо інше цей запис не замінить (лист НБУ від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354).

Якщо фіскали прийдуть з перевіркою і виявлять невідповідність готівки в касі сумі, зазначеній у КОД або КОДВ, вам загрожує штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої (несвоєчасно оприбуткованої) суми (ст. 1 Указу № 436).

А чи потрібний первинний документ «на вхід» готівкових коштів? Це запитання виникає у зв’язку з тим, що каса ФОП працює в режимі «фристайл».

Приміром, у юросіб все більш суворо, але прозоріше. Погляньмо. Яке походження готівки підприємства? Вона може бути знята з рахунку в банку, отримана торговельною точкою, вийнята з ящика РРО і оприбуткована в касі підприємства, повернена відрядженимиабо підзвітними особами тощо. Усі подібні надходження юридичні особи оформлюють прибутковими касовими ордерами(далі — ПКО).

Чи треба ФОП складати прибутковий документ, зокрема той же ПКО, в кожному подіб­ному випадку? Це запитання виникає через те, що в Положенні № 637 відносно ФОП немає ні подібної вимоги, ні заборони на оформлення ПКО.

Отже, давайте розберемося. Але спочатку надамо аргументи на користь того, що ПКО не потрібні.

До речі, детально про документальне підтвердження доходів і витрат у ФОП-єдинників ви можете дізнатися із статті «Вуса, лапи і хвіст — ось мої документи!», або Яка первинка потрібна фізособам-підприємцям»//«ПЄП», № 3/2016, с. 19.

КОД і КОДВ Вище ми зазначили, що в роботі з готівкою важливий аспект — оприбуткування. Причому зробити запис в КОД або КОДВ можна і без оформлення прибутково-касових документів (навіть якщо немає РРО, то чом би просто не перераховувати готівку наприкінці дня, вести записи про проданий товар, узяти копії товарних чеків і так далі).

До речі, Мінфін також не вбачає необхідності в стусі прибуткових документів для запов­нення Книг обліку.

ЦИТАТА. «При відображенні доходів у Книзі факт їх надходження не завжди може бути підтвердженим первинними документами, зокрема, отримання готівки в оплату товарів (робіт, послуг), тому Кодексом та Порядком передбачається можливість здійснення записів до Книги за господарськими операціями, не підтвердженими первинними документами. При цьому дані, наведені у Книзі, є підтвердженням факту отримання доходу і використовуються для складання податкової декларації платника єдиного податку за відповідний податковий (звітний) період.»
(витяг з листа МФУ від 05.03.2012 р. № 31-08410-07/23-1595/1186)

Крім того, в КОД і КОДВ не відображають реквізити прибуткових документів (див. форми, затверджені наказом № 579).

Декларація платника ЄП Свій базовий звіт ФОП-єдинники заповнюють на підставі КОД або КОДВ, безпосередньо первинка для цього процесу не потрібна. Фактично, показники декларації підтверджуються записами в Книгах, і тим самим виконується вимога п. 44.1 ПКУ.

Думка фіскалів і НБУ Чим цінна для нас точка зору цих держорганів? Нацбанк встановлює правила готівково-касової дисципліни, а податківці її перевіряють і штрафують за недотримання. Крім того, фіскали не байдужі до повного набору «паперів» для податкового обліку.

Що ж, тут усе в ажурі. Податківці в роз’ясненні з категорії 109.15 ЗІР сказали: ФОП-єдинники касову книгу не ведуть і не виписують прибуткові касові документи. А що ж вони складають і виписують — про це в статті «Отримання і видача готівки: з/без документів» цього номера. НБУ, який встановлює готівкові для каси правила, висловив аналогічну думку (лист НБУ від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464).

Не варто перейматися, якщо ви все-таки прибуткові ордери виписуєте і до того ж використовуєте бланки ПКО, створені для юр­осіб, бо межі дозволеного ви не перейшли (lив. коментар до листа НБУ від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464 на нашому сайті).

Але візьміть до уваги, що в одних випадках в їх складанні немає сенсу, а в інших — реквізити квитанції ПКО не відповідають реквізитам роз­рахункового документа (про це в статті «Отримання і видача готівки: з/без документів» цього номера).

І ще дещо. Якщо ви зобов’язані застосовувати РРО, то однозначно готівку за товари (послуги) треба проводити через касовий апарат (винятки — випадки із ст. 9 і 10 Закону про РРО), оформлення ПКО навіть за суворою формою цього не замінює.

Що ж, а тепер наведемо аргументи на користь виписки ПКО. Не дивуйтеся, але їх ми отримаємо від податківців (тих самих або інших, не так важливо). У п. 4.8 Методрекомендацій № 210 зазначено: незважаючи на те, що касову книгу підприємці не ведуть, прибуткові і витратні касові ордери (про них поговоримо пізніше) вони оформлювати зобов’язані.

Отже, на одній чаші вагів — здоровий глузд, оцінка штрафонебезпечних порушень і роз’яснення фіскалів та НБУ, на іншій — підпункт Методрекомендацій № 210. Наша думка — чаша вагів з «ні» переважила чашу, на якій лежало «так». Тим більше, що на ній були лише рекомендації, а не вагоміша нормативка.

Але не думайте, що при надходженні готівки можна не складати документи. Це не так! Про те, що і коли знадобиться, читайте далі.

Використані документи

Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95.

Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Наказ № 579 — наказ МФУ «Про затвердження форм книги обліку доходів і книги обліку доходів і витрат та порядків їх ведення» від 19.06.2015 р. № 579.

Методрекомендації № 210 — Методичні рекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210.

Ірина Шевчук, консультант