Це одне з роз’яснень Мінсоцполітики щодо ведення кадрової документації підприємцем, що використовує найману працю. Проблема полягає в тому, що, з одного боку, багато нормативних документів (особливо старого зразка) «заточені» виключно під юридичних осіб. Та й сама організаційно-правова форма у вигляді ФОП допускає легшу «бюрократичну» систему, ніж у юрособи. Але, з іншого боку, ФОП є роботодавцем та зобов’язаний виконувати всі ті самі «трудові» зобов’язання й гарантії, що й роботодавці-юрособи. А щоб це зробити (правильно нарахувати зарплату, не порушити «відпускні» або «лікарняні» зобов’язання, у повному обсязі розрахуватися з бюджетом тощо), хоч-не-хоч доводиться забезпечувати документальне підтвердження цих операцій1.

У сьогоднішньому листі Мінсоцполітики підтвердило: оскільки фізична особа — підприємець у розумінні норм КЗпП виступає роботодавцем, він має вести кадрову документацію.

ЦИТАТА. «Оскільки фізична особа — підприємець у розумінні норм КЗпП виступає роботодавцем, то він має вести кадрову документацію.
Зокрема, на нашу думку, фізична особа — підприємець має оформляти локальні акти, укладати трудові договори у письмовій формі, вести трудові книжки працівників та може вести книгу реєстрації локальних актів, розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку, вести табелі обліку використання робочого часу тощо».
(витяг із коментованого листа)

Зауважимо, що укладення ФОП з працівником трудового договору в письмовій формі — ця пряма вимога законодавства (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Крім того, ФОП потрібно видати локальний акт (наказ, розпорядження) про прийняття працівника та вказати реквізити цього документа в Повідомленні про прийняття працівника на роботу. Без цих документів працівник не може бути допущений до роботи (лист Мінсоцполітики від 12.12.2016 р. № 488/0/22-16).

Сьогоднішній лист вартий уваги тим, що Мінсоцполітики прямо сказало таке: чинним законодавством про працю не передбачено обов’язковості підприємця мати штатний розпис. Це, безумовно, плюс, оскільки такий документ ФОП складають рідко. Водночас у штатного розпису є свої переваги. Наприклад, у ньому можна вказати розміри окладів (ставок) за кожною посадою. Тоді під час укладення трудового договору та в наказі про прийняття працівника просто вказують, що розмір зарплати встановлюється згідно зі штатним розписом. Надалі у разі зміни розміру окладу (ставки) достатньо просто внести зміни до штатного розпису, не коригуючи трудовий договір.

Якщо у ФОП усе-таки немає бажання складати штатний розпис, то зміна розміру окладу (ставки) потребує внесення коректив до трудового договору. Хоча, на наш погляд, і тут є вихід: прописати в трудовому договорі первісно обумовлену суму зарплати, а потім зробити застереження, що рішення про зміну (збільшення) розміру окладу (ставки) оформляється розпорядженням роботодавця й доводиться до відома працівника під підпис. Головне — стежте, щоб місяць підвищення зарплати працівникові був урахований під час індексації.

У листі, який коментується, Мінсоцполітики також звернуло увагу, що Інструкція № 2862поширюється в тому числі й на роботодавців-ФОП. Цей момент, власне, і не викликав сумнівів. Підприємці, хоча й набагато рідше, ніж юрособи, але також стикаються у своїй діяльності з необхідністю розрахунку кількісних показників працівників (наприклад, для заповнення форми № Д4, для виконання «інвалідного» нормативу). Розрахунок відповідних показників вони виконують відповідно до Інструкції № 286.