Версия для печати

Додаток до листа ДПС 05.09.2025 № 929/2/99-00-24-01-03-02 (витяг)

<…> Щодо ситуації: Відповідно до Інструкції № 59, працівник зобов’язаний не пізніше закінчення третього банківського дня, що настає після дня повернення до місця постійної роботи, повернути невикористані кошти (у тому числі електронні гроші) у встановленому законодавством порядку: на відповідний рахунок підприємства; або до каси підприємства — у разі отримання авансу готівкою.

Дія Інструкції № 59 є обов’язковою для: державних установ; підприємств та організацій, що фінансуються з бюджету.

<…>

Питання: Коли працівник має повернути невитрачені кошти з відрядження в касу/рахунок підприємства?

Уточнення 1: Що саме мається на увазі під формулюванням «за наявності надміру витрачених коштів» у п. 3 Порядку № 841?

Уточнення 2: Чи йдеться фактично про невикористаний залишок авансу, який підлягає поверненню в касу або на рахунок підприємства, адже інакше незрозуміло, які саме кошти повинен повертати працівник?

Відповідь на питання:

Порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, визначено п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), відповідно до пп. 170.9.3 якого документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зі змінами (далі — Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до абзацу першого п. 11 розділу II Інструкції № 59 відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації.

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (абзац другий п. 11 розділу II Інструкції № 59).

Водночас слід зазначити, що надміру витраченими у відрядженні коштами є кошти, отримані працівником на відрядження чи під звіт, не повернені в установлений строк.

Враховуючи викладене, працівники органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, невикористані кошти у відрядженні мають повернути у строки, визначені Інструкцією № 59 <…>.