В текущем году работнику планируется предоставить часть неиспользованного ежегодного отпуска за 2011–2012 годы общей продолжительностью 20 календарных дней (в каждом из этих рабочих лет было использовано по 14 календарных дней). Правомерно ли предоставлять такой отпуск, или можно выплатить ему компенсацию за эти дни? Если выплатить, то как правильно ее оформить и из каких средств выплачивать отпускные?

Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. Это предусмотрено ч. 2 ст. 12 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках). Но иногда случается так, что работник не в состоянии отгулять все причитающиеся ему дни отпуска в указанный срок: то производственная необходимость, то работник слишком любит работать, но ответственность за непредоставление отпуска полной продолжительности (минимум 24 календарных дня) за рабочий год может понести не работник, а учреждение.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник теряет право на неиспользованный отпуск. Также нет запрета предоставлять в будущем ежегодные отпуска в случае их неиспользования, поэтому, если работник не воспользовался своим правом на такой отпуск за несколько предыдущих лет (даже если это 5 или 10 лет), он имеет право использовать эти дни.

Обычно кадровые службы пытаются сохранять последовательность предоставления отпуска по годам. Например, при наличии неиспользованных дней за 2011 год сначала рекомендуют работнику взять их, а уже при их недостаточности — использовать дни отпуска за текущий рабочий год. Но это правило нормативно не закреплено, оно сложилось по кадровой практике, следовательно, и не обязательно к исполнению. Единственным аргументом, почему целесообразно делать именно так, является возможность выплаты компенсации за неиспользованные дни, полагающиеся работнику более 24 календарных дней. Напомним, что, для того чтобы выплатить компенсацию, работник за каждый рабочий год должен отгулять 24 календарных дня. То есть невозможно, например, в 2013 году отгулять 24 дня и взять компенсацию за все предыдущие годы. Каждому рабочему году должны соответствовать 24 календарных дня использованного отпуска.

Итак, мы уже определились, что предоставить отпуск работнику не просто правомерно, но и необходимо, а вот выплата компенсации1 за прошлые годы будет зависеть от фактической продолжительности ежегодного отпуска, которая должна быть не менее 24 календарных дней.

В соответствии со ст. 24 Закона об отпусках в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

Оформлять предоставление отпуска за прошлые годы надо таким же образом, как и текущие отпуска:

1) в графике отпусков на текущий год предполагаем период для предоставления отпуска;

2) работник (при необходимости) пишет заявление о предоставлении отпуска за соответствующий период, после чего руководитель учреждения издает приказ о его предоставлении;

3) в соответствии с приказом до наступления отпуска начисляем и выплачиваем отпускные.

Отдельные вопросы, волнующие бухгалтеров, — средства, за счет которых выплачиваются отпускные при предоставлении отпуска за прошлые годы, и расчет среднедневной зарплаты для выплаты отпускных. А проблема в следующем.

На первый взгляд кажется, что отпуск относится к прошлому году. А раз так, то и финансироваться должен из бюджета соответствующего года. Но это не совсем правильно. Бюджетный период — один календарный год. А значит, и все фактические бюджетные расходы осуществляются только в пределах этого периода независимо от того, к какому периоду они относятся. Вывод: отпускные при предоставлении отпуска за предыдущие годы выплачивают за счет фонда оплаты труда текущего бюджетного года. При разработке сметы на текущий год вам надо заложить суммы для предоставления отпуска не только за текущий год, но и за прошлые годы. Данные для определения суммы на эти цели можно взять из графика отпусков (в нем также планируют использование всех неиспользованных ранее отпусков).

Начисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска проводится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100). Как видим, нет сомнений относительно того, какой период брать во внимание для расчета отпускных: берем последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска, даже если сам отпуск предоставляется за предыдущие годы.

Напомним, что выплачивают отпускные по КЭКР 2111 «Заработная плата» независимо от того, за какие годы работник использует дни отпуска.