Версия для печати
Возможность проживания работников бюджетных учреждений в период командировки у физлиц-предпринимателей (далее — ФЛП) всегда вызывает вопросы. Давайте разбираться.
Можно ли «остановиться» у ФЛП? Работодатель возмещает командированному работнику фактические расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания (п. 5 разд. II Инструкции № 591 ):
- при наличии подтверждающих документов (в оригинале);
- в пределах нормы расходов на наем жилого помещения (по Украине этот показатель составляет 250,00 грн. без НДС в сутки). Расходы, превышающие эту сумму, могут возмещаться с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.
1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУот 13.03.1998 г. № 59.
Как видите, нет ограничений в выборе субъектов, у которых командированный может нанимать жилье. А значит, работник вполне может проживать в период командировки в гостинице (мотеле) ФЛП. Более того, считаем, что он вправе даже арендовать квартиру у предпринимателя: ведь нормативные документы четко указывают, что компенсации подлежат в том числе расходы на наем «другого жилого помещения». Единственное, что нужно, это вписаться в стоимостные ограничения и предоставить оригиналы подтверждающих документов.
«Расходное» алиби Командировочные расходы работнику возмещают на основании:
- Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г. № 8412);
- оригиналов первичных документов, подтверждающих расходы.
2 Внимание! С 19.04.2016 г. форма Отчета изложена в новой редакции. Подробно об этом читайте в газете «Бухгалтерия: бюджет», № 15/2016, с. 4
Какие документы подтверждают проживание работника в гостинице ФЛП? У субъектов, использующих регистратор расчетных операций (далее — РРО), таковым является фискальный расчетный чек. Если же это субъект хозяйствования, не применяющий РРО, то расчетный документ может оформляться в произвольной форме в виде товарного чека или квитанции об оплате (с указанием в них «Послуги проживання»). В этом случае обязательно, чтобы такой документ содержал:
- основные реквизиты расчетного документа3;
- все реквизиты первичного документа.
3 О товарных чеках произвольной формы налоговики говорят в разделе 109.10 Общедоступного информационно-справочного ресурса Государственной фискальной службы Украины (далее – ЗІР; http://zir.minrd.gov.ua). Тут же они дают рекомендации, касающиеся «начинки» такого документа.
Учитывая требования нормативных актов, считаем, что расчетный документ за предоставленные услуги проживания должен содержать:
1) наименование документа;
2) данные о лице, составившем документ (Ф. И. О. физлица-предпринимателя; регистрационный номер учетной карточки плательщика налога);
3) информацию об услуге (название, цена и стоимость, адрес предоставления);
4) дату и подпись лица, принявшего оплату.
ВАЖНО! Предприниматели, как правило, предоставляют расчетные документы «по требованию». Поэтому рекомендуем заранее проинформировать работников о необходимости требовать расчетные документы (иначе проживание в гостинице предпринимателя будет «за счет работника», т. е. расходы на проживание ему не компенсируют).
Как видно из условия вопроса, именно такие документы и предоставил ваш работник. Делаем вывод: у работодателя достаточно оснований, чтобы компенсировать расходы на наем жилья у ФЛП. Остался лишь вопрос с внесением информации о предпринимателе в Налоговый расчет по форме № 1ДФ.
Форма № 1ДФ без предпринимателя Действительно, доходы, начисленные (выплаченные) налоговым агентом ФЛП (независимо от выбранной системы налогообложения), необходимо отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «157». Но! Если за жилье платит непосредственно командированный работник (рассчитывается наличными или личной платежной карточкой), а работодатель только компенсирует ему понесенные расходы, работодатель не является налоговым агентом по отношению к такому ФЛП. Получается, что доход предпринимателю выплачивает обычное физлицо (не налоговый агент). И тот факт, что работнику эти денежные средства учреждением потом будут возмещены, никакой роли не играет. Такой позиции придерживаются и налоговики в разделе 103.25 ЗІР (и хотя в консультации говорится о ФЛП-единоналожниках, считаем, что вывод справедлив и для предпринимателей на общей системе налогообложения).
ЦИТАТА: «Поскольку ЮЛ только компенсирует расходы работника на командировку, то отражать в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ уплату работником средств за предоставленные в командировке физическим лицом — предпринимателем — плательщиком единого налога услуги такое ЮЛ не обязано4».
(раздел 103.25 ЗІР)
4 Заметьте, что в этой консультации налоговики ссылаются на п. 177.8 НКУ, в соответствии с которым от предпринимателя нужно получить копию документа, подтверждающего его госрегистрацию. Но! Во-первых, эта норма касается общесистемщиков, а во-вторых, как следует из общего вывода консультации, она тут вообще лишняя. Следовательно, считаем, что такой документ не нужно получать от предпринимателя (как единоналожника, так и общесистемщика).
Следовательно, в вашем случае сведения о ФЛП в форме № 1ДФ вы не отражаете.
НА ЗАМЕТКУ. Если за услуги платит работодатель (по безналичному расчету), то от ФЛП-контрагента дополнительно нужно получить копию извлечения из Госреестра. Этот документ позволяет не начислять единый соцвзнос и не удерживать налог на доходы физлиц и военный сбор с дохода, начисленного (выплаченного) ФЛП. Если доход выплачиваете единоналожнику, то и вовсе достаточно интернет-проверки на дату выплаты дохода в Реестре плательщиков единого налога на сайте ГФСУ (такая консультация приведена в разделе 107.12 ЗІР). Если документы получены, то сумму дохода показываете в графах 3а и 3 формы № 1ДФ с признаком дохода «157». В графах 4а и 4 ставите прочерк (нули).
