Подготовка к отпуску

Шаг 1. Работник предоставляет заявление об отпуске или работодатель использует график отпусков.

Вариант 1 (отпуск по графику). Если отпуск предоставляют согласно графику отпусков (в котором должны быть указаны или период предоставления отпуска, или конкретные даты), то работодатель не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска, указанного в графике, письменно уведомляет работника о дате начала отпуска (ч. 5 ст. 79 КЗоТ). Уведомление составляют в произвольной форме (см. рис. 1). Работник должен поставить отметку о том, что он ознакомлен с уведомлением, или в самом уведомлении, или в графике отпусков.

Если не уведомить работника о начале отпуска за 2 недели, то он может воспользоваться п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках1и требовать перенести отпуск на другой период.

Подробнее см. консультацию «График отпусков: всем ли предприятиям нужен?» // «ПЕН» № 48/2017, с. 20.

Вариант 2 (отпуск по заявлению). Если же отпуск предоставляют вне графика, работник подает работодателю заявление произвольной формы с просьбой предоставить ему отпуск. В заявлении обязательно указывает:

• вид отпуска;
• дату начала отпуска;
• количество календарных дней отпуска.

Заявление может быть как написано от руки, так и предоставлено в печатной форме. Но в любом случае такое заявление должно содержать подпись работника. Образец см. на рис. 3.

Если у работника возникла необходимость уйти в отпуск в сжатые сроки, у работодателя возникает проблема с соблюдением срока выплаты отпускных (не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска). Чтобы решить ее, работник в заявлении может выразить желание получить отпускные в срок, определенный между ним и работодателем (письмо Минсоцполитики от 04.08.2016 г. № 430/13/16-16). Как сформулировать это в заявлении, см. на рис. 4.

Ежегодный отпуск может быть перенесен на другой период по желанию работника и с согласия руководителя (ст. 11 Закона об отпусках). Перенос отпуска осуществляется на основании заявления работника с указанием новой даты начала отпуска. Потребность в переносе отпуска может быть вызвана, например, болезнью работника в отпуске. Образец такого заявления см. на рис. 5.

Шаг 2. На основании заявления или графика отпусков (уведомления об отпуске), руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Приказ издается или по типовой форме № П-3 (утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489) или в произвольной форме (см. рис. 2).

Личная карточка

В разделе V Личной карточки типовой формы № П-2 (утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489) вносим отметку об отпуске. Фрагмент заполнения раздела V личной карточки см. на рис. 6.

Табель учета рабочего времени

После того, как у работника начался ежегодный отпуск, необходимо делать отметки в табеле использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489), проставляя в течение всего периода отпуска (в том числе и в выходные дни):

• код «В» (или «08») — если работник находится в основном ежегодном отпуске;
• код «Д» (или «09») — если работник находится в дополнительном ежегодном отпуске.

Если на период отпуска попадет праздничный (нерабочий) день, предусмотренный ст. 73 КЗоТ, то в этот день «отпускную» отметку не ставьте (см. рис. 7).

График отпусков

После того, как работник отгулял отпуск, делаем отметку в графике отпусков (см. рис. 8). Поскольку типовой формы для составления графика нет, то оформляем его в произвольной форме, предусматривая графу, в которой указываем количество дней, период, номер и дату приказа об отпуске, а так же графу «Примітки» для отражения остатка неиспользованных дней отпуска.

Рекомендуем также ознакомиться с консультацией «График отпусков: всем ли предприятиям нужен?» // «ПЕН», № 48/2017, с. 20.