Временный перевод на другую должность

Если работник не меняет должность, а временно переводится на нее, надо ли отражать это в таблице 5?

Нет, не надо. В таблице 5 следует отражать только постоянные переводы. В заданном случае у работника сохраняется должность, поэтому ни в трудовой книжке, ни в таблице 5 это отражать не нужно.

Напомним, что если речь идет о постоянном переводе, то это отражают двумя строками: в первой указывают дату прекращения трудовых отношений по одной должности, во второй — начало трудовых отношений по другой.

Выбор названия должности для охранника

У нас есть охранник. В Классификаторе1есть два понятия: «охоронець» и «охоронник». Какое выбрать?

Телохранитель («охоронець») охраняет «тело», охранник («охоронник») — вещи. Сначала определяем, что делает охранник по функциональным полномочиям, а затем выбираем правильное название профессии. Кстати, код КП у них одинаковый (5169), а значит, надо только вписать в таблицу 5 правильное название профессии.

Как указывать внутреннего совместителя в таблице 6?

В сентябре основного работника оформили еще и по совместительству на полставки на другую должность. Нужно ли на него заполнять таблицу 5, ведь основная должность у него не меняется? Как отражать его зарплату в таблице 6 (одной или двумя строками, разделяя основное место работы и совместительство)?

Сначала о таблице 5 формы № Д4. Так, прием на работу по внутреннему совместительству нужно отразить в таблице 5. Заполняем ее как при обычном приеме на работу, только в реквизите 8 ставим код «2» (наемные работники без трудовой книжки).

Что касается таблицы 6, то информацию о внутренних совместителях здесь указываем двумя строками: «с трудовой книжкой» и «без трудовой книжки». При этом:

1) в первой строке (по основному месту работы):

• в реквизите 15 проставляем количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях (например, 30 или 31);
• в реквизитах 17 и 18 — сумму зарплаты по основному месту работы;
• в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки» — «1» (да);

2) во второй строке (по внутреннему совместительству):

• в реквизите 15 — прочерк, поскольку информация указывается только в одной строке (с суммой зарплаты по основному месту работы);
• в реквизитах 17 и 18 — сумму зарплаты по совместительству;
• в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки» — «2» (нет).

Выполнение обязанностей другого работника

Как в таблице 5 отчетности по ЕСВ отражать выполнение работником обязанностей другого работника?

Выполнение обязанностей другого работника происходит, как правило, временно и оформляется одним из следующих способов:

• совмещение профессий (должностей), под которым понимают выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности);
• расширение зон обслуживания и увеличения объема выполняемых работ, под которым понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности;
• выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы — замена работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность).

Таким образом, если имеют место совмещение, расширение зоны обслуживания или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, это происходит без освобождения от своей основной работы и, как правило, на некоторое время, поэтому в таких случаях таблица 5 отчетности по ЕСВ не формируется и не подается. Это касается и ситуации с временным освобождением от основной работы (возможно, при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника): таблицу 5 не нужно заполнять и в этом случае.

Документ-основание для отпуска по беременности и родам

Какой документ надо указывать, когда отражаем начало отпуска в связи с беременностью и родами в реквизите 16 таблицы 5: номер листка нетрудоспособности или что-то другое?

Основанием для предоставления отпуска в связи с беременностью и родами, несмотря на то, что он удостоверяется листком нетрудоспособности, является приказ. Поэтому в реквизите 16 таблицы 5 указываем реквизиты приказа.

ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. На наш взгляд, это вопрос дискуссионный. Мы считаем, что основанием в этом случае является листок нетрудоспособности, ведь именно он дает работнице право на этот отпуск. Руководитель предприятия не имеет права отказать в предоставлении отпускам в связи с беременностью и родами. Приказ о начале такого отпуска, издаваемый на основании поданного работницей заявления, — это лишь формальность. Кроме того, есть сомнения, надо ли оформлять такой приказ вообще. На наш взгляд, на заявлении работницы достаточно надписи руководителя «Ознакомлен(а)». Подтверждение того, что в реквизите 16 должны быть указаны реквизиты именно листка нетрудоспособности, находим в Законе об отпусках2. Согласно ст. 17 данного Закона оплачиваемый отпуск в связи с беременностью и родами соответствующей продолжительности предоставляется женщинам на основании медицинского заключения.

Из одного отпуска по уходу за ребенком в другой

Работница находилась в отпуске для ухода за старшим ребенком до достижения им трехлетнего возраста по 20.09.2018 г. (день исполнения ребенку трех лет). Сразу после этого с 21.09.2018 г. ей предоставляется такой же отпуск для ухода за младшим ребенком до достижения им трехлетнего возраста (три года ребенку исполнится в 2021 году). Как отражаются такие отпуска в таблице 5?

Если в течение отчетного месяца у работницы закончился один отпуск для ухода за ребенком (старшим) до достижения им трехлетнего возраста и предоставляется второй отпуск для ухода за ребенком (младшим) до достижения им трехлетнего возраста, то информация о трудовых отношениях с работницей отражается в таблице 5 формы № Д4 за сентябрь двумя строками:

1) в первой строке, в частности:

• в реквизите 7 «Категорія особи» ставим «6» (лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
• в графе «дата закінчення» реквизита 11 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» — «20» (20 сентября — дата окончания отпуска для ухода за старшим ребенком до достижения им трехлетнего возраста);

2) во второй строке, в частности:

• в реквизите 7 «Категорія особи» — «6» (лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
• в графе «дата початку» реквизита 11 «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» — «21» (21 сентября — дата начала отпуска для ухода за младшим ребенком до достижения им трехлетнего возраста).

ВНИМАНИЕ! Реквизиты 12 – 15 в таких случаях не заполняются.

Перевод с должности на должность в период декретного отпуска

Работница (основное место работы), занимающая должность уборщика служебных помещений (код КП — 9132; код ОКПДТР — 19260), находится в отпуске в связи с беременностью и родами до 11.10.2018 г. В это время в сентябре 2018 года (с 17 сентября) в связи с изменениями в организации производства и труда работница с ее согласия переведена на должность уборщика производственных помещений (код КП — 9132; код ОКПДТР — 19258). Соответствующая запись внесена в трудовую книжку. Нужно ли такой перевод показывать в таблице 5 формы № Д4?

Таблицу 5 формы № Д4 заполняем в случае, когда лицо было переведено на другую должность или работу у того же страхователя. Если запись о переводе была сделана в трудовой книжке работника, то нужно отразить информацию в таблице 5. Если такую запись в трудовую книжку не вносили, то таблицу 5 не заполняем, т. е. речь идет именно о переводе на постоянную должность. Временный перевод не отражается в трудовой книжке (в нее вносят записи только о переводе на другую постоянную работу — п. 2.2 Инструкции № 583), а значит, не попадет и в таблицу 5 формы № Д4.

НА ЗАМЕТКУ. На работников-совместителей трудовую книжку ведут по основному месту работы, но их перевод работодатель по совместительству также должен отражать в таблице 5, если такой перевод носит постоянный характер.

В данном случае речь идет о переводе на постоянную работу. А значит, несмотря на то, что работница в это время находилась в отпуске в связи с беременностью и родами, в таблицу 5 за сентябрь 2018 года нужно внести данные о переводе двумя строками (см. рис. 1), заполнив реквизиты 12 – 15. При этом в реквизите 8 следует указать код категории лица «1» («наймані працівники (з трудовою книжкою)», а не для отпуска в сязи с беременностью и родами «5» («особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»).

Также не забудьте заполнить на такую работницу данные в таблице 5 формы № Д4 за октябрь 2018 года, указав в реквизите 11 дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами «11» (11 октября), если, конечно, не будет продления такого отпуска. В реквизите 8 такой строки укажите код категории лица «5» («особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»).