Версия для печати

Главные тезисы

• В законодательстве ограничений по направлению работника в командировку на служебном авто нет.
• Вы имеете право возместить работнику расходы на приобретение ГСМ.
• Расходы работника в командировке не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
• Для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля водителей и для списания ГСМ целесообразно использовать путевые листы.
• Вы имеете право включить в НК суммы НДС, уплаченные при приобретении горючего, на основании кассовых чеков или НН, если сумма в чеках за день превышает 200,00 грн без НДС.

Организационные вопросы

Действующее законодательство никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке не содержит. Компенсация расходов работника, в том числе на проезд, предусмотрена ст. 121 КЗоТ. Инструкция № 59 также не выдвигает никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке. Более того, она прямо разрешает отправляться на нем даже за границу!

НА ЗАМЕТКУ. Нормы Инструкции № 59 обязательны только для учреждений, организаций и предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для всех других она носит рекомендательный характер. Но если даже бюджетникам разрешают колесить на авто в командировке, то и «простые смертные» также могут себе это позволить.

Как видите, командировка на служебном авто подчиняется тем же нормам, что и обычная служебная поездка. Единственное отличие — появятся «автомобильные» расходы, которые надлежащим образом следует подтвердить.

Расходы, которые предприятие может компенсировать работнику, на данный момент регулируются нормами п.п. 170.9.1 НКУ. Среди них, в частности, расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте). К расходам, обусловленным использованием служебного автомобиля, могут быть отнесены расходы на ГСМ и на техобслуживание автомобиля, стоимость парковки и автостоянки и т. п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Кроме того, никакие командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/направляющей стороны (абз. 10 п.п. 170.9.1 НКУ).

Как все документально оформить, чтобы вашему работнику не грозил доход в виде дополнительного блага, читайте в следующем разделе.

Документальное оформление

Любая поездка начинается с приказа о командировке. Чтобы работника не заподозрили в использовании автомобиля в личных целях, в приказе можно указать маршрут движения командированного работника. Конечно, такая бюрократия не обязательна, но позволит спать спокойно, пока работник разъезжает на автомобиле предприятия.

Для списания фактически использованных ГСМ целесообразно использовать путевые листы. На данный момент их наличие у водителя не обязательно, но для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля работы водителей и расходов на ГСМ без этого первичного документа трудно обойтись. Законодательно установленная форма путевого листа также отсутствует, но это не мешает разработать на предприятии собственную. Для легкового автомобиля за основу можно взять «старую» форму, утвержденную приказом Госстата от 17.02.1998 г. № 74. Вы можете по потребности добавить или удалить строки. Главное, чтобы ваш документ содержал все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете.

ЦИТАТА: «2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции».

(ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете)

При списании ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться Нормами № 43. Существует угроза, что сверхнормативные расходы на ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника. Заметим: суды склонны считать, что при списании ГСМ совсем не обязательно пользоваться Нормами № 43 (определение ВАСУ от 16.02.2016 г. № К/800/49593/15), однако предприятие обязано разработать собственные внутренние документы, которые будут регулировать расходы ГСМ с учетом технических особенностей автомобиля, эксплуатационных норм и пр.

Работник может предоставить следующие подтверждающие документы (оригиналы!) для компенсации «автомобильных» расходов:

• чеки с АЗС1;
• квитанции об оплате стоянки, парковки и т. п.

И закончится эта эпопея составлением Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет2 (далее — Отчет).

Сроки отчетности

Когда работник отправляется в командировку на авто, то бухгалтер может столкнуться с проблемой определения сроков отчетности за средства, выданные работнику под отчет.

Дело в том, что п. 2.11 Положения 637 установлены отдельные сроки, на которые выдаются наличные «на все прочие производственные (хозяйственные) нужды», — 2 рабочих дня. При этом отдельных сроков, на которые выдают аванс на командировку, данное Положение не устанавливает. В то же время абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 содержит норму, согласно которой, если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

Все бы ничего, но эта норма не дает четкого ответа на вопрос, в какие сроки в такой ситуации следует подать Отчет, ведь «профильные» нормы пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ привязывают предельные сроки отчетности и ко дню завершения командировки (если средства выданы на командировку), и ко дню «выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет».

Поскольку существует такая неоднозначность, сложились три подхода к решению этой проблемы:

1) за средства, израсходованные в командировке на обслуживание авто, нужно отчитаться не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки;

2) считать абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 разрешением отчитываться за «хозяйственные» подотчетные средства, израсходованные в командировке, в сроки, установленные для подачи Отчета по наличности, предназначенной непосредственно для расходов на командировку. Похоже, на такую схему намекают и налоговики (письмо МГУ ГФС-ЦООКП от 18.11.2015 г. № 25603/10/28-10-06-11);

3) воспользоваться тем, что для обычных работодателей («не бюджетных») четкий состав командировочных расходов на нормативном уровне не установлен. В свою очередь, п. 170.9 НКУ среди командировочных расходов называет расходы «на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)». Считаем, что расходы на обслуживание автомобиля в командировке (ГСМ, парковка, техобслуживание) в понимании НКУ можно считать командировочными расходами. Следовательно, при решении вопроса о сроках подачи Отчета нужно ориентироваться исключительно на «командировочные» сроки. С учетом этого, в табл. 1 вам нужно ориентироваться только на первую строку.

Таблица 1. Подотчетные средства: сроки

НДС

Скажем пару слов об НДС. Существует большая вероятность того, что предприятие захочет включить в НК суммы НДС, уплаченные при приобретении горючего. И такое право у вас есть. Здесь важно помнить следующее:

• включить суммы НДС в НК можно на основании кассовых чеков, содержащих сумму полученных ГСМ, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При этом общая сумма полученных товаров не может превышать 200,00 грн за день без НДС (п.п. «б» п. 201.11 НКУ);
• в случае превышения этого ограничения продавец должен выписать по требованию покупателя НН.

НА ЗАМЕТКУ. В НК включаются чеки, сумма полученных товаров/услуг за каждый день пребывания лица в командировке по которым в совокупности не превышает 200,00 грн (без учета НДС). Согласно разъяснениям фискалов право на НК возникает на дату подачи Отчета, к которому прилагаются чеки РРО. При этом проверка непревышения суммы в 240,00 грн с НДС в день осуществляется за каждый день отдельно (письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 28.11.2016 г. № 25146/10/26-15-12-01-188).

Бухучет

Пример. Заместителю директора 10.03.2017 г. выданы из кассы на командировку в Киев сроком 3 дня (с 11 по 13 марта включительно) средства в сумме 1550,00 грн. Работник израсходовал 1730,00 грн, из них:

• 750,00 грн — на проживание в гостинице (двое суток);
• 180,00 грн — суточные за три дня командировки (60,00 грн × 3 к. дн. 11, 12 и 13 марта);
• 800,00 грн — на приобретение горючего для служебного автомобиля, в том числе НДС — 126,67 грн. По операции выписана НН, зарегистрированная в ЕРНН.

Все расходы подтверждены документально. Перерасход средств выплачен из кассы в день составления Отчета (14.03.2016 г.).

Таблица 2. Бухучет командировки на служебном автомобиле

 Использованные документы и сокращения

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.0 .1998 г. № 59.
Нормы № 43 — Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.1998 г. № 43.
б. дн. — банковский день.
БПК — банковская платежная карта.
ГСМ — горюче-смазочные материалы.

Анна Хомюк, бухгалтер-эксперт