Версия для печати

Главные тезисы

• Подтверждать первичкой сумму дохода, отраженного в Книге учета доходов, необязательно.
• По мнению судов, для привлечения к ответственности по ст. 121 НКУ ФЛП-единщика нет оснований.
• В Книге учета доходов и расходов отражайте документально подтвержденные расходы.
• Для расчетов по заработной плате целесообразно составлять расчетно-платежную ведомость.

Доходы

Казалось бы, раз физлица-предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, то и первичные документы для подтверждения хозяйственных операций им не нужны.

Но у налоговиков все таки осталась козырная карта в рукаве. В этом случае это п. 44.1 НКУ, который ставит под угрозу возможность отделаться от составления первички.

ЦИТАТА: «44.1. Для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта. 
<...>»
(извлечение из п. 44.1 НКУ)

Корреспондирует с требованием подтверждать доходы и расходы первичными документами также ст. 121 НКУ. В соответствии с ней на плательщика налога, в частности, за необес­печение хранения первичных документов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения и/или непредоставление оригиналов таких документов контролирующим органам могут наложить штраф в размере 510 грн (а за повторное на протяжении года нарушение — 1020 грн). Стоит отметить, что налоговики достаточно часто пытаются привлечь ФЛП-единщиков к ответственности по данной статье, о чем свидетельствуют как обширная судебная практика, так и их консультации (см. категорию 107.11 ЗIР).

В то же время НКУ  говорит о том, что плательщики ЕН ведут так называемый упрощенный учет (п. 291.2 НКУ), порядок которого описан в п. 296.1 НКУ: ФЛП-единщики групп 1, 2 и 3 (неплательщики НДС) ведут Книгу учета доходов (а ФЛП-единщики группы 3, плательщики НДС, — Книгу учета доходов и расходов (формы книг и порядки их ведения утверждены приказом МФУ от 19.06.2015 г. № 579) путем еже­дневного, по итогам рабочего дня, отражения полученных доходов (п.п. 296.1.1 НКУ). При этом п. 296.1 не указывает на необходимость подтверждать доходы другим способом, чем путем отражения информации о них в книгах. Да и порядки ведения книг не требуют отражать информацию о доходах на основании первичных документов.

Кстати, в свое время и Минфин (письмо от 05.03.2012 г. № 31-08410-07/23-1595/1186) допускал, что при отражении ФЛП-единщиками доходов в Книге факт их поступления не всегда может быть подтвержден первичными документами, в частности, получениеналичности в оплату товаров (работ, услуг). По мнению Минфина, именно данные, приведенные в Книге, являются подтверждением факта получения дохода и используются для составления налоговой декларации плательщика ЕН за соответствующий налоговый (отчетный) период.

К аналогичным выводам приходят и суды. Например, в постановлении Одесского апелляционного административного суда от 25.09.2014 г. по делу № 815/2991/14:

1) коллегия судей согласилась с судом первой инстанции относительно того, что «истец, который <…> является плательщиком единого налога, должен вести книгу учета доходов и ни один нормативный акт не предусматривает обязанность истца вести любой другой учет своей деятельности или обязанность хранить документы, которые подтверждают суммы полученных денежных средств». Именно поэтому, по мнению суда, ФЛП-единщик не должен дополнительно составлять и хранить документы, наподобие договоров с покупателями, данных учета получения абонплаты в разрезе абонентов; реестры поступлений безналичных средств и т. п. (именно их требовали налоговики);

2) ссылки налоговиков на ст. 44 НКУ суд назвал необоснованными, поскольку эта норма является общей относительно ст. 296 НКУ, которая для плательщиков ЕН является специальной в ведении учета и составлении отчетности, а потому подлежит преимущественному применению.

ВЫВОД. ФЛП-единщики не обязаны подтверждать факт получения доходов дополнительными первичными документами. Им достаточно выполнить требование п. 296.1 НКУ — отразить информацию о сумме полученного дохода в Книге учета доходов (доходов и расходов). Кроме того, даже, если ФЛП-единщик составляет первичные документы, которые подтверждают факт получения доходов (договоры с покупателями, товарные чеки и т. п.), он не обязан хранить их в течение установленных п. 44.3 НКУ сроков (не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности), а следовательно, и для привлечения его к ответственности по ст. 121 НКУ нет оснований. С этим соглашаются и суды.

Доходы: нюансы

НДС Если вы являетесь плательщиком НДС, то здесь уже специальными нормами для вас будут нормы разд. V НКУ, лишь нормами п. 296.1 НКУ ограничиться не выйдет. В свою очередь, для единщиков — плательщиков НДС никаких особых исключений НКУ не преду­смотрено. Возникает справедливый вопрос: достаточно ли для правомерного отражения налоговых обязательств по НДС будет должным образом оформленной налоговой накладной? Мы считаем, что в этом случае все же лучше иметь первичку на доходы (накладные, акты выполненных работ или предоставленных услуг). Здесь нормы п. 44.1 НКУ работают уже относительно декларации по НДС, а не ЕН. Также первичные документы на товары (работы, услуги) могут понадобиться покупателям-юрлицам, которые ведут бухучет. Статус же налоговой накладной как первичного документа противоречивый. В частности, ВСУ в своих постановлениях от 27.03.2012 г. № 21-737во10 и от 21.01.2011 г. № 21-37а10 указывает, что лишь налоговая накладная не может подтвердить реальность осуществления хозяйственной операции. Поэтому, во избежание споров с налоговиками относительно размеров бюджетного возмещения, корректности отражения налоговых обязательств по НДС, рекомендуем составлять и хранить «доходные» первичные документы.

Подтвердить факт безоплатного получения могут накладная, акт приема-передачи товара (в случае безоплатного получения товара). Для услуг можно оформить договор предоставления услуг и в условиях указать, что получение безоплатное.

Казалось бы, зачем документ на безоплатные получения, ведь так или иначе их стоимость будет включена в доход. Да, действительно, даже при отсутствии письменных договоров налоговобезоплатним получениям прямая дорога в доход. Другое дело, невыполнение требований о наличии первичных документов может привести к возникновению, по крайней мере, двух проблем:

1) при отсутствии письменных договоров такой доход будет классифицирован не как доход ФЛП, а как «гражданский» доход физического лица (это указано в консультации в категории 107.04 ЗIР);

2) отсутствие первичных документов на безоплатно полученный товар может порождать те же проблемы, что и вообще отсутствие документов на имеющиеся матценности (об этом см. раздел «Расходы»).

Работа с физическими лицами и РРО Если вы реализуете товары, работы, услуги физическим лицам, стоит помнить о Законе № 1023. В соответствии с его ч. 11 ст. 8 продавец обязан предоставить покупателю расчетный документ установленной формы, удостоверяющий факт покупки, с указанием даты продажи. Аналогичное требование содержит и п. 2 ст. 3 Закона об РРО: субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны выдавать лицу при получении товаров (услуг) в обязательном порядке расчетный документ установленной формы на полную сумму проведенной операции.

И здесь есть определенный нюанс. В соответствии с п. 7 ст. 1 Закона № 1023 «подтверждение совершения устной правовой сделки оформляется квитанцией, товарным или кассовым чеком, билетом, талоном или другими документами (далее — расчетный документ)». А вот в ст. 2 Закона об РРО под расчетным документом понимают документ установленных формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий, в частности, факт продажи товаров, предоставления услуг, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом об РРО, и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную.

Как видим, один и тот же термин наполнен разным содержанием. Усиливает путаницу еще и п. 15 ст. 3 Закона об РРО, который требует от субъектов хозяйствования предоставлять покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой письменный документ, удостоверяющий передачу права собственности на них от продавца к покупателю с целью выполнения требований Закона № 1023. Обратите внимание: здесь уже идет речь не о расчетном документе, а о документе, подтверждающем факт передачи права собственности на товар.

Как результат на практике сложился такой подход:

• если ФЛП подпадает под действие Закона об РРО (подробнее о применении РРО ФЛП-единщиками вы можете узнать в статье «РРО для ФЛП-единоналожников: что новенького?»), то оно во исполнение п. 2 ст. 3 Закона об РРО выдает покупателю расчетный документ (именно в понимании Закона об РРО). От таких субъектов хозяйствования Закон об РРО требует обеспечивать хранение в течение 3 лет использованных КУРО и расчетных книжек (п. 6 ст. 3 Закона об РРО) или конт­рольных лент РРО (п. 10 ст. 3 Закона об РРО);
• если ФЛП РРО не применяет, то документ, подтверждающий оплату и передачу права собственности на товар, покупатель обычно получает, если выражает соответствующее желание. Еще раз акцентируем внимание: такой подход не отвечает требованиям Закона № 1023. В то же время привлечь ФЛП к ответственности за такое нарушение непросто, ведь прямой ответственности за это нет. Больше того, факт неподачи соответствующего документа можно выявить лишь тогда, когда покупатель не получил его, выдвинув соответствующее требование. В любом случае хранить документы, подтверждающие факт оплаты или перехода права собственности, в этом случае от ФЛП не требуется.

Расходы

Приобретение товаров (работ, ус­луг) Начнем с приятных новостей.

В свое время вопрос наличия документов на приобретенный товар у ФЛП-единщика остро ставил Закон об РРО:

• п. 12 ст. 3 Закона об РРО требовал вести учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации и осуществлять продажу лишь тех товаров (услуг), которые отражены в таком учете;
• ст. 20 Закона об РРО устанавливала достаточно большие штрафы (в размере двойной стоимости неучтенных товаров по ценам реализации) за нарушение этого требования.

На сегодня в Законе об РРО эти требования остались, но с 23.07.2015 г. (со вступлением в силу Закона № 569) они не распространяются на ФЛП-единщиков, которые не являются плательщиками НДС.

Но означает ли это, что теперь предпринимателям вообще можно забыть о первичных документах на товары? К сожалению, нет.

В зависимости от того, у кого ФЛП приобретает матценности, у него возникают разные обязанности относительно налогообложения выплачиваемого дохода и отражения информации о таких выплатах в отчетности. Если товары, работы, услуги вы приобретаете у юрлиц — вопросы, как правило, не возникают. Другое дело, если продавцом является физическое лицо.

1. Если вы приобретаете покупки у ФЛП, то за выполнение определенных требований вы не удерживаете из дохода ни НДФЛ, ни ВС, не платите также ЕСВ (если речь идет о работах и услугах).

2. Если же продавцом является обычное физическое лицо, то у вас возникает обязанность удержать НДФЛ, ВС и уплаты ЕСВ (если речь идет о работах и услугах).

Кроме того, приобретение у любого физического лица следует зафиксировать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. А вот ее заполнять без первички мы бы не советовали, ведь есть все шансы нарушить нормы все того же п. 44.1 НКУ. В зависимости от статуса продавца и вида приобретения вы выбираете признак дохода для формы № 1ДФ: доходы, выплачиваемые другим ФЛП, отражайте с признаком дохода «157».

ВЫВОД. Для того чтобы доказать свое право не платить НДФЛ, ВС и ЕСВ, вам придется доказать, что доходы вы выплачиваете юрлицам или ФЛП (а не обычным физическим лицам). А это без первичных документов невозможно.

Какие документы оформить? Во-первых, документы, которые подтверждают оплату товара, работ или услуг (чеки РРО, или товарные чеки с необходимыми реквизитами первичных документов — при наличной оплате, или банковские выписки — при безналичной) — это подтвердит тот факт, что осуществили приобретение, а не получили активы безвозмездно. Во-вторых, документы, подтверждающие получение матценностей (накладные поставщика, акты приема-передачи) или факт предоставления услуг или выполнения работ (акты).

ВАЖНО! Такие первичные документы хранятся не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности (не приобретения товаров), для составляния которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предельного срока подачи такой отчетности (п. 44.1 НКУ). Нарушение этого требования угрожает штрафом по ст. 121 НКУ.

И это еще не все. При отсутствии первичных документов на товары (работы, услуги), приобретенные плательщиком ЕН, в случае выявления факта о неудержани НДФЛ при выплате дохода гражданам к плательщикам налогов применяются штрафные санкции, предусмотренные п. 127.1 НКУ, как к налоговому агенту (на это указывали налоговики в консультации из категории 107.11 ЗІР). Поэтому советуем вам с этим не шутить и требовать у контрагентов всю необходимую документацию.

Заработная плата Если же вам посчастливилось еще и иметь наемных работников, то на приобретении товаров бумажная волокита не заканчивается. Здесь важную роль играет соблюдение норм трудового законодательства. В соответствии со ст. 2 КЗоТ размер зарплаты должен быть не ниже минимально установленного государством, а сделать это мы сможем лишь должным образом оформленными документами. Также, для того чтобы избежать админштрафа по ст. 41 КУоАП в размере от 510 грн до 1700 грн за нарушение сроков выплаты заработной платы, необходимо как-то доказать факт ее выплаты в надлежащие сроки.

Но важнейшим является то, что размер заработной платы и сроки ее начисления и выплаты непосредственно влияют на размер и дату уплаты НДФЛ, ЕСВ и ВС. Кстати, мораторий на проверки в этом случае нас не спасет, потому что в соответствии с п. 3 разд. «Заключительные положения» Закона № 71 с 01.01.2015 г. о соблюдении законодательства по начислению НДФЛ и ЕСВ нас имеют полное право проверить. Не следует забывать еще и о том, что начисленная заработная плата, а также НДФЛ должны отражаться в отчете по форме № 1ДФ, который подают все без исключений работодатели. Что случится при неподтверждении должным образом начисленного НДФЛ, мы писали выше. То есть ФЛП обязаны составлять, хранить и подавать по требованию контролирующих органов документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы, а также начисление и уплату НДФЛ и ЕСВ.

ВЫВОД. Для того чтобы оградить себя от штрафов и споров с налоговиками и другими контролирующими органами, необходимо составлять расчетно-платежную ведомость, подтверждающую факт начисления и выплаты заработной платы.

Необходимые реквизиты

Для того чтобы к нашим первичным документам ни у кого не возникло претензий, они должны содержать обязательные реквизиты. Их перечень приведен в Законе о бухучете. И хоть его нормы касаются в основном предприятий, особенности оформления первички мы считаем целесообразным брать именно отсюда.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухучете первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты:

1) название документа (формы);

2) дату и место составляния;

3) название предприятия, от имени которого составлен документ;

4) содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

5) должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

6) личную подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненную к собственноручной подписи, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвующее в осуществлении хозяйственной операции.

На том, что эти реквизиты дают документам юридическую силу и доказательность, настаивает и Минфин в письме от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871.

Составлять первичные документы необходимо на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. В случае когда законодательством не установлены типовые формы первичных документов, оформление хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

Анна Хомюк, бухгалтер-эксперт