Отражение пособия по беременности и родам в форме № Д4

Этот материал, как вы уже догадались из названия, посвящен особенностям отражения сумм декретных в отчетности по ЕСВ. А тут есть о чем поговорить.
Сразу же заметим: после глобальных ЕСВ-изменений, произошедших с 01.01.2016 г., форма № Д4 так и не была подкорректирована. Поэтому пока отчитываемся по привычной нам форме № Д4, утвержденной приказом № 435.
Читайте также сmатью «Отчет по ЕСВ за январь: новые правила в старой форме» // «ПЕН», № 6/2016, с. 23.

-A

A+

Версия для печати

Главные тезисы

Для декретных и начисленного на их сумму ЕСВ в таблице 1 предусмотрены специальные строки.
Декретные во всей сумме отражайте в таблице 1 за тот месяц, в котором они начислены.
Информацию о «декретчице» в таблице 5 (код «5» в гр. 7) вам нужно показать в отчетах за два месяца: месяцы начала и окончания отпуска.
В таблице 6 декретные приводят с разбивкой по месяцам.

Таблица 1

Для отражения декретных и начисленного на их сумму ЕСВ в таблице 1 предусмотрены специальные строки. Главное, внимательно следите за названиями соответствующих строк и указанными в них ставками. Пособие по беременности и родам приводится в таблице 1 формы № Д4 за тот месяц, в котором оно начислено. Причем приводится сразу во всей начисленной сумме. Разбивки по месяцам тут нет (см. табл. ниже ).

Отражение декретных в таблице 1 формы № Д4

Показатель	Строка таблицы
Сумма пособия (в сумме начисления за весь период отпуска по беременности и родам), в том числе:	стр. 1.5 → 1
в пределах суммы, облагаемой ЕСВ	2.4.1 (для обычных работниц) и/или 2.4.2 (для работниц-инвалидов) → 2.4 → 2
Сумма ЕСВ	стр. 3.4.1 (для обычных работниц — 22 %) и/или 3.4.2 (для работниц-инвалидов — 8,41 %) → 3.4 → 3; стр. 8.8 и/или 8.4 (если ставка 8,41 %) → 8
Сумма дополнительной базы по ЕСВ (только для ставки 22 %) — на разницу между МЗП и пособием, которое приходится на дни соответствующего месяца	стр. 2.5.5 → 2.5 → 2. Строка 2.5.5 заполняется, если работнице за этот месяц начислено только пособие и только если его сумма меньше МЗП. Если за месяц были другие начисления (например, зарплата + декретные), допбаза по ЕСВ отражается по «зарплатной» строке 2.5.1 (хотя с 01.01.2016 г. этот момент не так принципиален ввиду установления единой ставки 22 % как для зарплаты, так и для пособия)
Сумма ЕСВ с дополнительной базы (по ставке 22 % на допбазу, отраженную в стр. 2.5.5)	стр. 3.5.5 → 3.5 → 3; стр. 8.8 → 8

Таблица 5

При предоставлении работнице отпуска по беременности и родам в таблице 5 на нее нужно заполнить строку, в гр. 7 которой указать код «5» (лицо, которому предоставлен отпуск по беременности и родам). При этом в отчете за месяц, в котором начинается такой отпуск, в гр. 11 «дата початку» указывайте первый день отпуска. В отчете за месяц, в котором заканчивается такой отпуск, соответственно, в гр. 11 ставится последний день такого отпуска согласно ЛН.

Таким образом, информацию о «декретчице» (код «5» в гр. 7) в таблице 5 вам нужно показать в двух месяцах: месяце начала и месяце окончания отпуска по беременности и родам.

НА ЗАМЕТКУ. Как правило, со следующего дня по окончании декретного отпуска работница уходит в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет. В таком случае в таблице 5 формы № Д4 за месяц, в котором заканчивается отпуск по беременности и родам, после строки об окончании такого отпуска (в гр. 7 код «5») на эту работницу заполняется еще одна строка о начале отпуска для ухода за ребенком до 3 лет (в гр. 7 ставится код «6»).

Если отпуск по беременности и родам продлевается (работница принесла ЛН на дополнительные 14 к. дн.), в гр. 11 таблицы 5 ставится дата окончания отпуска с учетом продления.

Таблица 6

В отличие от таблицы 1, в таблице 6 сумма пособия приводится построчно в разрезе каждого из месяцев, на дни которых приходится отпуск по беременности и родам. При этом:

в гр. 9 для пособия установлены специальные коды застрахованных лиц: «42» — для работниц, не являющихся инвалидами, и «43» — для работниц-инвалидов;
гр. 10 не заполняется. Исключение — если пособие доначисляется до уровня МЗП. Тогда в гр. 10 ставится код «13» (допбаза по ЕСВ);

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если начисляется допбаза, то на ее сумму заполняется отдельная строка.

в гр. 11 каждой строки указывается соответствующий месяц, на дни которого приходится отпуск по беременности и родам;
в гр. 15 по строке с суммой пособия, которое начислено за дни отпуска, приходящиеся на отчетный месяц, количество к. дн. пребывания в трудовых отношениях проставляйте только в том случае, если в этом месяце нет начисления заработной платы или больничных.
В ситуации, когда в отчетном месяце работнице была начислена заработная плата (месяц ухода в отпуск по беременности и родам), гр. 15 заполняете только по строке с зарплатой.
Если были начислены только больничные + пособие по беременности, гр. 15 заполняйте по строке с больничными. И только если на отчетный месяц приходится одно пособие по беременности и родам (т. е. на работницу заполняете только строку с пособием), гр. 15 заполняйте по строке с такими начислениями.
Что касается строк на пособие за будущие месяцы такого отпуска, то по ним в гр. 15 указывайте к. дн. отпуска — эти дни и являются днями трудовых отношений в таком месяце (гр. 15 = гр. 16).
В последнем месяце, на который приходится окончание отпуска по беременности и родам, равенство гр. 15 = гр. 16 будет соблюдаться, только если работница после отпуска по беременности и родам не вышла на работу, а ушла в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (см. рис. 11 в материале «Декретные: от оформления до отчетности» этого номера);
в гр. 16 приводите количество к. дн., которые приходятся на каждый месяц отпуска по беременности и родам;
в гр. 17 отражаем всю сумму начисленного пособия за дни соответствующего месяца, а в гр. 18 — сумму, в пределах которой пособие облагается ЕСВ;
гр. 20 не заполняем;
в гр. 21 приводим начисленную сумму ЕСВ (по ставке 22 % или 8,41 %).

В таблице 6 строка с пособием по беременности и родам отражается в последнюю очередь после других выплат, начисленных работнице в отчетном месяце, в том числе после больничных: зарплата → отпускные → вознаграждение по договору ГПХ → больничные → пособие по беременности и родам.

Покажем порядок заполнения формы № Д4 по данным примера, приведенного в материале «Декретные: налогообложение, учет и отчетность» этого номера (см. рис. 9–12 в материале «Декретные: от оформления до отчетности» этого номера).

Пособие по беременности и родам и минбаза

В месяце окончания отпуска по беременности и родам работницы будьте внимательны. Если она сразу уходит в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (а так бывает в большинстве случаев), то в таком месяце доход может быть меньше размера МЗП, действующего в этом месяце. Тот факт, что это начисление только за часть месяца, а не за полный месяц, во внимание не принимается. Если сумма дохода меньше МЗП, то нужно доначислить базу обложения ЕСВ до уровня МЗП. Провести такое доначисление в форме № Д4 нужно в отчете за месяц, в котором заканчивается отпуск по беременности и родам. В таблице 6 доначисленная база (МЗП за минусом суммы пособия, приходящейся на последний месяц) отражается в гр. 19, а начисленный на нее ЕСВ «сверху» (ставка 22 %) — в стр. 21 (см. рис. 14 в материале «Декретные: от оформления до отчетности» этого номера).

Аналогичным образом следует поступать, если в любом из месяцев в течение отпуска по беременности и родам сумма пособия оказалась меньше МЗП. Эти вопросы особенно актуальны в связи с повышением в течение года размеров МЗП (см. материал «Увеличился размер МЗП: пересчитывать ли сумму ЕСВ с ранее выплаченных декретных» этого номера).

Если пособие начислено в месяце, следующем после начала декрета

Ситуация, когда отпуск по беременности и родам начался в конце одного месяца (с даты открытия ЛН), а пособие начислено в начале следующего месяца, на самом деле достаточно распространена.

В таком случае работодатель сумму пособия приводит в таблицах 1 и 6 формы № Д4 за тот месяц, в котором начислено пособие. Напомним, что такой датой, на наш взгляд, является дата подачи заявки-расчета в Фонд. В таблице 6 сумма пособия приводится в разрезе по месяцам, в том числе и с указанием данных за дни предыдущего месяца, за которые начислено пособие.

Кроме того, работодателю нужно составить таблицу 5 за предыдущий месяц с отметкой «додаткова» и указать данные о начале отпуска по беременности и родам работницы. Вместе с этим составляется сопровождающий титульный лист за такой предыдущий месяц.

Кстати, похожий вопрос возникает и в ситуации, когда работница поздно принесла ЛН и именно по этой причине пособие назначено не в месяце начала отпуска по беременности и родам.

Вероника Чернышева, консультант

№ 15, 2016 (с. 14)