Главные тезисы

• Касса ФЛП — это место, где проводятся расчеты, хранится наличка, Книги учета.
• ФЛП может обойтись без специально обустроенного помещения.
• ФЛП не устанавливают лимит остатка наличности в кассе на конец дня.
• ФЛП не ведут кассовую книгу.
• Основная задача — правильно оприходовать наличные (сделать запись в Книге учета, а если ФЛП применяет РРО или РК — еще и в КУРО).
• Приходные кассовые ордера ФЛП составлять не нужно, хотя это и не запрещено.

Касса в свободном режиме

Где можно обнаружить наличку? В месте, именуемом кассой. Обычно с ним ассоциируется отдельная комнатка, в которой стоит сейф, сидит кассир, который время от времени принимает и выдает деньги, а также оформляет какие-то «бумажки». Что ж, это идеальный вариант, самый желанный для кассовой дисциплины. Но на практике не всегда так. Жизнь вносит свои коррективы и упрощает обустройство кассы даже на предприятиях, не говоря уже о ФЛП.

Итак, ФЛП не нужно отводить отдельное помещение под кассу. Для них касса — это место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов (п. 1.2 Положения № 637). Проще говоря, сейф или коробка с наличными, куда кладут и откуда достают денежные средства, это и есть касса. Причем, там же единщику — неплательщику НДС рекомендуем держать свою Книгу учета доходов (далее — КУД), а плательщику НДС — Книгу учета доходов и расходов (далее — КУДР) (если у ФЛП несколько мест расчетов, то место хранения Книги он выбирает на свое усмотрение). Почему мы говорим о Книгах в контексте кассы, и нужны ли другие документы? Об этом вы узнаете далее.

Отметим, что обеспечить надежное хранение наличных на месте проведения расчетов, в частности, оборудовать его сейфом, поручить проводить кассовые операции ответственному работнику — в интересах самого ФЛП.

Да, чуть не забыли о единщиках, которые «перевалили» за 1 млн грн и обязаны применять РРО. Через него они осуществляют не только расчетные операции, но и кассовые в понимании Положения № 637 — прием и выдачу наличных. А это означает, что место расчетов через РРО (КУРО и РК), его ящик плюс незаменимая КУРО на РРО, также считаются кассой.

НЮАНС. ФЛП для того, чтобы иметь возможность привлечь работника, который будет проводить кассовые операции, к полной материальной ответственности, нужно заключить с ним соответствующий договор — договор о полной материальной ответственности (ст. 134, 1351 КЗоТ).

Итак, вы узнали, что «статус» кассы получит место, где ФЛП (его работник) проводит расчеты наличными (принимает и выдает денежные средства). Но у него может быть несколько касс. Если у ФЛП-единщика есть торговая точка (пункт предоставления услуг), где он использует РРО, то кассой считается каждое место проведения расчетов через кассовый аппарат.

Следующий важный момент — оформление прихода и расхода налички. Но прежде, поговорим о некоторых составляющих кассовой дисциплины, о которых могли слышать ФЛП. Соблюдать — не соблюдать, об этом далее.

Кассовые упрощения для ФЛП

Вы догадываетесь, что приход и расход наличных средств должен быть учтен (соответствующая информация должна быть зафиксирована на бумаге). Наверняка, большинство ФЛП хоть краем уха слышали о том, что для этих целей на предприятиях предусмот­рена кассовая книга. А бухгалтеры, которые сейчас ведут ФЛП, уверены, даже держали её в руках.

К счастью, ФЛП этот «журнальчик» не нужен, кассовую книгу они не ведут (п. 4.2 Положения № 637, консультация в категории 109.15 ЗІР). Говорит ли это о том, что им вообще не нужно делать сводку по движению наличных? Нет, без этого не обойтись, во всяком случае, в части оприходования наличных (см. ниже).

Кроме того, в кассе ФЛП могут ночевать «горы» наличных. В отличие от юрлиц, банки им не устанавливают лимит остатка наличности в кассе на конец дня (п. 2.7 Положения № 637).

Что это за диковинка — лимит? Предельный размер суммы наличных, которая может оставаться в кассе в нерабочее время. Наличность, превышающую лимит, предприятия кладут на банковские счета. Если лимит не установлен, то юрлица сдают в банк всю наличную выручку. Соответственно, у ФЛП нет и сроков для сдачи наличной выручки в банк. Ура!

НЮАНС. ФЛП вообще могут работать без текущего счета. Его открытие для них — дело добровольное (открывать/не открывать — ФЛП решает по собственному усмотрению). Причем, даже если счет есть, ФЛП сам решает, нужно держать на нем средства или нет

Как правильно оформить поступление наличных

За оформлением чего важнее проследить: поступления или выдачи наличных средств? С точки зрения хозяйственности — за «утечкой», а вот чтобы избежать штрафных санкций за неправильное обращение наличных, ваше внимание должно быть приковано именно к получению налички.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ФЛП осуществляют учет операций с наличными в своих книгах учета (пп. 1.2 и 2.2 Положения № 637). Если ФЛП — плательщик ЕН, то для этого он использует КУД или КУДР.

Это означает, что единщики обязаны делать в Книгах записи о получении наличных. Только в таком случае считается, что средства правильно оприходованы, т. е. поступление документально оформлено и учтено, денежки не ушли «налево».

ВАЖНО! Вся наличность, поступающая в кассы, должна приходоваться не только в полной сумме, но и своевременно — в день получения наличных денежных средств (п. 2.6 Положения № 637).

Если ФЛП-единщик осуществляет расчеты с покупателями с применением РРО или расчетных книжек (РК), то для него оприходование наличных — это два действия. Кроме записи в КУД или КУДР, еще и запись в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (Z-отчетов) или данных РК.

Вначале ФЛП делает запись в КУРО, как этого требует Закон об РРО, а затем переносит её в КУД или КУДР. И туда, и туда!

НА ЗАМЕТКУ. Оприходование — запись в КУД или КУДР. Ни добровольное ведение кассовой книги, ни учетная программа, ни что иное эту запись не заменят (письмо НБУ от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354).

Если фискалы придут с проверкой и обнаружат несоответствие налички в кассе и суммы, указанной в КУД или КУДР, вам грозит штраф в 5-кратном размере неоприходованной (несвоевременно оприходованной) суммы (ст. 1 Указа № 436).

А нужен ли первичный документ «на вход» наличных средств? Этот вопрос возникает в связи с тем, что касса ФЛП работает в режиме фристайл.

К примеру, у юрлиц всё строже, но прозрачнее. Смотрите сами. Каково происхождение налички предприятия? Она может быть снята со счета в банке, получена торговой точкой, вынута из ящика РРО и оприходована в кассе предприятия, возвращена командированными или подотчетными лицами и т. д. Все подобные поступления у юридические лица оформляют приходными кассовыми ордерами (типовая форма № КО-1) (далее — ПКО).

Нужно ли ФЛП составлять приходный документ, в частности, тот же ПКО, в каждом подобном случае? Этот вопрос возникает из-за того, что в Положении № 637 в отношении ФЛП нет ни подобного требования, ни запрета на оформление ПКО.

Итак, давайте разберемся. Но вначале приведем аргументы в пользу того, что ПКО не нужны.

Кстати, подробно о документальном подтверждении доходов и расходов у ФЛП-единщиков вы можете узнать из статьи «Усы, лапы и хвост — вот мои документы!», или Какая первичка нужна физлицам-предпринимателям» // «ПЕН», № 3/2016, с. 19.

КУД и КУДР Выше мы сказали, что в работе с наличкой важный аспект — оприходование. Причем сделать запись в КУД или КУДР можно и без оформления приходно-кассовых документов (даже если нет РРО, то почему бы просто не пересчитывать наличные в конце дня, вести записи о проданном товаре, взять копии товарных чеков и т. д.).

Кстати, Минфин также не видит необходимости в стопке приходных документов для заполнения Книг учета..

ЦИТАТА. «При отражении доходов в Книге, факт их поступления не всегда может быть подтвержден первичными документами, в частности, получение наличных денег в оплату товаров (работ, услуг), поэтому Кодексом и Порядком предусматривается возможность осуществления записей в Книгу по хозяйственным операциям, не подтвержденным первичными документами. При этом данные, приведенные в Книге, являются подтверждением факта получения дохода и используются для составления налоговой декларации плательщика единого налога за соответствующий налоговый (отчетный) период.»
(извлечение из письма МФУ от 05.03.2012 г. № 31-08410-07/23-1595/1186)

Кроме того, в КУД и КУДР не отражают реквизиты приходных документов (см. формы, утвержденные приказом № 579).

Декларация плательщика ЕН Свой базовый отчет ФЛП-единщики заполняют на основании КУД или КУДР — непосредственно первичка для этого процесса не нужна. Фактически, показатели декларации подтверждаются записями в Книгах, и тем самым, выполняется требование ст. 44.1 НКУ.

Мнение фискалов и НБУ Почему мы дорожим точкой зрения этих госорганов? Нацбанк устанавливает правила налично-кассовой дисциплины, а налоговики её проверяют и штрафуют за несоблюдение. Кроме того, фискалы «не ровно дышат» к полному набору «бумаг» для налогового учета.

Что ж, здесь всё в ажуре. Налоговики в разъяснении в категории 109.15 ЗІР сказали: ФЛП-единщики кассовую книгу не ведут и не выписывают приходные кассовые документы. А что же они составляют и выписывают — об этом в статье  «Получение и выдача наличных: с/без документов» этого номера. НБУ, который устанавливает кассово-наличные правила, высказал аналогичное мнение (письмо НБУ от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464).

Не волнуйтесь: если вы все-таки приходные ордера выписываете, и к тому же используете бланки ПКО, созданные для юрлиц, — границы дозволенного вы не перешли (см. комментарий к письму НБУ от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464 на нашем сайте). Но учтите, что в одних случаях в их выписке нет смысла, а в других реквизиты квитанции ПКО не пойдут в зачет реквизитов расчетного документа (об этом в статье «Получение и выдача наличных: с/без документов» этого номера).

И еще. Если вы обязаны применять РРО, то без разговоров наличку за товары (услуги) нужно проводить через кассовый аппарат (исключение — случаи из ст. 9 и 10 Закона об РРО), оформление ПКО даже по строгой форме этого не заменяет.

А теперь узнаем аргументы в пользу выписки ПКО. Не удивляйтесь, но их мы получим от налоговиков (тех же самых или других, не столь важно). В п. 4.8 Методрекомендаций № 210 указано: несмотря на то, что кассовую книгу предприниматели не ведут, приходные и расходные кассовые ордера (о них поговорим позже) они оформлять обязаны.

Итак, на одной чаше весов здравый смысл, оценка штрафоопасных нарушений и разъяс­нения фискалов и НБУ, на другой — подпункт Методрекомендаций № 210. Наше мнение — чаша весов с «нет» перевесила чашу, на которой «да». Тем более что на ней были лишь рекомендации, а не более весомая нормативка.

Но не думайте, что при приходе наличных можно не составлять документы. Это не так! О том, что и когда понадобится, читайте далее.

Использованные документы

Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций по регулированию обращения наличных» от 12.06.1995 г. № 436/95.

Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Приказ № 579 — приказ МФУ «Об утверждении форм книги учета доходов и книги учета доходов и расходов и порядков их ведения» от 19.06.2015 г. № 579.

Методрекомендации № 210 — Методические рекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210.

Ирина Шевчук, консультант