Версія для друку

Що таке відповідальне зберігання? Відповідальне зберігання передбачає укладення договору між бюджетною установою (поклажодавцем) та автозаправною станцією (далі — АЗС) (зберігачем). Це визначення за ст. 936 ЦКУ є основою відносин за вказаним предметом договору та передбачає обов’язок зберігача зберігати пальне та повернути його поклажодавцеві незмінним. Таким чином, бензин, газ чи дизельне пальне, які за умовами договору вже є власністю установи, що перерахувала за них кошти, зберігаються на АЗС з огляду на специфічність самого продукту та для зручності покупця.

Особливості придбання Найперше, про що слід пам’ятати, це те, що видатки на придбання пального необхідно планувати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п.п. 2.2.1 Інструкції № 333). Але маємо право робити це тільки за наявності транспортного засобу на балансі установи. Інакше таке планування є безпідставним, оскільки суперечить п. 22 Порядку № 2281, у якому зазначено, що видатки мають бути обґрунтовані відповідними розрахунками, зазначеними у проекті кошторису. Придбання пального за відсутності на балансі транспортного засобу можливе лише на підставі договору оренди, у якому чітко прописано строки користування, періодичність та норми витрат пального для орендованого транспортного засобу.

а) за готівку;

б) безготівковим розрахунком:

• за відомостями (наразі застосовують нечасто);
• за скретч-картками (майже зовсім «вийшли з моди»);
• за смарт-картками;
• за талонами.

Готівка на сьогодні вже поступово відходить у минуле, адже сучасні засоби розрахунку зручніші як з точки зору розрахунків, так і з точки зору контролю, тому питання їх обліку є більш актуальним. Звичайно, коли автомобіль використовують вряди-годи або виникає необхідність «заправитися не за планом» чи у відрядженні у місцевості, де немає тих заправних станцій, з якими установа уклала договір, тоді у пригоді стає готівка, адже «заводити» картку чи користуватися талонами або недоцільно, або неможливо.

Розрахунок готівкою передбачає складання авансового звіту та отримання чека на АЗС, адже виникає необхідність повернути кошти підзвітній особі на підставі наданих документів.

ПАМ’ЯТАЙТЕ! За будь-якого способу розрахунку водій зобов’язаний надавати до бухгалтерії разом із подорожнім листом, форма якого має бути визначена наказом про облікову політику, оскільки затвердженої його форми не існує (п. 2.7. Положення № 88), касові чеки, які є підтвердженням відпуску пального і підставою для його оприбуткування та списання. Якщо з будь-яких причин чеків немає, слід провести звірення взаєморозрахунків із АЗС, аби убезпечити себе у майбутньому під час перевірки контролюючими органами.

Складання відомостей та користування скретч-картками є непоширеним способом розрахунків за пальне, та все ж коротко на них зупинимося. Відпуск пального за відомостями ґрунтується на укладанні договору та складанні відомості про обсяг пального, відпущеного на АЗС (п.п. 10.3.2.1 Інструкції № 281), на підставі яких наприкінці місяця складають рахунки про оплату.

Скретч-картки — аналог талонів, але в електронному вигляді. Головний недолік — одноразовість використання, адже у картці зазначено певну кількість літрів певного пального.

Смарт-картка: зручно, багаторазово, надійно Один із засобів безготівкового розрахунку із постачальником пально-мастильних матеріалів (далі — ПММ) є смарт-картка2, яка набирає популярності, бо має значні переваги порівняно із іншими засобами оплати.

Розрахунок за смарт-картками, у свою чергу, буває двох видів:

• «літровий»;
• грошовий.

Якщо на картку «зараховуються літри», то у цьому випадку має місце визначений обсяг пального у літрах за ціною, яка є чинною на момент укладання договору. Значна перевага такого способу розрахунку у тому, що ціна не змінюється протягом дії договору, а пальне забирають зі «сховища» поступово. Чого не можна сказати про «грошові» смарт-картки, коли ціна відпуску може коливатися (що на сьогодні буває чи не щодня!) і кінцева сума, на яку було придбано пальне, буде відома тільки наприкінці місяця.

Чи можна вважати пальне, яке зберігається на АЗС та буде отримане за «грошовою» смарт-карткою, як таке, що знаходиться на відповідальному зберіганні, адже немає точно визначеного обсягу товару у договорі? Якщо право власності настає тоді, коли відвантажують ПММ, то і зберігання як такого не було, а мала місце лише передплата товару. Так це чи ні? З цього приводу звернемося до ЦКУ. За загальним правилом ст. 334 ЦКУ право власності у набувача майна виникає з моменту передання майна, але з одним застереженням — якщо інше не передбачене договором або законом (ст. 664 ЦКУ). І ст. 667 ЦКУ остаточно розвіює сумніви, адже «якщо право власності переходить до покупця раніше від передання товару, продавець зобов’язаний до передання зберігати товар».

Тож питання знаходження ПММ на відповідальному зберіганні, а відповідно, і передання права власності цілком залежить від умов договору. Тому і виникнення чи невиникнення заборгованості також обумовлене урегулюванням цього моменту.

Розглянемо приклад обліку пального за «грошовою» смарт-карткою.

Приклад 1. На підставі договору, який було укладено між установою (неплатник ПДВ) та АЗС, було перераховано кошти постачальнику у сумі 22000,00 грн за дизельне пальне. Залишок пального на початок звітного місяця — 40 л на загальну суму 880,00 грн. За умовами договору розрахунки здійснюються за «грошовою» смарт-карткою, яку установа придбала за 60,00 грн. Протягом місяця було придбано 700 л пального, але вартість його, згідно з отриманими чеками РРО, змінювалася тричі і, відповідно, становила: 22,00 грн/л (придбано 300 л), 22,50 грн/л (придбано 300 л) та 23,00 грн/л (придбано 100 л). Протягом місяця використано 650 л пального.

Покажемо, як відобразити ці операції в бухобліку.

Таблиця 1. Відображення в обліку придбання дизпального за «грошовими» смарт-картками

Розрахунок за талонами Вважається одним зі зручних засобів отримання пального на АЗС, адже має свої переваги. У бухобліку:

• талони не обліковують як самостійний об’єкт, але ведення аналітичних субрахунків для обліку пального, яке отримуватимуть за талонами, є необхідним та має бути зафіксованим у наказі про облікову політику;
• талон є засобом разового використання із визначеним номіналом (кількістю літрів певного виду пального);
• у разі втрати талону матеріально відповідальна особа відповідає за нестачу такої кількості пального, якого номіналу було втрачено талон;
• право власності на пальне установа набуває у момент отримання талонів як підтвердних документів, що дають право на отримання ПММ, якщо інше не передбачено у договорі.

Приклад 2. Установа (платник ПДВ) перерахувала кошти на оплату бензину марки А-92 вартістю 24,00 грн/л (у т.ч. ПДВ — 4,00 грн) на загальну суму 12000,00 грн. (у т.ч. ПДВ — 2000,00 грн). Установа отримала від АЗС талони на 500 л бензину. Водіям було видано талонів на 400 л, за якими вони отримали пальне на АЗС та використали його протягом місяця.

Таблиця 2. Відображення в обліку придбання бензину за талонами

Залишок бензину, що знаходиться на відповідальному зберіганні, на кінець звітного місяця становить 100 л на суму 2000,00 грн (без ПДВ).

НЮАНС. Списуючи пальне, його фактичне витрачання слід порівнювати з нормативним, адже контролюючі органи керуються нормами № 43. У листі Мінінфраструктури від 21.02.2017 р. № 1441/18/10-17 наголошено про недопустимість перевищення норм витрат пального, затверджених зазначеним вище документом.

Підсумуємо Підходи до обліку ПММ в умовах реформи бухобліку в загальному розумінні майже не змінилися, адже оприбутковують і списують ці специфічні запаси за старими правилами. Поява нових рахунків та упорядкування Типової кореспонденції остаточно довели до ладу та «осучаснили» облік. Та є й нове. Одна з новацій, що стосується обліку щодо списання ПММ, — слід правильно обирати «витратний» субрахунок, адже на сьогодні він різниться залежно від мети витрачання (вибуття). Облік смарт-карток, що ведеться на субрахунку 1812, відтепер не передбачає створення фонду у малоцінних та швидкозношуваних предметах.

Як і раніше, необхідно вести, поряд із синтетичним, аналітичний облік, що впорядковує облік ПММ в установі.