Кожна установа, навіть найменша, інколи має потребу відправити своїх працівників у відрядження. Це може бути бухгалтер, якому потрібно здати звіти до обласного управління, чи керівник, якого викликали на нараду. Не оминає така доля і пересічних працівників, яких потрібно направити на навчання чи для виконання роботи за межами свого населеного пункту.

Гарантії працівникам Так, саме поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи і вважається відрядженням, за визначенням п. 1 Інструкції № 59.

У разі направлення працівника у відрядження установа, яка відряджає, повинна забезпечити його коштами. Гарантії та компенсації під час службових відряджень визначено у ст. 121 КЗпП та Інструкції № 59. Відповідно, незабезпечення працівника авансом є порушенням трудового законодавства, і щоб уникнути такої проблеми, роботодавцю потрібно видати працівникові перед від’їздом у відрядження грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59). Працівник має всі підстави відмовитися від службової поїздки, якщо не отримає авансом хоча б частину коштів на відрядження. Тому керівництву установи потрібно завчасно потурбуватися про наявність затверджених асигнувань за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження», щоб забезпечити працівника коштами хоча б частково.

А ось граничні розміри добових для відряджень у межах України та за кордон встановлені оновленою навесні постановою № 98 (див. на с. 25). Визначає вона й інші складові витрат, які можуть бути відшкодовані за рахунок коштів установи.

Так, з урахуванням змін, внесених постановою № 241, з 19.04.2017 р. граничні суми витрат для відряджень у межах України становлять:

• добові витрати — 60,00 грн;
• на найм житлового приміщення за добу — не більш як 600,00 грн.

Не варто сперечатися, чи відповідають такі суми витрат сьогоднішнім реаліям. Адже установам, які фінансуються за бюджетний рахунок, доведеться їх дотримуватися в будь-якому випадку.

Оформлюємо документи Отже, керівництву установи потрібно направити працівника у відрядження, дотримуючись усіх можливих норм законодавства. Розглянемо послідовність оформлення паперів.

1. Керівник відділу або й сам працівник звертається до керівника установи із доповідною запискою про потребу направити його у відрядження. У ній потрібно вказати підставу, строк відрядження та зазначити розрахункову суму витрат на відрядження. Форму розрахунку витрат на законодавчому рівні не встановлено, установа має право розробити її самостійно. Це — необхідний документ. Установа, що відряджає працівника, зобов’язана ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком) та з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження1 (п. 6 Інструкції № 59).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Чинні нормативні документи на сьогодні не передбачають оформлення посвідчення на відрядження та його реєстрації в установі. Тому наказ про відрядження є основним документом щодо визначення кількості днів відрядження та витрат на нього.

3. Працівник отримує аванс на відрядження, придбаває квитки (за потреби) та прямує до пункту призначення. Під час відрядження необхідно збирати усі документи, які підтверджують здійснені ним витрати, — чеки, квитки, квитанції тощо. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є лише розрахункові документи, витрати добових підтвердження не потребують.

ВАЖЛИВО! Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня ухвалення рішення про скасування поїздки повернути до каси установи зазначені кошти.

4. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт затверджена наказом № 841 (далі — Звіт). Разом зі Звітом подаються усі документи в оригіналі, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат. Строк подання Звіту та повернення коштів залежить від способу розрахунків, а саме:

• у разі отримання готівки з каси залишок коштів необхідно повернути разом із поданням Звіту до закінчення 5-го робочого дня до каси або на рахунок установи. Відлік починається з наступного дня за датою прибуття працівника до місця постійної роботи;
• якщо працівник отримав готівку, застосовуючи платіжні картки, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня.

5. Якщо ж фактичні витрати, підтверджені касовими документами, перевищують отриману у підзвіт суму, бухгалтерія реєструє дебіторську заборгованість перед працівником. У пункті 11 Інструкції № 59 передбачено, що виплата суми перевищення витрат маєздійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовують.

Тому перед затвердженням Звіту керівником бухгалтер повинен ретельно перевірити підтвердні документи на їх відповідність вимогам Інструкції № 59 і постанови № 98 та на достовірність.

Сучасний облік З набранням чинності Планом рахунків № 1203 установи державного сектору відображають розрахунки з виплати коштів на відрядження за спеціальним субрахунком 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Дані руху коштів за субрахунком 2116 переносяться до меморіального ордера № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», який ведуть в розрізі КЕКВ та окремо за кожною підзвітною особою.

Розглянемо порядок оформлення документів на відрядження на прикладі.

Приклад. У медичному коледжі у вересні виникла потреба відрядити трьох працівників, двоє з яких мають їхати автомобілем коледжу. Заступник директора звернувся до директора коледжу із доповідною запискою та довідкою-розрахунком витрат (див. на с. 44). Загальна сума витрат становить 3640,00 грн, з них витрати на відрядження — 2200,00 грн та витрати на придбання бензину в дорозі — 1440,00 грн. Після повернення з відрядження працівники подали Звіт про понесені у відрядженні витрати. При цьому 1 працівник витратив менше від запланованої суми на 40 грн (вартість проживання була менша на 10,00 грн за добу від розрахункової). Він вніс ці кошти до каси установи.

А двом іншим відрядженим працівникам довелося проїхати більше ніж планували. Тому вони витратили на придбання бензину на 270,00 грн більше. Ці перевитрати визнано обґрунтованими. Коледж перерахував ці суми підзвітним особам.

Покажемо, як усі ці господарські операції відобразити у бухобліку установи.

Облік витрат на відрядження