Как отпускать работников с работы

Статья взята из газеты "Зарплата и кадровое дело" № 17/2019

Екатерина Скрипкина, заместитель главного редактора газеты «Зарплата и кадровое дело»

Если работнику нужен целый день

Речь идет о ситуации, отличной от той, когда согласно законодательству работодатель обязан предоставить другой день отдыха. Например, в связи с работой в выходной, праздничный (нерабочий день) (ст. 72 и 107 КЗоТ), донорством (ст. 124 КЗоТ). То есть когда у работника есть необходимость решить свои дела именно в рабочее время, а законного права на «отгул» нет.

В рассматриваемом случае работнику на один день (большее количество дней), о котором просит работник, можно предоставить:

• ежегодный отпуск (см. «ЗКД», № 9/2019);
• отпуск без сохранения зарплаты (см. «ЗКД», № 13/2019, с. 33, 36).

Строго говоря, работодатель может отказать работнику в предоставлении указанных видов отпусков из-за производственной необходимости. Исключение — случаи, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск.

Категории граждан, которым работодатель должен предоставить:

• ежегодный отпуск по их желанию в удобное для них время, указаны в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках;
• отпуск без сохранения зарплаты по их желанию, указаны в ст. 25 Закона об отпусках.

Так, если работник, подтвердивший соответствующий статус, подаст заявление с просьбой предоставить ежегодный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты, работодатель не вправе ему отказать.

Также щедрые работодатели (кроме бюджетной сферы) могут в своем колдоговоре (если его нет — в Положении об оплате труда или трудовом договоре) предусмотреть другие виды оплачиваемых отпусков (ч. 2 ст. 4 Закона об отпусках). Применительно к нашей ситуации это может быть, например, «оплачиваемый отпуск для решения личных вопросов». При этом порядок, в том числе максимальное количество дней на год (например, «до 2 дней за календарный год»), следует прописать в коллективном договоре (если его нет — в Положении об оплате труда или трудовом договоре работника). Заметьте, что согласно классификации отпусков такой отпуск не является ежегодным,он отнесен к другим видам отпусков (ч. 2 ст. 4 Закона об отпусках).

Если работник отпрашивается на несколько часов

В случае если работник успевает решить личные вопросы за время установленного перерыва, то необходимости сообщать работодателю об отлучке с работы нет. Ведь право на перерыв закреплено на законодательном уровне. Так, согласно ст. 66 КЗоТ работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 часов. Конкретное время должно быть установлено правилами внутреннего трудового распорядка. При этом работники имеют право распоряжаться перерывом по своему усмотрению и отлучаться с места работы.

А как быть, если перерыва не хватает для решения неотложных личных дел? Только отпрашиваться. Однако процедура отпрашивания не регламентирована ни КЗоТ, ни другими нормативно-правовыми актами. Поэтому далее будем исходить из сложившейся практики и здравой логики.

Для осторожных работодателей Работник в рабочее время хочет отлучиться на несколько часов для решения личных вопросов (визит к врачу, в коммунальную службу, забрать ребенка со школы и т. п.). Как бы там ни было, но в это время работник будет отсутствовать на работе.

Осторожный работодатель попросит работника написать соответствующее заявление, и в случае согласия руководитель ставит соответствующую визу, подпись и дату. Для работника согласованное заявление является гарантией того, что его не уволят за прогул, для работодателя — подтверждением того, что работник отсутствовал на рабочем месте (если с работником во время фактического отсутствия на работе произойдет несчастный случай, то заявление будет основанием для признания его не связанным с производством1).

НА ЗАМЕТКУ. Прогулом признается отсутствие работника на работе как в течение всего рабочего дня, так и больше трех часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня без уважительных причин (п. 24 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.1992 г. № 9).

Далее возможны два варианта развития событий.

Вариант 1 (для щедрых работодателей)

Отпускаем работника и при этом оплачиваем все часы работы по графику, а не только фактически отработанные. В таком случае, на наш взгляд, достаточно заявления работника, согласованного с работодателем. Приказ руководителя издавать не нужно. Если работодатель согласен оплатить работнику все часы работы по графику, то в Табеле учета использования рабочего времени отсутствие работника не отразится, соответственно на оплату труда не повлияет.

Вариант 2 (для не очень щедрых работодателей)

Если руководитель согласен отпустить работника, то на основании заявления работника издается приказ руководителя об освобождении работника на несколько часов (с точным указанием периода времени отсутствия на рабочем месте).

Теперь разберемся, как оплатить работнику частично отработанный день. Если работнику установлена:

• почасовая оплата труда, то оплачиваете фактически отработанные часы;
• сдельная оплата труда, то оплачиваете фактически произведенный объем продукции или услуг.

Если же работнику установлена месячная или поденная оплата труда при повременной форме оплаты труда, то задача усложняется. Дело в том, что мы уже не можем заплатить целый оклад за месяц, в котором хотя бы в одном из дней работник отсутствовал несколько часов, и это оформлено документально. Выход следующий:

• за полностью отработанные дни начисляем оклад, рассчитанный пропорционально отработанным дням (если установлена месячная оплата труда), или дневную тарифную ставку за каждый полностью отработанный день;

и

• за не полностью отработанный день начисляем сумму, равную произведению часовой ставки и количества фактически отработанных часов. Часовую ставку рассчитывайте путем деления оклада, установленного в соответствующем месяце, на количество часов согласно графику работы предприятия (индивидуальному графику работы работника).

Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минсоцполитики от 27.12.2017 г. № 2993/0/101-17 («ЗКД», № 7/2018, с. 16), от 15.04.2019 р. № 553/0/206-19 (письмо и комментарий к нему см. в «ЗКД», № 10/2019, с. 10).

Пример (месячная оплата труда; отсутствовал 3 часа). На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными в субботу и воскресенье. Работница отпросилась у руководителя 20.09.2019 г. на 3 часа (оформлен приказ об освобождении от работы; см. рис. 2 на с. 12). Ей установлен оклад в размере 8000,00 грн. Фактически 20.09.2019 г. работница отработала 5 ч. Количество полностью отработанных дней в сентябре — 20. Общее количество рабочих дней в сентябре согласно графику работы предприятия — 21, общее количество рабочих часов — 168.

Определим оплату за полностью отработанные дни сентября: 8000,00 грн : 21 р. дн. × 20 р. дн. = = 7619,05 грн.

Определим размер часовой ставки для оплаты 5 отработанных часов 20 сентября: 8000,00 грн : 168 ч = 47,62 грн/ч.

Определим оплату за 5 отработанных часов 20 сентября: 47,62 грн/ч × 5 ч = 238,10 грн.

Определим размер зарплаты за фактически отработанное время в сентябре: 7619,05 грн + 238,10 грн = 7857,15 грн.

Заметьте, что при выполнении главной минимальной оплатной гарантии (зарплата не меньше МЗП), ориентируемся на установленные форму и виды оплаты труда. Тот факт, что один день работы оплачен исходя из часовой тарифной ставки, в данном случае роли не играет. То есть если установлена:

• месячная, поденная оплата труда, сдельная оплата труда, при которой сдельная расценка рассчитана исходя из дневной тарифной ставки, то зарплату за месяц сравниваем с МЗП в месячном размере (в 2019 году — 4173,00 грн);
• почасовая оплата труда, сдельная оплата труда, при которой сдельная расценка рассчитана исходя из часовой тарифной ставки, и учет рабочего времени ведется в часах, то зарплату за месяц сравниваем с МЗП в почасовом размере (в 2019 году — 25,13 грн), умноженной на фактически отработанные часы.

Подробнее о том, как выполнять требование о зарплате не меньше МЗП, читайте в «ЗКД», № 3/2019 на с. 24.

Для смелых работодателей А таких, надо признать, немало. Если работнику нужно отлучиться с работы на несколько часов, и работодатель понимает, что рабочий процесс от этого не пострадает, то он может никак не оформлять это событие.

Никаких нарушений трудового законодательства в данном случае нет. Однако есть риск (хотя его процент и невелик): как отмечалось выше, если с работником произойдет несчастный случай, то не будет никаких доказательств, подтверждающих, что инцидент произошел не на работе. А это влечет за собой расследование несчастного случая. Или могут возникнуть вопросы к работодателю от правоохранительных органов, если в период отсутствия на работе работник совершит противоправное действие.

Надо отметить, что и работник в этом случае немного рискует. Если работодатель «имеет зуб» на такого работника, отсутствие на работе более 3 часов могут расценить как прогул. При этом устные договоренности не помогут, если уж работодатель решит избавиться от работника таким «недобросовестным» способом. Если дело дойдет до суда, то работнику нечем будет подтвердить согласие руководителя на отсутствие на работе в течение нескольких часов.

Так что наличие согласованного с работодателем заявления работника об освобождении от работы на необходимое количество часов целесообразно для обеих сторон трудового договора. Отметим, что работнику также есть смысл оставить себе копию заявления с разрешительной визой руководителя, чтоб исключить риск «случайной утери».

Укажем, что некоторые работодатели применяют своеобразный способ оформления так называемых «отпрашиваний». Они соглашаются отпускать работников по своим делам даже на несколько часов только в счет ежегодного отпуска. То есть работник пишет заявление с просьбой предоставить ему ежегодный отпуск, работодатель издает соответствующий приказ. После этого при 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными (суббота, воскресенье) работник может разбить 8 часов для решения личных вопросов. Аналогичную схему применяют, дробя отпуск без сохранения зарплаты. Идеальной и законной ее не назовешь (хотя что не запрещено, то разрешено, а прямых запретов в нашем законодательстве нет). И все же некоторые выкручиваются именно так, поскольку возможность предоставления отпуска на несколько часов действующим законодательством не предусмотрена.

Опять-таки остаются риски и у работодателя, и у работника, о которых мы говорили выше. Ведь в таком случае во время фактического отсутствия на работе работнику будут проставлять якобы отработанные часы по графику работы в Табеле учета использования рабочего времени. Единственный плюс для работодателя в том, что он не оплачивает отсутствие на рабочем месте — работник использует свой отпуск.

Если работник отпрашивается перманентно В случае когда у работника возникает необходимость отпрашиваться практически каждый рабочий день (например, нужно забирать ребенка с детского сада или школы, проблемы с транспортом и пр.), то можно выбрать один из подходящих вариантов решения ситуации.

Вариант 1: установить неполный рабочий день. Это можно сделать не только при заключении трудового договора, но и в период его действия на основании ст. 56 КЗоТ.

Оплата труда работнику, который трудится в условиях неполного рабочего времени, производится пропорционально отработанному времени. Для целей выполнения требования о зарплате не меньше МЗП зарплату за месяц сравнивают с МЗП в размере, пропорциональном выполненной норме. Все подробности о неполном рабочем времени вы найдете в «ЗКД», № 6/2019.

Если исчезнет необходимость уходить с работы раньше (приходить позже), то работника можно снова перевести на полный рабочий день. Для этого нужны заявление от работника и соответствующий приказ руководителя.

Вариант 2: установить работнику гибкий график рабочего времени (далее — ГГРВ). Его вводят, если выполнение обязанностей работника не требует его присутствия в часы работы, определенные по предприятию правилами внутреннего трудового распорядка2.

Вариант 3: установить работнику индивидуальный график работы. Работодателю не запрещено установить работнику начало и конец работы, не такие как для большинства работников предприятия (например, рабочий день с 10:00 до 19:00). Главное при этом:

во-первых, придерживаться нормальной продолжительности рабочего времени для работников (не больше 40 часов в неделю);

во-вторых, чтобы такой график работы был приемлем для работодателя, или даже удобен (наверняка есть работы, которые лучше выполнять в одну смену, но с началом работы позже, нежели для большинства работников).

Подробнее об установлении индивидуального графика работы читайте в «ЗКД», № 15/2016, с. 24.

Как видите, можно совмещать работу и решение личных вопросов работников, если подойти к этому с фантазией и знанием норм трудового законодательства!