Версия для печати

Любов Крута, експерт газети «Місцева рада»

Відповідно до п. 4 ч. 14 ст. 17 Закону про держреєстрацію1 у разі припинення будь-якої юридичної особи, зокрема бюджетної установи, в результаті поділу, злиття або приєднання необхідно подати довідку архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню. Коментований лист є роз’ясненням Мін’юсту щодо змісту та правил формування такої довідки.

Зауважимо, що подавати таку довідку необхідно тільки в разі перелічених вище видів реорганізації. В інших випадках припинення юросіб (наприклад, при перетворенні, ліквідації) її подавати не потрібно.

Хто, коли і куди Коли і куди подавати таку довідку більш-менш зрозуміло із п. 4 ч. 14 ст. 17 Закону про держреєстрацію. Так, її подають:

• держреєстратору;
• в момент подання заяви про державну реєстрацію припинення юридичної особи;
• коли всі роботи з реорганізації виконано і можна реєструвати припинення юрособи, але не раніше закінчення строку заявлення вимог кредиторами.

ДО ВІДОМА. Строк заявлення кредиторами своїх вимог до бюджетної установи, що припиняється, визначають суд або орган, що прийняв рішення про припинення юридичної особи. Такий строк не може становити менше двох і більше шести місяців з дня оприлюднення повідомлення про рішення щодо припинення юридичної особи (ч. 3, 5 ст. 105 ЦКУ2).

Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

Із цього випливає, що займатися оформленням такої довідки — справа комісії з реорганізації, адже вона уповноважена на проведення процедури держреєстрації. А от де взяти цю довідку і що саме в ній має бути зазначено? Відповідь на це запитання знаходиться явно не на поверхні. Але з цим допоміг розібратися Мін’юст у коментованому листі.

Хто видає Відповідно до п. 8 гл. 3 розд. ХV Правил № 1000/53 для державної реєстрації припинення юридичної особи довідку про прийняття документів видає архівна установа, яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, документи з кадрових питань (особового складу). При реорганізації установи шляхом злиття, приєднання, поділу всі документи, створені за час її діяльності (а отже, і зазначені вище документи довгострокового зберігання), приймає правонаступник (ч. 4 ст. 31 Закону № 38144, п. 4 гл. 3 розд. ХV Правил № 1000/5).

Згідно зі ст. 1 Закону № 3814 архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ — це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства. Архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна. Тобто архівною є не тільки та установа, яка належить до певної галузі чи структури, має КВЕД, пов’язаний з архівною діяльністю, чи ще що. Архівною може вважатися будь-яка установа, яка виконує функцію з обліку і зберігання документів, що мають значення і потребують подальшого зберігання. І ст. 23 Закону № 3841 також підтверджує, що архівними установами можуть бути звичайні комунальні і державні установи.

Таким чином, оскільки документи установи, що припиняється, бере на зберігання правонаступник, то саме він і повинен формувати довідку. Підставою для формування такої довідки у правонаступника є підписаний обома сторонами акт приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 51 до Правил № 1000/5. Такого висновку доходить і Мін’юст у коментованому листі. Отже, довідку про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню, для проведення державної реєстрації реорганізації установи видає її правонаступник.

Зміст Зі змісту п. 4 ч. 14 ст. 17 Закону про держреєстрацію випливає, що зазначена довідка має підтверджувати факт прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню. Відповідно до п. 8 гл. 3 розд. ХV Правил № 1000/5 в такій довідці слід зазначити:

• найменування установи, що припиняється;
• кількість справ за описом справ постійного зберігання, їх крайні дати;
• кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, їх крайні дати;
• кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), їх крайні дати;
• дата і номер акта приймання-передавання документів.

Мін’юст у коментованому листі наголосив на цьому, зауваживши зокрема, що інша інформація (наприклад, місце зберігання архівних документів) в ній не вимагається.

НАГАДАЄМО. Довідка має бути оформлена відповідно до вимог ДСТУ 4163:20205. Адже довідку можна вважати інформаційно-аналітичним документом, а відповідно до п.п. 1.1 ДСТУ 4163:2020 цей стандарт поширюється на такого роду документи. Порушення вимог стандарту, звісно, не тягнутиме в цьому випадку штрафні санкції, але якщо держреєстратор визнає їх суттєвими, може відмовити у проведенні реєстрації припинення юрособи.

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144.