Скан-копии трудовых книжек в ПФУ: уже пора?

На слуху информация о том, что в ПФУ нужно подавать отсканированные копии трудовых книжек. Кто, когда и в какие сроки обязан это делать?

Версия для печати

23 октября, 2020

Тема: Кадровая документация

Статья взята из газеты "Зарплата и кадровое дело" №17/2020

Валентина Боршовская, заместитель директора Департамента информационно-аналитических систем и электронных реестров Пенсионного фонда Украины

Яна Ярошенко, ведущий эксперт газеты «Зарплата и кадровое дело»

В «ЗКД», № 5/2020, с. 17 мы информировали вас о грядущей замене бумажных трудовых книжек на электронные. Механизм организации учета трудовой деятельности в электронной форме определен Порядком № 10841. Этот Порядок вступил в силу 26.12.2019 г. и формально действует и в настоящее время. Почему формально?

Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 г. № 1084.

Для того, чтобы Порядок № 1084 начал работать «в полную силу», должны быть приняты изменения конкретно в КЗоТ и Закон о ЕСВ. В настоящий момент такие изменения предусмотрены законопроектом № 36232. Так:

Проект Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 10.06.2020 г. № 3623.

в ст. 24 КЗоТ будет предусмотрено, что при трудоустройстве гражданин обязан подать трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (Реестр ЗЛ). Как это будет реализовано на практике, пока неясно;
из ст. 47 КЗоТ планируют убрать упоминание о выдаче надлежащим образом оформленной трудовой книжки в день увольнения;
в ст. 48 КЗоТ будет указано, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в Реестре ЗЛ в порядке, определенном Законом о ЕСВ.

Также немало норм будут обновлены в Законе о ЕСВ. Кроме расширения перечня данных для наполнения персональной электронной учетной карточки (ч. 3 ст. 20 Закона о ЕСВ), планируется, что работник будет сам (подает заявление) определять основное место работы (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ), ведь уже не будет трудовой книжки в качестве характеристики основного месяца работы.

А пока — до введения соответствующих изменений — Порядок № 1084 фактически не работает.

НА ЗАМЕТКУ. Напомним, что изначально «старт» действия Порядка № 1084 «зависел» от законопроекта от 27.12.2019 г. № 2686. Этим документом также предусматривались изменения, в частности, в КЗоТ и Закон о ЕСВ. Однако 04.03.2020 г. законопроект № 2686 был отозван.

Итак, вывод такой: уже сейчас (до внесения соответствующих изменений в КЗоТ и Закон о ЕСВ) работодатели могут подавать специальным образом отсканированные трудовые книжки работников. На портале ПФУ предусмотрен специальный сервис «Відомості про трудову діяльність» (https://portal.pfu.gov.ua), которым может воспользоваться как работодатель, так и сам работник.

Если на момент вступления в силу законодательных изменений работник сменит место работы, то сведения за него подаст уже новый работодатель.

ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Справедливости ради заметим, что в настоящий момент подавать скан-копии трудовых книжек — дело добровольное. Для работодателей по большому счету такой обязанности нет вообще, а физлица могут сами решать, добавлять данные трудовой книжки в Реестр ЗЛ или нет.

Тем не менее пока основным источником данных о стаже работников является информация из Реестра ЗЛ и бумажная трудовая книжка. Кстати, получить такие данные можно с помощью приложения 9 «Індивідуальні відомості про застраховану особу» к Положению, утвержденному постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 г. № 10-1.