Статті

Р

Розрахунок з типом «Довідковий»: коли і як

Причина появи цього нового для нас типу Розрахунку зрозуміла — перехід з з місячного на квартальний період звітності з ЄСВ, що призвело до досить значного відстрочення внесення відомостей щодо застрахованих осіб у систему персоніфікованого обліку.
Щоб не затримувати нарахування пенсій і виплат за соцстрахуванням, передбачено подання такої проміжної звітності.

 

Загальні правила складання і подання

Почнемо з того, що Порядок № 4 містить дуже лаконічні вказівки щодо складання довідкового Розрахунку, тому багато моментів вимагають прояснення з боку офіційних органів. Тішить, що відповіді на деякі запити нашої видавничої групи від Пенсійного фонду та Мінфіну вже отримані. Водночас низка запитань залишається відкритим без відповіді.

Розрахунок з типом «Довідковий» складають, якщо є необхідність подати відомості щодо застрахованих осіб протягом звітного кварталу в таких випадках:

  • для призначення пенсії;
  • для призначення матеріального забезпечення застрахованим особам (зокрема, для виплати лікарняних та допомоги по вагітності та пологах за рахунок коштів ФСС, для нарахування і виплати допомоги по безробіттю, якщо після звільнення працівник встав на облік у центрі зайнятості як безробітний) 1.
Сам по собі факт звільнення працівника не є підставою для подання довідкового Розрахунку. Його подають тільки, якщо надійшла інформація від самого працівника, від центру зайнятості або органу ПФУ про необхідність надання відомостей для призначення застрахованій особі допомоги (пенсії, соцвиплати).

Спочатку давайте визначимо загальні правила, а потім докладніше поговоримо щодо кожного випадку.

1. «Довідковий» розрахунок подають у разі необхідності в зазначених вище випадках. Чітких строків його подання або якоїсь періодичності немає.

Це свідчить про те, що якось покарати страхувальника за несвоєчасне подання цього Розрахунку не зможуть. Інша річ, що затримка подання довідкового Розрахунку призведе до затримки призначення відповідних виплат застрахованим особам.

2. У шапці довідкового Розрахунку , на нашу думку, відмітку слід ставити і в полі «Довідковий» (ряд. 011), і в полі «Звітний» (ряд. 014).

Це випливає з того, що згідно з Порядком № 4 «Довідковий» Розрахунок подають у складі Розрахунку з типом «Звітний». Втім, чекаємо на офіційну позицію. Такі відомості потрапляють у систему виключно як довідкова інформація. Як заповнювати заголовну частину Розрахунку такого типу, Порядок № 4 не уточнює. Вважаємо, що тут потрібно діяти, як і у випадку подання нового звітного та уточнюючого розрахунків: заповнювати тільки ряд. 01–06 заголовної частини.

3. Цей Розрахунок подають протягом звітного кварталу (наприклад, за І квартал 2021 року — не пізніше за 31.03.2021 р.) 2.
Такий висновок можна зробити з листа ПФУ від 22.01.2021 р. № 2800-050102-1/2832 (текст листа наведений у газеті «Зарплата та кадрова справа», № 3/2020, с. 26).

Якщо виникає необхідність подання цієї інформації за місяці звітного кварталу до закінчення кварталу, то тут уже потрібно подавати Розрахунок з типом «Звітний» у загальному порядку. Наприклад, працівник хворів з 10 по 26 березня. Комісія прийняла рішення (підписано протокол) 30 березня. Якщо страхувальник не встигне подати «Довідковий» Розрахунок протягом 30 і 31 березня, то починаючи з 1 квітня він уже не зможе цього зробити. Йому потрібно буде складати загальний Розрахунок з типом «Звітний» за І квартал 2021 року (не «Довідковий»).

4. У такому Розрахунку наводять відомості тільки щодо тих осіб, яким призначається пенсія або матеріальне забезпечення.

При цьому до Розрахунку додають тільки ті додатки з ЄСВ, у яких є необхідність заповнення. Додаток 4ДФ до такого Розрахунку не складають. У додатках ставлять такі відмітки:

  • для призначення пенсії — у ряд. 035 додатка Д1, ряд. 036 додатка Д5, ряд. 034 додатка Д6;
  • для призначення матеріального забезпечення — у ряд. 035 додатка Д1, ряд. 036 додатка Д5.

Якщо виникли підстави щодо подання довідкового Розрахунку і з причини призначення пенсії, і з причини призначення матзабезпечення, слід скласти окремі додатки за кожною з причин до довідкового Розрахунку.

5. Усі відомості, які були відображені протягом кварталу в Розрахунку(ах) з типом «Довідковий», потрібно включити в Розрахунок з типом «Звітний» за звітний квартал.

Довідковий Розрахунок носить виключно інформативний характер, спрямований на надання відповідним органам (ПФУ, ФСС та ін.) дані для розрахунку і контролю за правильністю розрахунку відповідних виплат. За підсумками звітного періоду, щоб такі відомості потрапили до Реєстру застрахованих осіб, їх потрібно продублювати у звітному Розрахунку. Це підтвердив ПФУ в листі від 22.01.2021 р. № 2800-050102-1/2832 і Мінфін у листі від 27.01.2021 р. № 11220-02-62/2362 3.

Текст листа наведений у газеті «Зарплата та кадрова справа», № 3/2020, с. 27.

«Довідковий» Розрахунок для соцвиплат

Частіше за все роботодавець буде стикатися з необхідністю подання цього типу Розрахунку якраз у зв’язку з призначенням його працівникам матеріального забезпечення (лікарняних і декретних) за рахунок коштів ФСС.

У загальному випадку розрахунок таких виплат страхувальник здійснює виходячи із середнього заробітку розрахунку на 1 к. дн. за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку. Відповідно, для таких виплат важлива інформація про суму доходу та суму сплаченого ЄСВ за місяці, що включаються до розрахункового періоду.

Що стосується термінів подання Розрахунку, то доцільно робити це до або одночасно з поданням заяви-розрахунку на виплату допомоги у відділення ФСС. Тут варто нагадати, що заяву-розрахунок потрібно подати протягом 5 р. дн. з дня підписання комісією (уповноваженим) протоколу соцстрахування. У свою чергу, така комісія проводить засідання згідно із затвердженим планом, але не рідше двох разів на місяць. Що стосується уповноваженого, він розглядає питання страхових виплат у міру надходження відповідних документів і приймає рішення після їх оцінки 4. Отже, після того, як буде складено протокол, слід подбати не тільки про подання заяви-розрахунку до ФСС, але й «Довідкового» Розрахунку до органу податкової служби за основним місцем обліку страхувальника.

Кількість застрахованих осіб у такому розрахунку не обмежена.

ДО ВІДОМА. З огляду на те, що в лютому 2021 року ще існують проблеми з налаштуванням програмного забезпечення для прийому Розрахунку в електронному вигляді, страхувальник може подати довідковий Розрахунок на папері. Причому краще за все надіслати його поштою з повідомленням і описом вкладення. При цьому кількість рядків у додатках до такого Розрахунку не повинна перевищувати п’яти.

Приклад 1. Комісія із соцстраху 26.02.2021 р. оформила протокол щодо призначення таких виплат за рахунок ФСС:

  • лікарняних Косенку Віктору Петровичу, який хворів з 29 січня по 19 лютого. Дані цього працівника не наводимо у довідковому Розрахунку, тому що останній місяць РП грудень 2020 року (за цей місяць була подана форма № Д4);
  • лікарняних Лосєвій Інні Григорівні (РНОКПП 2121212121, особа без інвалідності, основне місце роботи), що хворіла з 15 лютого по 24 лютого. За цією працівницею потрібно подати довідковий Розрахунок, у якому будуть відображені відомості за січень 2021 року (сума нарахованої зарплати 6100,00);
  • допомоги по вагітності та пологах Колесовій Аліні Володимирівні (РНОКПП 2222222222, особа без інвалідності, основне місце роботи), яка надала ЛН на 126 к. дн., відкритий з 2 березня 2021 року. За цією працівницею у довідковому Розрахунку наводять відомості за січень (зарплата 8000,00 грн) і лютий (зарплата 8000,00 грн) 2021 року.

Заяву-розрахунок подано до ФСС 3 березня. На наступний день роботодавець подав «Довідковий» Розрахунок.

Підстав для подання додатків Д5 і Д6 на таких робітниць у січні й лютому не було, тому подаємо тільки додатки Д1. Як саме буде заповнена заголовна частина і розд. І Розрахунку, а також додатки Д1 (за січень і лютий), покажемо на рис. 1 і 2.

  Офіційного роз'яснення щодо заповнення цього поля ще немає  	  01 	  ВІДОМОСТІ ПРО НАРАХУВАННЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ (ДОХОДУ, ГРОШОВОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ) ЗАСТРАХОВАНИМ ОСОБАМ* 	  011 	  Звітний1 	  х  012 	  Звітний новий2 	  013 	  Уточнюючий3 	  014 	  Довідковий4 	  х  02 	  Звітний (податковий) період5 	  	  2 	  0 	  2 	  1 	  	  1 	  	  1 	  	  1  	  	  	  (рік) 	  	  (квартал) 	  	  (номер місяця в кварталі) 	  	  (номер додатку в Розрахунку)  03 	  Платник єдиного внеску 	  ТОВ «Турботливий роботодавець»  від  (повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) платника єдиного внеску згідно з реєстраційними документами, дата та номер договору (угоди))  031 	  Податковий номер6 або серія (за наявності) та номер паспорта7 платника єдиного внеску 	  25528970  033 	  Податковий номер ліквідованого платника єдиного внеску (заповнюється у разі подання розрахунку правонаступником при поданні розрахунку з типом «Уточнюючий» 8) 	  034 	  Код філії (заповнюється у разі подання платником єдиного внеску відомостей про філію при поданні розрахунку з типом «Уточнюючий» 9 	  035 	  для призначення пенсії 10 	  для призначення інших соціальних виплат 11 	  х  04. № з/п 	  05. Грома-  дянин України  (1 — так,  0 — ні) 	  06. Жінка — Ж, чоловік — Ч 	  07. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта за формою  БКNNХХХХХХ/ПХХХХХХХХХ*  ЗО12 	  08. Код кате-  горії ЗО13 	  09. Код типу нараху- вань14 	  10. Місяць та рік, за який проведено нарахування15 	  12. Кількість календар-них днів тимчасової непраце-здатності 	  14. Кількість календарних днів перебування у трудових/ цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця 	  16. Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця) 	  18. Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу/грошового забезпечення/) доплата до мінімального страхового внеску або сума мінімальної заробітної плати для категорії застрахованих осіб 72 	  19. Сума утриманого єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати/доходу/грошового забезпечення) 	  21. Ознака наяв-ності трудової книжки (1 - так, 0 - ні) 	  22. Ознака неповного робочого часу (1 - так, 0 - ні) 	  25. Ознака17 (0, 1)  грн 	  коп.  11. Прізвище, ім'я, по батькові ЗО 	  13. Кількість календар-  них днів без збереження заробітної плати16 	  15. Кількість календар-них днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами 	  17. Сума нарахованої заробітної плати / доходу /грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок  20. Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід/грошове забезпечення) 	  23. Ознака наяв-ності спец-стажу (1 - так, 0 - ні) 	  24. Ознака нового робочого місця (1 - так, 0 - ні)  	  	  	  грн 	  коп. 	  грн 	  грн 	  коп. 	  	  	  У додатку Д1 за 1-й місяць кварталу — січень 2021 року  1 	  1 	  Ж 	  2 	  1 	  2 	  1 	  2 	  1 	  2 	  1 	  2 	  1 	  	  1 	  	  	  0 	  1 	  2 	  0 	  2 	  1 	  	  	  	  	  3 	  1 	  	  	  	  	  6 	  1 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  1 	  0 	  Лосєва Інна Григорівна 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  6 	  1 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  1 	  3 	  4 	  2 	  0 	  0 	  0 	  0  2 	  1 	  Ж 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  	  1 	  	  	  0 	  1 	  2 	  0 	  2 	  1 	  	  	  	  	  3 	  1 	  	  	  	  	  8 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  1 	  0 	  Колесова Аліна Володимирівна 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  8 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  1 	  7 	  6 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0  Усього 	  	  	  	  1 	  4 	  1 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  х 	  х 	  х  	  	  	  1 	  4 	  1 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  3 	  1 	  0 	  2 	  0 	  0 	  х 	  х 	  х  У додатку Д1 за 2-й місяць кварталу — лютий 2021 року  1 	  1 	  Ж 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  2 	  	  1 	  	  	  0 	  2 	  2 	  0 	  2 	  1 	  	  	  	  	  2 	  8 	  	  	  	  	  8 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  1 	  0 	  Колесова Аліна Володимирівна 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  8 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  1 	  7 	  6 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0  Усього 	  	  	  	  	  8 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  	  х 	  х 	  х  	  	  	  	  8 	  0 	  0 	  0 	  0 	  0 	  	  	  	  	  	  	  	  	  1 	  7 	  6 	  0 	  0 	  0 	  х 	  х 	  х  У додатку Д1 за лютий ставимо цифру «2»  Ставимо позначку щодо причин подання довідкового Розрахунку  Рис. 1. 	  Заповнення додатків Д1 до «Довідкового» Розрахунку (до прикладу 1)  01 	  ПОДАТКОВИЙ РОЗРАХУНОК СУМ ДОХОДУ, НАРАХОВАНОГО (СПЛАЧЕНОГО) НА КОРИСТЬ ПЛАТНИКІВ ПОДАТКІВ — ФІЗИЧНИХ ОСІБ, І СУМ УТРИМАНОГО З НИХ ПОДАТКУ, А ТАКОЖ СУМ НАРАХОВАНОГО ЄДИНОГО ВНЕСКУ 	  011 	  Звітний1 	  х  012 	  Звітний новий2 	  013 	  Уточнюючий3 	  014 	  Довідковий4 	  х  02 	  Звітний (податковий) період5 	  	  2021 	  	  1 	  	  1  	  	  	  (рік) 	  	  (квартал) 	  	  (номер Розрахунку)  03 	  Платник6 	  ТОВ «Турботливий роботодавець»  від №  <…>  	  (найменування контролюючого органу, до якого подається Розрахунок)  06 	  Інформація про додатки, що додаються до Розрахунку та є його невід’ємною частиною 	  кількість додатків 	  кількість аркушів  061 	  Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам 	  2 	  2  062 	  Відомості про осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відповідно до закону отримують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та/або при народженні дитини, при усиновленні дитини, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною з інвалідністю, дитиною, хворою на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, за дитиною, яка отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги, якій не встановлено інвалідність, а також непрацюючих працездатних осіб, які здійснюють догляд за особою з інвалідністю I групи або за особою похилого віку, яка за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду або досягла 80-річного віку, якщо такі непрацюючі працездатні особи отримують допомогу, надбавку або компенсацію відповідно до законодавства, та нарахування сум єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків — вихователів дитячих будинків сімейного типу, прийомних батьків, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до законодавства 	  	  063 	  Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу 	  	  064 	  Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору 	  	  065 	  Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби 	  	  066 	  Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства. 	  	  <…>  (грн коп.)  Код рядка 	  І. Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу 	  1 	  2 	  3  1 	  Загальна сума нарахованого доходу, усього (р. 1.1 + р. 1.2 + р. 1.3 + р. 1.4 + р. 1.5) 	  14100,00 	  8000,00 	  у т. ч.  1.1 	  сума нарахованої заробітної плати 	  14100,00 	  8000,00 	  1.2 	  сума винагороди за договорами цивільно-правового характеру 	  	  	  1.3 	  сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків 	  	  	  1.4 	  сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фонду соціального страхування 	  	  	  1.5 	  сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами 	  	  	  2 	  Сума нарахованого доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок, усього (р. 2.1 + р. 2.2 + р. 2.3 + р. 2.4 + р. 2.5) 	  14100,00 	  8000,00 	  2.1 	  Роботодавцями (22 %) 	  14100,00 	  8000,00 	  2.2 	  Підприємствами, установами і організаціями, фізичними особами — підприємцями, у тому числі тими, які обрали спрощену систему оподаткування, працюючим особам з інвалідністю (8,41 %) 	  	  	  2.3 	  Підприємствами та організаціями всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю, зокрема товариств УТОГ, УТОС (5,3 %) 	  	  	  2.4 	  Підприємствами та організаціями громадських організацій осіб з інвалідністю, працюючим особам з інвалідністю (5,5 %) 	  	  	  2.5 	  додаткова база нарахування єдиного внеску (22 %) 	  	  	  3 	  Нараховано єдиного внеску, усього (р. 3.1 + р. 3.2 + р. 3.3 + р. 3.4 + р. 3.5 + р. 3.6) 	  3102,00 	  1760,00 	  у т. ч.  3.1 	  на суми нарахованої роботодавцями заробітної плати, винагороди за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (22,0 %) 	  3102,00 	  1760,00 	  	  <…> 	  	  	  7 	  Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті, усього (р. 3 + р. 4 – р. 6) 	  3102,00 	  1760,00 	  8 	  Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті за звітний квартал, усього (гр. 1 + гр. 2 + гр. 3 рядка 7) 	  4862,00  Рис. 2. 	  Заповнення заголовної частини й розд. І «Довідкового» Розрахунку (до прикладу 1)  Рядки 03–05 заповнюють у загальному порядку  Рядки 07–10 не заповнюють  Офіційного роз'яснення щодо заповнення цього поля ще немає  Дані цього Розрахунку мають довідковий характер, тому не збільшують зобов’язання з ЄСВ.  За умови, що довідковий Розрахунок треба враховувати у загальній нумерації. Чекаємо на роз'яснення

Важливо: відомості за такими застрахованим особам у повному обсязі, у тому числі й наведені в довідковому Розрахунку, відображають у звітному Розрахунку за І квартал 2021 року.

«Довідковий» розрахунок для призначення пенсії

У поясненні до додатка Д1 сказано, що цей додаток має містити відомості про застраховану особу, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії.

Повторимо, що будь-якого граничного терміну подання такого Розрахунку немає. У загальному випадку роботодавець повинен подати цей Розрахунок, коли йому стане відома дата подання працівником заяви на призначення пенсії. Дізнатися це він може або від самого працівника, або отримавши запит від органу Пенсійного фонду.

Якщо працівник звільняється у зв’язку з виходом на пенсію, після чого подає заяву в органи ПФУ, то, відповідно, роботодавець у довідковому Розрахунку покаже всі нараховані доходи такого працівника, включаючи виплати при проведенні остаточного розрахунку під час звільнення.

Якщо працівник у середині місяця подав заяву на призначення пенсії, але при цьому продовжує працювати у цього роботодавця, то вважаємо, що в довідковому Розрахунку потрібно відобразити відомості, які пройшли вже щодо нарахування в роботодавця до дати подання заяви, тобто сюди потраплять дані за попередній місяць. Що стосується доходів за поточний місяць, у якому подано заяву, то їх зазначати не потрібно.

Приклад 2. Працівник 10.03.2021 р. звільнився з роботи, а 15.03.2021 р. подав заяву на призначення пенсії, про що повідомив роботодавця. Права на спецстаж у нього не було.

Роботодавець складає довідковий Розрахунок за І квартал 2021 року, до якого додає (у Розрахунку та додатках скрізь відмітка в полі «Звітний» і «Довідковий», а в додатках — ще й у полі «для призначення пенсії»):

  • три додатка Д1 (за січень, лютий і березень), де заповнені рядки з відомостями по такому працівнику;
  • один додаток Д5 (тут будуть заповнені дані по цьому працівнику за звітний квартал, зокрема, про його звільнення).

Додаток Д6 через відсутність спецстажу не заповнюють.

Важливо: дані щодо такого працівника потрібно продублювати у додатках Д1 і Д5 до Розрахунку за І квартал 2021 року з типом «Звітний».

Календар бухгал­тера
Завтра

Звіт про використання КОРО та РК (форма № ЗВР-1) за березень 2021 року

Довідка про використані РК за березень 2021 року

Фінансова та бюджетна звітність розпорядників та одержувачів коштів державного і місцевого бюджету

19.04.21

ЄСВ «за себе» за І квартал 2021 року (ФОП)

20.04.21

Авансовий внесок з ЄП за квітень 2021 року (єдинники групи 2)

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку