Статті

З

Зміна головного бухгалтера: кого і коли слід повідомити?

На нашому підприємстві змінюється головний бухгалтер.
Кого та в які строки ми маємо про це повідомити і які документи подати?

Зміна головбуха (а це, як правило, друга особа на підприємстві) — справа важлива та відповідальна, тож читач поставив правильне запитання, адже кожен суб’єкт господарювання хоч раз у житті зіткнеться із такою ситуацією. Тож пропонуємо стислий путівник по зміні головбуха.

Податковий орган До цієї інстанції доведеться звернутися двічі .

По-перше, слід подати Повідомлення про прийняття на роботу нового головного бухгалтера, як, власне, і будь-якого нового співробітника (окрім директора), до початку його роботи відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП у порядку та по формі, встановленим постановою № 413 1.

Порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу, затверджений постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.

По-друге, відповідно до п. 66.4 ПКУ у 10-денний строк із дня призначення нового головбуха слід подати заяву (для юридичних осіб та відокремлених підрозділів) за формою № 1-ОПП (додаток № 5 до Порядку № 1588 2).

Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом МФУ від 09.12.2011 р. № 1588.

Форма № 1-ОПП подається із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (абз. 1 п. 9.3 розд. IX Порядку № 1588). При цьому заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за формою № 1-ОПП, інформація про засновників не подається. Зверніть увагу: в разі якщо місце головбуха якийсь час пустуватиме, у розділі 10 «ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків): прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» слід зазначити відомості про керівника, тобто продублювати дані із розділу 9. Адже в такому випадку ведення бухобліку та складання звітності здійснюються безпосередньо керівником підприємства відповідно до абз. 5 ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік. Відповідні роз’яснення податківці надавали в категорії 116.01 ЗІР.

Також слід врахувати один нюанс. Юрособи, що подали до податкового органу реєстраційну заяву платника ПДВ 3(про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін) і в цій заяві заповнили дані щодо нового головбуха, за умови, що цю заяву задоволено податковою, можуть не подавати форму № 1-ОПП (абз. 2 п. 9.3 розд. IX Порядку № 1588). Така ситуація може трапитися, наприклад, коли зміна головбуха збігатиметься із реєстрацією юрособи-загальносистемника платником ПДВ, під час зміни місцезнаходження платника ПДВ (перереєстрація). У такому разі юрособа, подаючи форму № 1-ПДВ, одночасно вбиває двох зайців. Хоча, звісно, можна перестрахуватися і подати обидві форми.

Реєстраційна заява платника податку на додану вартість (форма 1-ПДВ).

ВАЖЛИВО! За неподання відомостей щодо осіб, відповідальних за ведення бухобліку та/або складення податкової звітності, самозайнятим особам загрожує штраф у розмірі 340 грн, юрособам — у розмірі 1020 грн (абз. 2 п. 117.1 ПКУ). У разі неусунення порушення або за ті самі дії, вчинені протягом року повторно, штраф для самозайнятих осіб становить вже 680 грн, для юросіб — 2040 грн.

Банк Відповідно до п. 9 розд. I Інструкції № 492 4під час відкриття поточного рахунку до обслуговуючого банку подається Перелік розпорядників рахунку (ті, хто відкривав рахунки до 04.04.2019 р., подавали нотаріально засвідчену картку зі зразками підписів). У разі зміни осіб, що мають право розпоряджатися рахунком та підписувати розрахункові документи (такою особою є головбух), слід подати/надіслати до банку оновлений Перелік розпорядників та документи, що підтверджують їхні повноваження.

Інструкція про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків — резидентів і нерезидентів, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (у редакції постанови Правління від 01.04.2019 р. № 56).

Щодо форми та реквізитів цього Переліку Нацбанк листами від 06.05.2019 р. № 57-0007/24014 та від 07.02.2019 р. № 57-0007/7109 роз’яснив таке:

  • Перелік може надаватися клієнтом у довільній формі, якщо банк не передбачив інше своїми внутрішніми документами;
  • Перелік подається/надсилається до банку в паперовій/електронній формі (засобами інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем) у порядку, визначеному внутрішніми документами банку (прийняття Переліку, надісланого в електронній формі, підтверджується електронним підписом уповноваженого працівника банку);
  • Перелік має містити обов’язкові для заповнення реквізити, зокрема прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) розпорядника (ів) рахунку, а також його (їхні) власноручний (і) підпис (и). Якщо Перелік подається в паперовій формі, він засвідчується підписом керівника (уповноваженої особи);
  • внутрішніми документами банку може бути передбачено засвідчення підпису розпорядників рахунку в Переліку уповноваженим працівником банку.

Отже, після зміни головбуха не забудьте завітати до свого банку та оновити перелік розпорядників рахунку. Враховуйте, що банки можуть вимагати особистої присутності нового головбуха для засвідчення його підпису банківським працівником.

КЕП (АЦСК) В разі звільнення головбуха слід обов’язково скасувати кваліфікований сертифікат відкритого ключа, тобто електронний підпис (КЕП 5). Для цього слід звернутися до акредитованих центрів сертифікації ключів, наприклад до АЦСК ДПС України, органів юстиції тощо. Для скасування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа слід подати відповідну заяву, і КЕП має бути скасований не пізніше ніж протягом двох годин (ч. 1 ст. 25 Закону про довірчі послуги 6).

Кваліфікований електронний підпис.
Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Так, наприклад, згідно з інформацією на сайті ЦСК Україна скасування здійснюється на підставі заяви, яку подано в письмовій формі або у формі електронного документа. Заяву може подати як керівник юрособи (або уповноважена ним особа з документом, що посвідчує особу, та нотаріальною довіреністю), так і співробітник юрособи з документом, що посвідчує особу (тільки для скасування власного КЕП). Тобто колишній головбух може самостійно скасувати свій підпис перед звільненням.

Головне — після скасування КЕП не згаяти час та отримати КЕП для нового головбуха, щоб не виникло труднощів під час подання чергової податкової звітності.

ЄДР За загальним правилом головбух, на відміну від керівника, не належить до осіб, дані про яких мають міститися в ЄДР. Але водночас головний бухгалтер може бути наділений правом підпису і вчиняти дії від імені юрособи, у т. ч. підписувати договори, подавати документи для держреєстрації тощо (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону про держреєстрацію 7). У разі коли головбух внесений до ЄДР як підписант (не як головбух), під час звільнення його слід виключити із ЄДР, зареєструвавши відповідні зміни.

Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Для цього слід нотаріально засвідчити підписи на протоколі (рішенні) уповноваженого органу (у ТОВ/ТДВ 8це — загальні збори учасників), заповнити заяву про державну реєстрацію (наразі — форма № 2). У формі № 2 на першій сторінці слід поставити відмітку напроти рядка «Зміна особи, яка може вчиняти дії від імені юридичної особи, або відомостей про таку особу», а дані слід заповнити на сторінці 7 і поставити позначку «виключення», що означатиме виключення підписанта із ЄДР. Ну і, звісно, без адмінзбору не обійтися.

Товариство з обмеженою відповідальністю/товариство з додатковою відповідальністю.

Скасування довіреностей Цей пункт чимось схожий на попередній і трапляється доволі часто у суб’єктів господарювання із великим договорообігом. Якщо на головбуха за часів його роботи були видані довіреності, зокрема на укладення договорів, радимо їх скасувати. Хоча напряму такого обов’язку законодавство не містить, це є правом довірителя, але наполегливо рекомендуємо цим правом скористатися.

Відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 248 ЦКУ представництво за довіреністю припиняється в разі скасування довіреності особою, яка її видала. Водночас довіритель повинен негайно повідомити про скасування довіреності представника, а також відомих йому третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність (ч. 2 ст. 249 ЦКУ).

Ну а якщо довіреність була посвідчена нотаріально, то для її скасування доведеться звернутися до нотаріуса. За таких обставин припинення дії нотаріально посвідченої довіреності підлягає обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей (гл. 4 розд. II Порядку № 296 9). Отже, скористатися скасованою довіреністю під час укладення нотаріального правочину колишньому головбуху не вдасться, адже, посвідчуючи договір, нотаріус перевіряє в тому числі чинність довіреності, на підставі якої діє представник.

Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5.

ДО ВІДОМА. Законодавство не зобов’язує повідомляти про зміну головбуха ПФУ, ФССУ10, інші фонди соцстрахування, органи статистики тощо.

Фонд соціального страхування України.

Катерина Литвиненко, юрист

Календар бухгал­тера
Завтра

Податкова декларація з ПДВ за серпень 2020 року

Декларація з акцизного податку за серпень 2020 року

Звіт з ЄСВ за формою № Д4 за серпень 2020 року

Податкова декларація з плати за землю

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку