Форма № Д4 за часів «корони»

«Порожня» форма № Д4 за квітень: чи подавати?

ФОП, що продає меблі, змушений був повністю призупинити діяльність на період карантину. Усі працівники за погодженням з підприємцем із 17 березня пішли в «карантинну» відпустку за свій рахунок. Чи потрібно подавати форму № Д4 за квітень, якщо в цьому місяці зарплату працівникам не нараховували?

Так, роботодавець зобов’язаний подати форму № Д4 за квітень, навіть якщо в цьому місяці він не нараховував зарплату працівникам.

Згідно з п. 11 розд. ІІ Порядку № 4351звіт за формою № Д4 юридичними особами або ФОП не подається, якщо вони не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством. Інших послаблень (як, наприклад, в разі якщо страхувальник у звітному місяці не нараховував доходів фізичним особам) у Порядку № 435 немає.

ДО ВІДОМА. Що стосується форми № 1ДФ, то, аналізуючи п.п. «б» п.п. 176.2 ПКУ та п. 2.2 Порядку № 42, доходимо висновку, що пусту форму № 1ДФ (тобто коли не було ані нарахування, ані виплати доходів) подавати не потрібно3.

Отже, якщо в роботодавця є наймані працівники або особи, з якими укладено договори ЦПХ на виконання робіт (надання послуг), форму № Д4 потрібно подавати незалежно від того, нараховував він їм доходи у звітному періоді чи ні, що підтверджують і податківці (категорія 210.06.01 ЗІР).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Навіть якщо у роботодавця є тільки один найманий працівник, який цілий місяць перебував у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, форму № Д4 потрібно подавати й у цьому випадку із заповненою з прочерками таблицею 1. Водночас таблиці 5 і 6 заповнювати не потрібно.

До речі, той факт, що працівники ФОП цілий місяць були в «карантинній» відпустці за свій рахунок (підстава — ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки), не свідчить про те, що форма № Д4 буде абсолютно пустою. Так, на кожного працівника в таблиці 6 буде заповнений рядок, де потрібно показати інформацію про те, що працівник увесь місяць перебував у трудових відносинах з цим роботодавцем і при цьому весь місяць був у неоплачуваній відпустці. У таблиці 5 початок і закінчення відпустки за свій рахунок не відображають, тому цю таблицю не складаємо (якщо, звісно, немає інших підстав для її складання).

Приклад 1. У квітні 2020 року всі працівники підприємства перебували у відпустці за свій рахунок, доходи працівникам не нараховувалися.

За квітень потрібно подати форму № Д4, у таблиці 1 якої стоятимуть прочерки. У шапці звітності в полі «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати (за наявності)» проставляєте «0». У таблиці 6 сумових показників не буде, тут заповнюєте тільки реквізити 15 і 14 (див. рис. 1). Таблицю 5 не заповнюєте.

Зарплати немає, а матдопомога є — нараховуємо ЄСВ

Увесь квітень підприємство не вело діяльності через заборону, запроваджену заходами щодо боротьби з COVID-19. Працівники весь місяць були у відпустці за свій рахунок. Через відсутність зарплати роботодавець ухвалив рішення про виплату всім працівникам матеріальної допомоги в розмірі 2000,00 грн. Чи потрібно оподатковувати цю суму ПДФО, ВЗ і ЄСВ? Чи потрібно донараховувати ЄСВ з огляду на мінбазу?

У цьому випадку матеріальна допомога виплачується за ініціативою роботодавця всім працівникам, тому такі суми входять до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 54. З позиції обліку та оподаткування така виплата визнається заробітною платою з відповідним оподаткуванням ПДФО, ВЗ і ЄСВ5.

Оскільки сума нарахованої матдопомоги входить до бази нарахування ЄСВ, розмір цього внеску за місяць не може бути меншим від мінімального на підставі ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ. Те, що у звітному місяці працівник не відпрацював жодного робочого дня, значення не має: ЄСВ потрібно нарахувати в розмірі, не нижчому за 1039,06 грн.

Виняток (дотягування до мінімальної бази ЄСВ здійснювати не потрібно) становлять випадки, коли:

• це місце роботи не є для фізичної особи основним;
• ЄСВ нараховують за іншою ставкою, ніж 22 % (тобто якщо застосовують ставки 8,41 %, 5,3 %, 5,5 %).

Приклад 2. Роботодавець ухвалює рішення про виплату всім працівникам матеріальної допомоги в розмірі 2000,00 грн. Водночас працівники весь місяць перебувають у відпустці за свій рахунок.

Заповнення форми № Д4 показано на рис. 2 вище  на прикладі двох працівників (Іванов С.В. — основний працівник, особа без інвалідності; Бурова І.А. — основний працівник, особа з інвалідністю).

Знизити податковий тягар можна шляхом оформлення виплати працівникам нецільової благодійної допомоги (далі — НБД).

У такому разі в документальному плані потрібно отримати від працівника заяву з проханням надати благодійну допомогу «у зв’язку зі складним фінансовим становищем» або «за сімейними обставинами». На її підставі роботодавець ухвалює рішення про виплату/відмову у виплаті такої допомоги. До бази нарахування ЄСВ така допомога не потрапляє6, у формі № Д4 не відображається. Отже, якщо у квітні працівник увесь місяць був у відпустці за свій рахунок і в цьому місяці йому виплачена НБД, то нараховувати ЄСВ не потрібно. У таблиці 6 на цього працівника сумових показників не буде (див. рис. 1 вище).

У квітні працівників перевели на неповний робочий час

Що потрібно врахувати у звітності з ЄСВ у разі переведення працівників у режим неповного робочого часу? Що з мінімальною базою нарахування ЄСВ у такому разі?

Про те, що працівник працює в режимі неповного робочого часу, роботодавець ставить відмітку «1» у реквізиті 24 таблиці 6 форми № Д4.

Таблицю 5 у такому разі на працівника заповнювати не потрібно.

Що стосується суми, то і в цьому випадку ЄСВ слід нараховувати в розмірі, не нижчому від мінімального. Установлення режиму неповного робочого часу не рятує від цієї вимоги.

Приклад 3. Через переведення основного працівника (не інваліда) на неповний робочий час йому за квітень нараховано зарплату в розмірі 3000,00 грн.

Додаткова база з ЄСВ: 4723,00 – 3000,00 = 1723,00 грн.

Сума ЄСВ: 3000,00 × 22 % + 1723,00 × 22 % = 1039,06 грн.

Приклад заповнення таблиці 6 наведено вище на рис. 3.

У звіті за березень не показали звільнення працівника — виправляймося

Наприкінці березня (31 числа) працівник був звільнений за угодою сторін (на підставі п. 1 ст. 36 КЗпП), проте в таблиці 5 звільнення помилково не показали. Як виправити цю помилку? Чи не буде в нас проблем за звільнення працівника під час карантину?

Розпочнемо з відповіді на друге запитання. Зараз доволі поширеною є думка про законодавчо встановлену заборону звільняти працівників у період дії карантину. Проте це не так. У цього твердження ноги ростуть із постанови № 2567, де в п.п. 2.2 рекомендовано не звільняти працівників, які виконують визначену трудовим договором роботу вдома, і працівників, які перебувають у відпустці без збереження зарплати, на підставах, установлених пп. 3, 4 і 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Як бачимо, тут ідеться виключно про рекомендацію, та й те лише на підставах КЗпП, за якими передбачено звільнення за невиходи на роботу, недотримання трудового розпорядку тощо. Інакше кажучи, розглядати це як заборону на звільнення працівників у період дії карантину не можна.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! На сьогодні діють загальні правила розірвання трудового договору, передбачені КЗпП. Якщо сторони (і працівник, і роботодавець) дійшли згоди про припинення трудових відносин, то вони мають право це зробити. Жодної заборони тут немає.

Що стосується виправлення допущеної помилки в таблиці 5 форми № Д4 за березень, то докладно про це ми писали в статті «Несумові помилки у звітності з ЄСВ» // «ПБ», № 30/2019, с. 15. Так, несумові помилки (зокрема й допущена в описаному випадку) виправляють шляхом складання окремого (коригувального) звіту за березень, а не через поточну форму звітності за квітень.

У випадку, що розглядається, потрібно тільки додати відомості, не вказані раніше у звіті з ЄСВ, тому складають (звітний місяць — березень 2020 року):

• Перелік таблиць типу «додаткова» (напроти таблиці 5 ставимо цифру «1», оскільки буде заповнена тільки одна таблиця 5);
• таблицю 5 типу «додаткова» (тут вносимо рядок про звільнення працівника).

Допомога по частковому безробіттю: чи відображати у формі № Д4?

Плануємо звернутися до центру зайнятості з метою отримати допомогу по частковому безробіттю. У разі її отримання чи потрібно відображати цю суму в формі № Д4?

Ні, не потрібно. Для визначення бази нарахування ЄСВ дивимося, чи входить виплата до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5, як це передбачено п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 4498.

Своєю чергою, допомога по частковому безробіттю не входить до фонду оплати праці згідно з п. 3.2 Інструкції № 5. Отже, нараховувати ЄСВ на суму допомоги, отриманої від центру зайнятості для виплати працівникам, не потрібно. Не відображаємо таку виплату й у формі № Д4.

Жанна Семенченко, заступник головного редактора