Наказ про припинення трудового договору. Чи обов’язково складати за типовою формою № П-4?

Версія для друку

06 січня, 2020

Тема: Звільнення

Статтю взято з газети "Зарплата та кадрова справа" № 17/2019

Олена Коновалова, заступник директора департаменту — начальник відділу з питань трудових відносин Державної служби України з питань праці

Діана Свиридова, юрист газети «Зарплата та кадрова справа»

Одразу заспокоїмо — штрафу не буде. Законодавство не вимагає від роботодавця чітко дотримуватись типової форми № П-4 для складання наказу про припинення трудового договору.

Типова чи довільна форма? Типова форма № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Цей наказ не зареєстрований у Мін’юсті, а тому є лише орієнтиром для складання цього документа роботодавцями.

У роботодавців є три варіанти оформлення наказу про звільнення з роботи:

варіант 1 — якщо вас цілком задовольняє наказ за типовою формою № П-4, використовуйте її без змін;

варіант 2 — взявши за основу типову форму наказу № П-4, розробіть власну форму;

варіант 3 — складайте наказ у довільній формі, керуючись нормами ДСТУ 4163-20031 та Правил № 1000/52.

Довільна форма наказу або модернізована вами типова форма повинна містити обов’язкові реквізити, визначені п. 4.4 ДСТУ 4163-2003:

обов’язкові реквізити:

• найменування роботодавця;
• назва виду документа — «НАКАЗ»;
• дата складання;
• реєстраційний індекс документа — відповідно до п. 5.12 ДСТУ 4163-2003 його складають з порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням роботодавця індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Тобто це номер наказу;
• заголовок до тексту документа — згідно з п. 5.19 ДСТУ 4163-2003 заголовок до тексту документа має бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на запитання: «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління (у прикладі на рис. 1 «Про звільнення Мороза М. М. за власним бажанням»);
• текст документа — відповідно до п. 5.21 ДСТУ 4163-2003 текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Він повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Також враховуйте норму п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5: у розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові.
• підпис;

додаткові реквізити (за потреби):

• назва організації вищого рівня;
• місце складення або видання документа;
• відмітка про наявність додатків (наприклад, заяви працівника на звільнення);
• візи документа.

Зразок наказу довільної форми наведено на рис. 1.

Відповідальність Але правильно складений наказ — це тільки перший крок процедури звільнення. При розірванні трудового договору в день звільнення роботодавець зобов’язаний:

1) видати працівнику трудову книжку, оформлену належним чином — реквізити наказу про звільнення вказують у графі 4 (ч. 1 ст. 47 КЗпП);

2) у разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця (підстави, передбачені ст. 40 та 41 КЗпП) видати копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника (ч. 2 ст. 47 КЗпП);

3) виплатити працівнику всі належні йому суми (ст. 47, 116 КЗпП).

Якщо вказані зобов’язання не будуть виконані, то тоді роботодавець буде нести відповідальність:

По-перше, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. 5 ст. 235 КЗпП). При цьому днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки (п. 4.1 Інструкції № 583). Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки, а раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 Інструкції № 58.

По-друге, якщо в день звільнення належні працівнику суми не були виплачені з вини роботодавця, він повинен виплатити працівнику середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП). Також порушення у проведенні розрахунку при звільненні можуть привести до такої відповідальності (див. таблицю):

Відповідальність за порушення у проведенні розрахунку при звільненні

У переліку питань, що вивчаються під час інспекційного відвідування/невиїзного інспектування, акта, затвердженого наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338, норма ч. 2 ст. 47 КЗпП не передбачена, але в разі звернення працівника щодо невидачі йому копії наказу про звільнення це питання може бути перевірено. Що стосується відповідальності — то це порушення належить до категорії інших порушень (штраф — 1 МЗП та адмінштраф).

ВИСНОВОК. Відповідальність у вигляді штрафу може бути застосована до роботодавця та його посадових осіб не за довільну форму наказу про звільнення з роботи, а за неналежне виконання норм трудового законодавства при звільненні.