Облік канцтоварів

Навряд чи знайдеться бюджетна організація, яка не використовує у своїй діяльності канцелярські товари, адже це предмети, без яких просто неможливо обійтися, вони допомагають працівникам організовано, зручно та успішно виконувати свої трудові обов’язки.

Почнемо з того, що канцелярські товари належать до запасів, облік яких на сьогоднішній день регламентує Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена наказом ДКУ від 08.12.2000 р. № 125 (далі — Інструкція № 125).

Видатки на придбання канцелярського, письмового приладдя відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом МФУ України від 12.03.2012 р. № 333 (далі — Інструкція № 333),здійснюються за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Нагадаємо, що оплата постачальнику за канцелярські товари може бути здійснена розпорядником бюджетних коштів тільки після їх отримання (п. 1 ст. 49 Бюджетного кодексу України).

Канцелярські товари оприбутковуються на підставі належним чином оформлених первинних документів постачальника (товарно-транспортні накладі, товарні накладні тощо).

Канцелярське приладдя обліковується за місцем його відповідального зберігання (надходження) та в бухгалтерії.

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. При отриманні запасів, у тому числі канцелярського приладдя, матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

Облік запасів установи за місцем відповідального зберігання (знаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів, форма та порядок ведення якої затверджені наказом ДКУ від 18.12.2000 р. № 130 за найменуваннями, сортами, кількістю.

До обов’язків матеріально відповідальної особи відноситься систематичне ведення оперативного обліку запасів, у тому числі канцелярських товарів, надання до бухгалтерії установи реєстрів документів, які заповнюються на підставі даних прибуткових та видаткових документів.

У бухгалтерії облік канцелярського приладдя ведеться в кількісному та сумарному виразі за найменуваннями та матеріально відповідальними особами.

Бухгалтерська служба перевіряє одержані первинні документи за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обо-в’язкових реквізитів, відповідність господарської операції чинному законодавству, логі на ув’язка окремих показників та правильність арифметичних підрахунків.

Працівниками бухгалтерії періодично здійснюється перевірка наявності запасів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку.

Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (знаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальними особами кожного місяця надаються в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а інший залишається в бухгалтерії.

Для аналітичного обліку матеріальних цінностей (канцелярських товарів) бухгалтерією застосовуються: Книги кількісно-сумового обліку (форма № 3–6а), Картки кількісно-сумового обліку (форма № 3–7), оборотні відомості (форма № 3–11).

Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описі карток з обліку запасів (форма № 3–14).

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку книги кількісно-сумового обліку або картки можуть не застосовуватися.

Книги або картки кількісно-сумового обліку ведуться за видами, кількістю та вартістю запасів.

Відповідно до п. 67Інструкції № 125 аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Видача канцелярських товарів з місць відповідального зберігання (знаходження) проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи. Для бюджетних установ, поряд з формами, встановленими наказом Мінстату«Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193», застосовуються такі форми:

1) Накладна (вимога), що призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках.

2) Забірна картка призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця.

При цьому забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, інший — в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску — строком на місяць.

Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського облікубюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом МФУ від 26.06.2013 № 611, канцелярське приладдя, що використовується для поточних потреб установи, обліковується на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя».

Облік операцій про витрачання матеріалів, у тому числі і канцелярських товарів, відображається у накопичувальній відомості витрачання матеріалів — меморіальний ордер № 13, форма та порядок ведення якого затверджена наказом ДКУ від 27.07.2000 р. № 68.

Підсумки за субрахунками за результатами місяця з меморіальних ордерів записуються до книги «Журнал-головна» (ф. 308 — бюджет).

Також звертаємо увагу на те, що відповідно до п. 27 Інструкції № 125 та Порядку застосування Плану рахунків у невеликих установах канцелярське приладдя (папір, олівці тощо), придбані і одночасно видані на поточні потреби, можуть зразу списуватися на фактичні видатки з відображенням їх загальної вартості за дебетом і кредитом субрахунку 234.

При цьому на документах, що підтверджують придбання і одержання цих цінностей, обов’язково повинен бути підпис особи, яка одержала ці матеріали.

Списання використаних матеріалів (канцелярських товарів) на підставі підтверджуючих документів відображається за дебетом субрахунку 801–802, 811–813 та кредитом субрахунку 234.

У бюджетній звітності наведена операція відображається залежно від того, за рахунок яких коштів придбані матеріали (канцтовари). Якщо канцтовари були придбані за рахунок коштів загального фонду бюджету, то у формі № 2 «Звіт про надходження та використання коштів загального фонду», якщо за рахунок коштів спеціального фонду бюджету — у відповідній формі № 4.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відповідно до п. 50 Інс-трукції № 125суми ПДВ, які сплачуються при отриманні (купівлі) запасів, не зараховуються до вартості запасів і відносяться на фактичні видатки установи за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих матеріальних цінностей, або належать до податкового кредиту.

Пунктом 1.3 Інструкції № 333 визначено, що сплата ПДВ, який включений до ціни товарів, робіт і послуг, здійснюється за тим КЕКВ, за яким відбувається основний платіж, або за КЕКВ 2800 «Інші поточні видатки», якщо сума ПДВ включається до податкового кредиту.

Приклад. Бюджетна установа придбалаканцтовари на загальну суму 4800 грн., у тому числі ПДВ 800 грн.